Poradnik Przedsiębiorcy

Własna działalność w mieszkaniu lub domu - jak odliczać VAT od mediów?

Trudne początki firmy często wiążą się z brakiem pieniędzy na wynajem lokalu. Z tego powodu pierwsza własna działalność gospodarcza ma zazwyczaj siedzibę w mieszkaniu (lub domu) prywatnym jej założyciela. Jak w tym przypadku rozliczać wydatki na eksploatację? Zapraszamy do lektury.

Własna działalność w mieszkaniu - koszty

Własna działalność prowadzona w mieszkaniu lub domu daje prawo do wpisania części wydatków eksploatacyjnych do kosztów firmowych. W tym celu należy wskazać to lokum jako miejsce prowadzenia własnej działalności w formularzu CEIDG-1.

 

Uwaga!

Własna działalność w mieszkaniu/domu powinna zostać zgłoszona także w urzędzie gminy lub miasta, ponieważ podatnik może z tego powodu być zobowiązany do zapłacenia wyższego podatku od nieruchomości.

Jeśli dla działalności podatnik przeznaczył jedynie pewną część lokalu, to koszty należy wyliczać, bazując na współczynniku udziału metrażu tej części w ogólnym metrażu mieszkania lub domu.

Przykład 1.

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, którego powierzchnia całkowita wynosi 100 m2. Przedsiębiorca na cele działalności wydzielił jedno pomieszczenie - pokój o powierzchni 25 m2. Jaki będzie współczynnik, na podstawie którego przedsiębiorca ustali wartość kosztu uzyskania przychodów?

(25 m2 : 100 m2) x 100% = 25 %

Podatnicy zwolnieni z VAT pod uwagę biorą kwotę brutto z faktury, którą później mnożą przez wyliczony współczynnik. Dla czynnych podatników VAT kluczowa jest kwota netto z faktury.

Uwaga!

Opisany współczynnik nie zawsze będzie miał zastosowanie do innych wydatków podatnika.

Własna działalność w mieszkaniu - podatek VAT

Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT daje podatnikom prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w którym owe towary i usługy wykorzystuje on do wykonywania czynności opodatkowanych. Oznacza to, że własna działalność w mieszkaniu lub domu upoważnia do odliczenia VAT - z tym że (identycznie jak przy kosztach) nie będzie to pełna kwota podatku, jaka znajduje się na fakturze. W jaki więc sposób określić wysokość podatku, którą można odliczyć? W ustawie o VAT nie można znaleźć takie

informacji, dlatego w pewnych sytuacjach podatnik może zastosować również współczynnik wyliczony dla ustalenia kosztów uzyskania przychodu. Trzeba jednak dodać, że muszą to być opłaty uzależnione od wielkości mieszkania, w którym prowadzona jest własna działalność - czyli np. czynsz i opłata z ciepłowni.

Własna działalność w mieszkaniu - podatek VAT - prąd

Wspomniany współczynnik nie powinien być wykorzystywany w kontekście energii elektrycznej - lepszym rozwiązaniem jest zamontowanie osobnego licznika. Mimo to organy podatkowe pozwalają podatnikowi na skorzystania z samodzielnie ustalonej proporcji, która powinna jak najprecyzyjniej określać rzeczywiste wykorzystanie prądu na cele związane z własną działalnością gospodarczą.

Uwaga!

Należyte i rzetelne udokumentowanie separacji wydatków związanych z własna działalnością i celami prywatnymi leży w gestii podatnika.

Własna działalność w mieszkaniu - podatek VAT - ścieki, śmieci i inne koszty

Przy wydatkach na odprowadzanie ścieków, zużycie wody oraz wywóz śmieci podatnik VAT prowadzący własną działalność w mieszkaniu także nie powinien korzystać z omawianego współczynnika. Analogicznie jak przy elektryczności podatnik musi znaleźć inną metodę wyliczania wysokości VAT do odliczenia, która będzie wiarygodnie odzwierciedlać realne zużycie. Stworzenie prawidłowego sposobu ciąży na podatniku - to szczególnie istotne w trakcie kontroli skarbowej.

Własna działalność w mieszkaniu - podatek VAT - Internet, telefon

W przypadku telefonu komórkowego, przy którym podatnik otrzymuje comiesięczną fakturę na firmę, oczywiste jest, że może on dokonać pełnego odliczenia VAT. Wątpliwości rodzą się, gdy w grę wchodzi łączony abonament - np. komórka, telefon stacjonarny, telewizor i internet. Niełatwo udowodnić związek opłat za TV z własną działalnością prowadzoną w mieszkaniu. Dlatego też o ile podatnik tego dobrze nie uzasadni, odliczenie VAT za takie usługi nie przysługuje. Z kolei w przypadku telefonu stacjonarnego odliczanie VAT należy przeprowadzić, bazując na billingach. Internet zaś wymusza ustalenie proporcji wiernie oddającej stopień wykorzystania go na cele własnej działalności gospodarczej. Tu także należy spodziewać się jej weryfikacji podczas kontroli skarbowej.

Własna działalność w mieszkaniu - podatek VAT - dokumentowanie

Odliczenie VAT - częściowe lub pełne - wymaga posiadania faktury zakupu klarownie identyfikującej podatnika jako nabywcę usługi. W kontekście jednoosobowej firmy faktura powinna zawierać imię, nazwisko, adres oraz NIP podatnika. Faktura powinna uwzględniać także obligatoryjne elementy narzucone przez ustawę (art. 106e ust.1), czyli:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Jeśli dokument nie będzie zawierał któregoś z ww. elementów, w świetle przepisów nie zostanie uznany za fakturę. Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Własna działalność w mieszkaniu - NIP nabywcy

Przy prowadzeniu własnej działalności w domu faktura może często nie zawierać numeru NIP nabywcy. W takim przypadku podatnik powinien poprosić dostawcę o wystawienie faktury korygującej z uwzględnionym tym numerem. Sporządzenie noty korygującej jest tutaj ostatecznością - dlatego że przepisy przypisują jej rolę poprawiania błędów. Brak NIP na fakturze błędem nie jest, to po prostu brak podstawowego elementu tego dokumentu. Z tego wynika, że do korekty takiej faktury nadaje się faktura korygująca.

Sprawdź, jakie są koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu.