PIT oraz ZUS od kilometrówki i ryczałt za jazdy lokalne i zamiejscowe

Nierzadko zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik wykorzystuje do wykonywania swoich obowiązków pracowniczych prywatny pojazd. Taka sytuacja nie oznacza jednak, że nie otrzyma on rekompensaty. Przeciwnie – takie rozliczenie odbywa się przy zastosowaniu przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ile wynosi ryczałt za jazdy lokalne? Czy jest opodatkowany? Wyjaśniamy w artykule!

Zasady zwrotu kosztów pracownikowi za korzystanie z prywatnego środka transportu do jazd lokalnych

Umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą powinna regulować kwestie dotyczące zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy na zasadach określonych we wskazanym wyżej rozporządzeniu.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
• dla motocykla – 0,2302 zł,
• dla motoroweru – 0,1382 zł.

Ewidencja przebiegu musi zawierać poniższe elementy:

• nazwisko i imię, 
• adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy,
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km,
• sumę wynikającą z przemnożenia kilometrów i stawki,
• dane pracodawcy oraz jego podpis.

Rozliczenie zwrotu kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych – jazd lokalnych w formie ryczałtu polega na tym, że pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, biorąc pod uwagę liczbę mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony.

Wskazane limity nie dotyczą:

• pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej,
• pojazdów do celów służbowych w służbie parków narodowych,
• pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych, 
• pojazdów do celów służbowych w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

W przypadku pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz pojazdów do celów służbowych w służbie parków narodowych limit może być podwyższony maksymalnie do 1500 km w skali miesiąca.

W przypadku pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej pojazdów do celów służbowych limit może być podwyższony maksymalnie do 3000 km w skali miesiąca.

Oświadczenie o używaniu przez pracownika pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu musi zawierać następujące elementy:

• numer rejestracyjny używanego pojazdu;
• markę używanego pojazdu;
• pojemność silnika używanego pojazdu; 
• określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego w powyższy sposób ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu: 

• choroby, 
• urlopu, 
• podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin,
• innej nieobecności 

– za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Przykład 1.

Pani Żaneta użytkuje na cele służbowe prywatny pojazd osobowy o pojemności skokowej 1798 cm3. W kwietniu 2022 roku pani Żaneta użytkowała pojazd przez 15 dni roboczych, a przez pozostałe dni przebywała na urlopie. W kwietniu 2022 roku było 20 dni roboczych. Firma, w której zatrudniona jest pani Żaneta, mieści się w miejscowości, w której liczba mieszkańców wynosi około 130 000 mieszkańców. Za pełen miesiąc pani Żaneta powinna otrzymać ryczałt w wysokości 417,90 zł. Jednak zostanie on pomniejszony o 5/22, wobec czego pani Żaneta otrzyma ryczałt w wysokości 322,93 zł, ponieważ ryczałt pomniejszono o kwotę 94,97 zł wobec 5-dniowej nieobecności pracownicy w pracy.

Ryczałt za jazdy lokalne i zamiejscowe

Zgodnie z art. 12 ust. Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych: „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Ponadto przepisy podatkowe przewidują zwolnienie z podatku w przypadku zwrotu pracownikowi kosztów poniesionych przez niego z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z następujących przepisów Ustawy z 5 września 2008 roku o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska”, Ustawy z 28 września 1991 roku o lasach, Ustawy z 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej, do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. 

Zwrot kosztów za jazdy zamiejscowe a ich opodatkowanie

Jeśli chodzi o jazdy zamiejscowe to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej wskazuje, że pracodawca na wniosek pracownika może zezwolić mu na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który stanowi własność pracownika, a pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu na zasadach zawartych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Przepisy Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych przewidują zwolnienie z podatku w przypadku zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych w związku z jazdami zamiejscowymi. Należy wskazać, że zgodnie z art. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako wolne od podatku wskazano diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej bądź samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Jedynie ewentualna nadwyżka ponad limit określony w powoływanych aktach prawnych będzie podlegać opodatkowaniu.

Podstawa wymiaru składek na ZUS w przypadku zwrotu za jazdy lokalne i zamiejscowe

Zgodnie z regulacjami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. 

Podobnie nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie powoływanego rozporządzenia diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami, a tym samym zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego do jazdy zamiejscowej nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek, o ile nie przekracza ustalonych limitów.