Usługi hotelarskie w pigułce, czyli jak założyć hotel lub pensjonat?

Usługami hotelarskimi nazywa się krótkotrwałe wynajmowanie domów, pokojów, mieszkań czy miejsc noclegowych. W usługach hotelarskich zawiera się także wynajem miejsc pod namioty czy przyczepy samochodowe. Oczywiście, miejsca, w których świadczone są usługi hotelarskie, muszą spełniać odpowiednie wymogi sanitarne oraz te dotyczące wielkości i wyposażenia obiektu. Wszystkie wymagania można zaleźć w art. 35 ustawy o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych. Sprawdź, jak założyć hotel!

Jak założyć hotel, czyli co warto wiedzieć na początku 

Usługi hotelarskie mogą być świadczone w różnych miejscach i w określonym zakresie. Obiekty hotelarskie można podzielić na siedem grup:

1. hotele (posiadają przynajmniej 10 pokoi, jedno- lub dwuosobowych, a na terenie obiektu świadczone są usługi związane z pobytem klientów);

2. motele (położone przy drogach, posiadające przynajmniej 10 pokoi jedno- lub dwuosobowych i parking);

3. pensjonaty (obiekty posiadające przynajmniej 7 pokoi, zapewniające całodzienne wyżywienie)

4. campingi (strzeżone obiekty, które umożliwiają nocleg w namiotach czy przyczepach, z miejscem do przyrządzenia sobie posiłku, ewentualnie miejsce z domkami noclegowymi);

5. domy wycieczkowe (posiadają przynajmniej 30 miejsc noclegowych, świadczą minimalne usługi dla klientów - nastawione na ich samoobsługę);

6. schroniska młodzieżowe (samoobsługowe obiekty nastawione na turystykę młodzieżową);

7. schroniska (obiekty zlokalizowane przy szlakach turystycznych, świadczą minimalne usługi turystyczne).

8. pola biwakowe – obiekty niestrzeżone, umożliwiające nocleg w namiotach

Zanim przedsiębiorca rozpocznie świadczenie usług hotelarskich, musi uzyskać zaszeregowanie obiektu do odpowiedniej kategorii. Hotele, motele, pensjonaty i kempingi oznaczane są gwiazdkami, natomiast domy wycieczkowe i schroniska młodzieżowe cyframi rzymskimi.

Wymagania wstępne przy zakładaniu hotelu lub pensjonatu

Zastanawiając się jak założyć hotel, przyszły przedsiębiorca musi także wziąć pod uwagę, iż spełnić należy dodatkowe wymagania. Zgodnie z tym co wcześniej wspomniano, obiekt, w którym mają być świadczone usługi hotelarskie, musi spełniać odpowiednie warunki sanitarne, budowlane oraz przeciwpożarowe. Musi także posiadać odpowiednią liczbę pokoi oraz zaplecze do świadczenia usług z wyżywieniem czy relaksem gości.

Aby uzyskać zaszeregowanie, przedsiębiorca musi zgłosić swój obiekt hotelarski do oceny. Za dokonanie takiej oceny pobierana jest opłata:

• dla hoteli i moteli kategorii oznaczonej czterema i pięcioma gwiazdkami - 1500 zł;

• dla hoteli i moteli kategorii oznaczonej trzema gwiazdkami - 1000 zł;

• dla hoteli i moteli kategorii oznaczonej jedną i dwiema gwiazdkami oraz pensjonatów powyżej 20 pokoi - 600 zł;

• dla pensjonatów do 20 pokoi - 400 zł;

• dla domów wycieczkowych - 500 zł;

• kempingów i schronisk - 300 zł;

• dla schronisk młodzieżowych i pól biwakowych - 100 zł.

Wszystkie hotele i pensjonaty wpisywane są do ewidencji obiektów hotelarskich, którą prowadzi marszałek województwa i która jest jawna. Aby obiekt hotelarski znalazł się w ewidencji, warunkiem koniecznym jest zaszeregowanie go do odpowiedniej kategorii.

Jak założyć hotel - dopuszczalne formy prowadzenia usług hotelarskich

Otwierając hotel lub pensjonat, przedsiębiorca może go prowadzić w dowolnej formie oprócz spółki partnerskiej. Jednoosobową działalność gospodarczą i spółkę cywilną rejestruje się w CEIDG, a spółkę jawną, spółkę komandytową, spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę akcyjną rejestruje się w KRS.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, to przedsiębiorca ma pełną władzę nad pensjonatem czy hotelem. To on jest jego jedynym reprezentantem oraz właścicielem. Jednak za obiekt hotelarski odpowiada swoim prywatnym majątkiem. Jednoosobowa forma prowadzenia działalności gospodarczej jest najprostszą formą - ewidencja finansowa i wszelkie formalności ograniczone są do minimum. Właściciel może także samodzielnie zatrudniać pracowników w oparciu o umowę o pracę czy umowę cywilnoprawną. Aby dokonać rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej, należy złożyć wniosek CEIDG -1 w urzędzie miasta lub gminy. Wskazany wniosek składa się:

• elektronicznie, wykorzystując bezpieczny podpis kwalifikowany,

• osobiście,

• elektronicznie bez bezpiecznego podpisu kwalifikowanego przez profil zaufany ePUAP,

• listem poleconym (podpis poświadczony notarialnie).

Złożenie wniosku CEIDG - 1, wiąże się z wpisem do centralnej ewidencji działalności gospodarczej, który jest jednoznaczny z uzyskaniem numeru NIP oraz numeru REGON. Uzyskanie takiego wpisu jest wolne od opłat.

Spółka cywilna

Umowę spółki cywilnej sporządza się w formie papierowej - sporządzają ją minimum dwie osoby fizyczne lub prawne. Fakt istnienia spółki każdy przedsiębiorca zgłasza osobno w CEIDG. Spółka cywilna nie podlega rejestracji w KRS. W spółce występuje solidarna odpowiedzialność wszystkich wspólników swoim majątkiem za zobowiązania prowadzonego podmiotu. Majątek spółki znajduje się na rachunkach wspólników.

Spółka handlowa

Spółkami handlowymi są:

• spółki jawne,

• spółki komandytowe,

• spółki komandytowo-akcyjne,

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

• spółki akcyjne.

Wszystkie spółki handlowe podlegają rejestracji w KRS.

Określenie PKD dla hotelu lub pensjonatu

PKD dla obiektów hotelarskich wynosi 55.10.Z (Hotele i podobne obiekty zakwaterowania). Do tej podklasy zalicza się zarówno zakwaterowanie dzienne jak i tygodniowe. Obiekty zaliczane do tego kodu PKD oferują takie usługi, jak:

• zakwaterowanie,

• usługi codziennego sprzątania w apartamentach,

• słanie łóżek,

• szeroki zakres usług dodatkowych (wyżywienie, parking, pralnia itd.).

Najlepsza forma opodatkowania dla usług hotelarskich

Otwierając hotel lub pensjonat, przedsiębiorca ma do wyboru następujące formy opodatkowania:

• zasady ogólne,

• podatek liniowy,

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,

• kartę podatkową.

Dokonując wyboru formy opodatkowania warto oszacować planowany przychód oraz wysokość przyszłych kosztów.

Zasady ogólne

Najprostszą formą opodatkowania dochodów są zasady ogólne. Forma ta pozwala na płacenie podatku w wysokości:

• 17% po obniżeniu jej o kwotę zmniejszającą podatek - dla dochodu mniejszego od 85 528 zł oraz 

• 14 539 zł 76 gr + 32% nadwyżki ponad 85 528 zł minus kwota zmniejszająca podatek - dla dochodu wyższego od 85 528 zł.

W zależności od potrzeb, podatnik może obniżyć kwotę podatku o przewidziane w ustawie ulgi i odliczenia (np. ulga na dzieci, ulga na internet). Co do zasady opodatkowanie według skali podatkowej korzystne jest dla osób, których dochód roczny nie przekroczy 85.528 zł, a także dla tych, którzy posiadają rodzinę.

Podatek liniowy

Decydując się na opodatkowanie podatkiem liniowym, niezależnie od wysokości dochodów, rozliczając usługi hotelarskie, podatnik zapłaci 19% podatku. Podatek liniowy jest zdecydowanie bardziej opłacalny dla przedsiębiorców, którzy uzyskują wysokie dochody (nie niższe niż 100 tys. zł).

Przy opodatkowaniu podatkiem liniowym nie można rozliczać się z małżonkiem czy korzystać z ulg podatkowych.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, przedsiębiorca prowadzący usługi hotelarskie odprowadza podatek od kwoty przychodu (bez pomniejszania ich o koszty uzyskania przychodu). Stawka ryczałtu dla usług hotelarskich wynosi 17%. Jednak wybierając opodatkowanie ryczałtem, przedsiębiorca musi wiedzieć, że tym samym traci prawo do rozliczenia się z małżonkiem oraz do ulgi na dzieci.

Karta podatkowa

Karta podatkowa polecana jest małym przedsiębiorstwom usługowym, wytwórczo-usługowym i handlowym. Usługi hotelarskie rozliczające się kartą podatkową są zwolnione z prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych czy wpłacania zaliczek na podatek dochodowy.

Kartą podatkową można opodatkować tylko usług hotelarskie polegające na wynajmie pokoi gościnnych i domów turystycznych jeżeli łączna liczba pokoi nie przekracza 12, a liczba zatrudnionych lub pracujących członków rodziny nie przekracza 2 osób.

Oferując usługi hotelarskie, przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z VAT, jeżeli jego obroty w ciągu roku nie przekroczą kwoty 200 tys. złotych. W innym przypadku, usługi świadczone przez hotele i pensjonaty są obłożone podatkiem VAT liczonym wg. stawki 8%.

W przypadku korzystania ze zwolnienia z uwagi na wskazany limit obrotów, należy kontrolować go na bieżąco. Jego przekroczenie będzie bowiem skutkować koniecznością rejestracji do VAT na wniosku VAT -R. Wówczas wypełniając wniosek należy zaznaczyć kwadrat w części C.1. poz. 33 - jeżeli przedsiębiorca ma być czynnym podatnikiem VAT.

Usługi hotelowe a kasa fiskalna

Świadcząc usługi na rzecz osób fizycznych, po przekroczeniu obrotu na poziomie 20 tys. złotych w skali roku, należy dokonać zakupu kasy fiskalnej i ewidencjonowania na niej sprzedaży na rzecz wskazanych osób. Przy zakupie pierwszej kasy fiskalnej online podatnik ma możliwość skorzystania z ulgi na na jej zakup.

W przypadku korzystania ze zwolnienia z kasy (do limitu 20 tys. zł.) sprzedaż należy ewidencjonować w formie tzw. ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, gdzie musi być uwzględniona każdorazowa sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.

Składki ZUS dla usług hotelarskich

Maksymalnie 7 dni po założeniu działalność, przedsiębiorca musi się zgłosić do ubezpieczeń w ZUS. Robi to na druku ZUS ZUA, jeżeli hotel lub pensjonat  jest jego jedynym tytułem do ubezpieczeń, lub na ZUS ZZA, jeżeli pracuje też w innym miejscu bądź podatnik chce skorzystać z ulgi na start.

Ponadto osoby fizyczne, które podejmują działalność gospodarczą po raz pierwszy lub po raz kolejny po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia zawieszenia lub zakończenia wcześniejszej działalności oraz nie wykonują działalności na rzecz byłego pracodawcy, mogą skorzystać z tzw. ulgi na start. Korzystający z tej ulgi przedsiębiorcy (po spełnieniu powyższych wymogów), nie będą podlegać obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu przez okres 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej, a opłacać będą tylko składki zdrowotne

Profesjonalne zarządzanie obiektem hotelarskim

Ogólne zasady profesjonalnego zarządzania są tożsame dla wielu branż. To, czy dana działalność odniesie sukces nie zależy tylko i wyłącznie od wkładu finansowego, doboru lokalizacji czy odpowiednio przeszkolonego personelu, ale przede wszystkim od tego, czy obiekt jest odpowiednio zarządzany.

Oczywiście, odmienne zasady zarządzania będą obowiązywały w czterogwiazdkowych hotelach, gdzie standardem jest posiadanie oprogramowania do ewidencji gości,  zarządzania dostępnością pokoi jak i personelem, a inne dotyczyć będą małych, rodzinnych pensjonatów. Te ostatnie, funkcjonują często dzięki pracy całej rodziny, gdzie poszczególne osoby zajmują się kwestiami rachunkowymi, przyjmują gości i czuwają nad kalendarzem dostępności pokoi, a jeszcze inne pilnują regularnej rekrutacją pracowników i dbają o terminowe ich wynagradzanie.  

Jak usprawnić zarządzanie małym obiektem?

By minimalizować koszta związane z zakupem programów do zarządzania hotelami, a jednocześnie zredukować czas poświęcany na zarządzanie poszczególnymi elementami obiektu, warto wypróbować dostępne  na rynku programy do kompleksowego zarządzania firmą, jak chociażby system wFirma.pl. Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskujemy m.in.

• możliwość szybkiego wystawiania faktur dla gości w aż 7 wersjach językowych i obcych walutach

• automatyczne pobieranie danych gości hotelowych z GUS (jeśli biorą fakturę na firmę)

• zarządzanie kalendarzem dostępności pokoi i rezerwacjami dzięki modułowi Terminarz

Dodatkowo, system udostępnia funkcję kadry i płace, dzięki której możliwe jest przede wszystkim generowanie umów z pracownikami (umowa o pracę, umowa zlecenie i umowa o dzieło), jak również tworzenie listy płac wraz z rachunkami wypłat.

System do zarządzania a aspekty prawne

Co więcej, dzięki systemowi wFirma.pl, prowadzący pensjonat czy mały hotelik, nie musi martwić się o implementowanie zmian prawnych, jakie pojawiają się na przestrzeni roku. System automatycznie wczytuje wszystkie zmiany i przeprowadza aktualizację wszystkich dostępnych funkcji.

Dodatkowym udogodnieniem jest również bezpieczeństwo, jakie otrzymuje osoba korzystająca z systemu. Wszystkie dane przechowywane są bowiem w profesjonalnych serwerowniach, spełniających najwyższe standardy bezpieczeństwa, zaś dane osobowe chronione są według standardów przyjętych w ustawie o ochronie danych osobowych.

Konto firmowe dla hotelu lub pensjonatu

W przepisach nie jest jednoznacznie określone, czy przedsiębiorca musi zakładać osobne konto firmowe. Jednak w przypadku prowadzenia usług hotelarskich prowadzenie osobnego konta firmowego wydaje się być konieczne, biorąc pod uwagę ruch na koncie - zaliczki, przedpłaty itd., a także w sytuacji, gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza kwotę 15 tys. zł. (także w sytuacji, gdy strona transakcji jest inny przedsiębiorca)

Konto firmowe można założyć w wybranym przez siebie banku - większość posiada specjalne oferty kont firmowych dla przedsiębiorców. Warto się z nimi zapoznać i wybrać tę najbardziej korzystną.

Warunki lokalowe 

Budynek, w którym przedsiębiorca chce prowadzić hotel lub pensjonat musi posiadać odpowiednią ilość pokoi. Muszą się tam także znaleźć pomieszczenia, które zapewnią gościom komfort, rozrywkę czy dostęp do wyżywienia. Standard i wyposażenie pokoi zależy oczywiście od kategorii obiektu. Wszystkie wymagania dotyczące warunków lokalowych dla usług hotelarskich można znaleźć w Obwieszczeniu Ministra Gospodarki w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie.

Odtwarzanie muzyki

W zależności od oferty obiektów hotelarskich i ich rodzaju, w pokojach czy salach rekreacyjnych znajdą się telewizory czy radio. Właściciel  hotelu lub pensjonatu musi wiedzieć, że montując w obiekcie sprzęt grający, odbiornik telewizyjny lub radiowy zobowiązany jest do posiadania licencji, która zezwala na publiczne odtwarzanie muzyki, a także o uiszczaniu opłat abonamentowych. Warto wiedzieć, że licencja udzielana jest na poszczególne formy wykorzystania utworów chronionych prawami autorskimi.

Kontrola w obiektach hotelarskich

Hotele oraz pensjonaty są często kontrolowane przez zespoły oceniające. Zespoły powołuje marszałek województwa lub minister właściwy ds. turystyki.

Zazwyczaj kontrola polega na:

• badaniu wszystkich pomieszczeń i urządzeń wchodzących w skład obiektów hotelowych,

• żądaniu od kierownika obiektu oraz od wszystkich zatrudnionych w obiekcie osób, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą

• analizie dokumentów potwierdzających spełnienie przez obiekt pierwotnych wymagań budowlanych, sanitarnych, przeciwpożarowych i odrębnych z racji zakresu świadczonych usług hotelarskich w tym usług gastronomicznych.

RODO w hotelu

Prowadzenie hotelu nierozerwalnie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. W związku z powyższym, do podstawowych obowiązków i odpowiedzialności kierownictwa hotelu będzie w szczególności należało:

• przetwarzanie danych osobowych zgodnie z podstawowymi zasadami określonymi w rozporządzeniu RODO (artykuł 6),
• wykonywanie obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
• zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych,
• wyznaczenie inspektora ochrony danych – gdy jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 ust. 1 rozporządzenia. 

Marketing dla hotelu lub pensjonatu

Większość osób wybierających się na wczasy ofert noclegowych szuka w internecie. Można tam znaleźć wiele stron, które posiadają bazę noclegową w szukanym przez internautę miejscu, (np. nocowanie.pl, noclegowo.pl). Warto jest dołączyć do takich portali, ponieważ sporo gości właśnie na nich znajduje miejsce do wypoczynku.

Oprócz tego, liczy się sama strona obiektu hotelarskiego - musi być dobrze wypozycjonowana, aby dało się ją znaleźć jak najwyżej w wynikach. Warto zadbać, aby zdjęcia i opisy na stronie były jak najbardziej aktualne i zgodne z tym, co czeka na gości. Niezadowoleni klienci z łatwością spisują swoje żale w internecie, a złej opinii ciężko jest się później pozbyć. Dlatego ważna jest sama usługa, podejście do klienta i gościnność.

Jeżeli przedsiębiorca o to zadba, zadowoleni klienci polecą usługi swoim znajomym i rodzinie oceniając obiekt na portalach internetowych jak Taelo.pl. Oprócz ocen, ważna jest także prezentacja hotelu na tego typu stronach. Warto umieścić więc na ich łamach ciekawe wizytówki obiektu a także wspomnieć o największych eventach, czy znanych gościach odwiedzających hotel na firmowym blogu, również dostępnym na Taelo.pl

Na rozruszanie biznesu dobrym pomysłem mogą się też okazać strony typu Groupon, jednak warto ostrożnie podchodzić do tego tematu. Klienci, którzy będą płacić normalne ceny za pokój mogą się poczuć urażeni, wiedząc, że reszta grupy za te same pokoje zapłaciła połowę mniej. Dodatkowo, w większości przypadków klienci z Groupona nie wrócą już po normalnej stawce.