Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty organizacji stanowiska pracy - obowiązki pracodawcy

Przedsiębiorca zatrudniający nowego pracownika został zobowiązany przepisami Kodeksu pracy zorganizować dla niego odpowiednie stanowisko pracy. Dotyczy to przede wszystkim wyposażenia w sprzęt oraz narzędzia spełniające wymogi BHP. Jakie są koszty organizacji stanowiska pracy?

Jakie obowiązki spoczywają na przedsiębiorcy w myśl przepisów Kodeksu pracy?

Pracodawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom odpowiednie warunki pracy. Takie wymogi zostały zawarte w Kodeksie pracy. Obowiązki te uzależnione są od rodzaju i charakteru pracy. Przykładowo stworzenie niezbędnych warunków pracy może oznaczać obowiązek zapewnienia:

  • przeszkolenia z zakresu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie,

  • nieodpłatnego przekazania środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informowania pracownika o sposobach posługiwania się tymi środkami,

  • świadczeń z ubezpieczenia społecznego pracownikowi, który uległ wypadkowi przy pracy,

  • posiłków i napojów osobom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, gdy jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Czy wydatki poniesione w związku z organizacją stanowiska pracy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 23 updof. Stąd należy wywnioskować, że rozliczenie kosztów organizacji stanowiska pracy wymaga indywidualnej oceny. Jeżeli przykładowo zatrudniony zostanie pracownik biurowy, to zasadne będzie ujęcie w kosztach wydatków na meble (biurko, krzesło obrotowe) a także sprzęt komputerowy, jeśli niezbędny jest do wykonywania obowiązków służbowych. Należy mieć przy tym na uwadze katalog kosztów nieuznawanych za koszty podatkowe wynikające z przepisów prawa.  

Zatrudniłeś pracownika? Sprawdź jakie ciążą na Tobie obowiązki!

Pracodawca zatrudniający pracownika powinien pamiętać, że ciążą na nim liczne obowiązki, takie jak:

  • opłacenie z własnych środków badań wstępnych, szkoleń z zakresu bhp itp, czy

  • zapewnienie pracownikom nieodpłatnych świadczeń, np. odzież ochronną.

W niektórych sytuacjach zamiast świadczenia rzeczowego pracodawca może wypłacić pracownikowi ekwiwalenty pieniężne w okolicznościach przewidzianych przepisami prawa pracy. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy pracownik używa własnej odzieży czy obuwia roboczego. Wówczas pracodawca jest zobowiązany zapewnić pranie czy konserwację odzieży i obuwia roboczego. Jednak, gdy nie będzie w stanie tego zrobić, czynności mogą zostać wykonane przez pracownika. W tej sytuacji pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.  

Koszty organizacji stanowiska pracy a dofinansowanie

Aby poprawnie zakwalifikować koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy należy rozpatrzyć kwestię, czy wydatki te zostały pokryte z kieszeni przedsiębiorcy, ze środków pomocy finansowej w postaci dotacji czy też należą do samego pracownika.

Składniki nabyte ze środków własnych pracodawcy

Sposób rozliczenia kosztów organizacji stanowiska pracy uzależniony jest od tego czy składniki majątku będą zaliczone do środków trwałych czy też bezpośrednio w kosztach podatkowych. Wydatki na środki trwałe, czyli kompletne i zdatne do użytku składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok i wartości powyżej 3500 zł będą zaliczane do kosztów firmowych poprzez odpisy amortyzacyjne. Natomiast wydatki poniesione na pozostałe składniki wyposażenia, które nie stanowią środków trwałych mogą zostać ujęte bezpośrednio w kosztach.

Środki pochodzące z dotacji

Przedsiębiorcy mogą również otrzymać refundację części wydatków poniesionych na wyposażenie stanowiska pracy. Przykładowo dotyczy to sytuacji gdy podatnik planuje zatrudnić osoby bezrobotne czy niepełnosprawne. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca zatrudniający osoby niepełnosprawne przez okres co najmniej 36 miesięcy może ubiegać się o zwrot kosztów adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb tych osób ze środków PFRON.

Należy jednak pamiętać, że odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w części sfinansowanej ze środków PFRON nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Podobnie z wydatkami kwalifikowanymi jako wyposażenie - nie będą mogły stanowić kosztów firmowych w części objętej refundacją.

Składniki majątku należące do pracownika

Zdarzają się sytuacje, gdy pracownik zostaje wysłany na delegację własnym środkiem transportu. Wówczas wydatki poniesione podczas wyjazdu związane z eksploatacją pojazdu, mogą zostać ujęte w kosztach firmowych o ile pracownik będzie prowadził ewidencję przebiegu pojazdu. Wydatki zostaną ujęcie zgodnie z ustawowym limitem za kilometr.

Poza tym do kosztów firmowych przedsiębiorca może zaliczyć wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu na potrzeby jazd lokalnych, ale do wysokości iloczynu liczby kilometrów przebiegu pojazdu oraz stawki za kilometr przebiegu pojazdu.

Ważne!

Stawki te wynoszą:

  • 0,5214 - dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3

  • 0,8358 - dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3