Poradnik Przedsiębiorcy

Uproszczona procedura udzielania zamówień publicznych - kiedy ma zastosowanie?

1 stycznia 2021 r. w życie wchodzi nowa ustawa Prawo Zamówień Publicznych, wprowadzająca wiele zmian do dotychczasowej procedury zamówieniowej. Jedną z nich jest nowa, uproszczona procedura udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej progów unijnych. Nowela ma zapewnić większą elastyczność udzielania zamówień, a także sprzyjać dialogowi zamawiającego z wykonawcami. Na czym polega uproszczona procedura udzielania zamówień publicznych? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule!

Uproszczona procedura udzielania zamówień publicznych – kiedy ma zastosowanie?

Do przygotowania i prowadzenia przez zamawiających postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne stosuje się uproszczone zasady udzielania zamówień publicznych, co oznacza, że stosuje się do nich wyłącznie wyraźnie wskazane w ustawie przepisy działu II ustawy Prawo Zamówień Publicznych

Taka uproszczona procedura znajdzie zastosowanie jedynie do tzw. zamówienia klasycznego, tj. zamówienia innego niż zamówienie sektorowe i zamówienie w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. 

Uproszczona procedura ma zastosowanie do zamówień, których wartość jest niższa niż tzw. progi unijne, czyli kwoty wartości zamówień lub konkursów określone we właściwych dyrektywach unijnych, a aktualizowane w aktach wykonawczych Komisji Europejskiej.

W roku 2020 progi te przedstawiały się następująco:

  • dla dostaw i usług próg wynosi 139 000 euro lub 214 000 euro w zależności od rodzaju zamawiającego (rządowy czy samorządowy);
  • dla robót budowlanych próg wynosi 5 350 000 euro dla każdego zamawiającego;
  • dla usług społecznych i innych szczególnych usług próg wynosi 750 000 euro w przypadku zamówień innych niż zamówienia sektorowe lub zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.
 

Uproszczona procedura udzielania zamówień publicznych – jakich zasad nie trzeba stosować?

Elastyczność i szybkość procedury uproszczonej jest możliwa dzięki temu, że Prawo zamówień publicznych odstępuje w tym przypadku od stosowania niektórych reguł przewidzianych w przepisach dotyczących zamówień powyżej progów unijnych.

W przypadku procedury uproszczonej nie stosuje się między innymi przepisów dotyczących:

  • przeprowadzania przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem oraz dialogu konkurencyjnego;
  • jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia;
  • sporządzania tzw. analizy potrzeb i wymagań;
  • obowiązku żądania dowodów na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia.

Nadal jednak zastosowanie znajdują m.in. przepisy dotyczące wadium, podstaw wykluczenia czy warunków udziału w postępowaniu lub oceny i wyboru ofert.

Tryby udzielenia zamówienia poniżej progów unijnych

Zamówienia w procedurze uproszczonej mogą być udzielane w trzech trybach:

  • podstawowym,
  • partnerstwa innowacyjnego,
  • negocjacji z ogłoszeniem oraz zamówienia z wolnej ręki.

Tryby partnerstwa innowacyjnego, negocjacji z ogłoszeniem oraz zamówienia z wolnej ręki występują również w odniesieniu do zamówień powyżej progów unijnych, przy czym regulacje te nie pokrywają się w pełni. Zamówienia poniżej progów unijnych realizowane w tych trybach odbywają się w podobnej procedurze z uwzględnieniem odmienności zmierzających w kierunku zapewnienia większej elastyczności i ułatwienia w przeprowadzaniu procedury.

W praktyce jednak najistotniejszy będzie tryb podstawowy, gdyż wiąże się on z możliwością składania ofert przez wszystkich zainteresowanych. 

Tryb podstawowy – ogólne informacje

Ogłoszenie o zamówieniu w trybie podstawowym publikowane jest za pomocą formularzy na stronie internetowej Biuletynu Zamówień Publicznych. Inne formy są w tym wypadku fakultatywne. Do zmiany ogłoszenia również wystarczy publikacja zmiany w BZP.

Prawo zamówień publicznych przewiduje trzy warianty trybu podstawowego:

  • bez negocjacji,
  • z możliwością negocjacji,
  • z koniecznością negocjacji.

Tryb podstawowy bez negocjacji

W trybie podstawowym bez negocjacji zamawiający publikuje ogłoszenie o zamówieniu w BZP zawierające Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). W odpowiedzi na nie wszyscy zainteresowani mogą składać oferty, które następnie zamawiający ocenia i wybiera najkorzystniejszą – bez dalszych negocjacji.

Tryb podstawowy z możliwością negocjacji

W trybie podstawowym z możliwością negocjacji zamawiający publikuje w BZP ogłoszenie o zamówieniu zawierające SIWZ. W odpowiedzi wszyscy zainteresowani mogą złożyć ofertę. Zamawiający ocenia je, a w konsekwencji może wybrać ofertę bez negocjacji bądź też zaprosić do nich wykonawców, których oferty nie podlegały odrzuceniu. Prowadzone w ramach tej procedury negocjacje mają charakter niejawny.

Negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany SIWZ, a dotyczyć jedynie tego zakresu danej oferty, która podlegała ocenie w ramach kryteriów oceny ofert.
Po przeprowadzeniu negocjacji zamawiający zaprasza do składania ofert ostatecznych, a następnie ocenia je i wybiera tę najkorzystniejszą.

Tryb podstawowy z negocjacjami

W trybie podstawowym z koniecznością negocjacji zamawiający publikuje ogłoszenie o zamówieniu w BZP, w odpowiedzi na które oferty mogą przedstawiać wszyscy zainteresowani. Ogłoszenie w tym trybie nie zawiera SIWZ, a jedynie opis potrzeb i wymagań. Po złożeniu ofert przez wykonawców zamawiający zaprasza do negocjacji tych, których oferty nie podlegały odrzuceniu. Zamawiający nie ma możliwości wyboru oferty bez przeprowadzenia negocjacji.

W tym wypadku również negocjacje mają charakter poufny aż do czasu, gdy wyjaśnione i uzupełnione zostaną wszystkie warunki podlegające negocjacjom.

Negocjacje w tym trybie nie mogą skutkować zmianą potrzeb i wymagań wynikających z opisu w ogłoszeniu. Mogą jednak dotyczyć warunków ogłoszenia, jeżeli ma to służyć podniesieniu jego efektywności.
Po przeprowadzeniu negocjacji zamawiający zaprasza do składania ofert ostatecznych, do zaproszenia dołączając SIWZ. Specyfikacja nie może jednak być sprzeczna z opisem potrzeb i wymagań, ani też nie może prowadzić do zmiany istotnych elementów ogłoszenia o zamówieniu. W odpowiedzi na zaproszenie wykonawcy składają oferty ostateczne, które następnie podlegają ocenie zamawiającego.

Zamówienia bagatelne w procedurze uproszczonej

Do udzielania zamówień klasycznych, których wartość, bez podatku od towarów i usług, dotycząca jednorazowego zakupu, jest mniejsza niż 130 000 złotych, nie mniejsza jednak niż 50 000 złotych, zwanych dalej zamówieniami bagatelnymi, udzielanych przez zamawiających publicznych, stosuje się wyłącznie wyraźnie wskazane przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Powyższe oznacza, że zamówienia klasyczne poniżej progu 50 000 zł pozostawione zostały swobodzie zamawiającego co do wyboru procedury ich udzielenia. Powyżej tego progu natomiast zamawiający zobowiązany jest do przestrzegania określonych zasad wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych.

Zgodnie z ustawą zamawiający ma obowiązek zamieścić ogłoszenie o zamówieniu bagatelnym w BZP wraz z przekazaniem potencjalnym wykonawcom informacji o zamiarze udzielenia tego zamówienia. Ogłoszenie o zamówieniu bagatelnym powinno zawierać informacje niezbędne z uwagi na okoliczności jego udzielenia, w szczególności termin składania ofert odpowiadający terminowi składania ofert przez potencjalnych wykonawców, do których została przekazana informacja o zamiarze udzielenia zamówienia. W uzasadnionym przypadku zamawiający może jednak odstąpić od zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu bagatelnym w BZP.