Pracownikowi, który miał wypadek przy pracy, należy się zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Wówczas wypłacany on jest w wysokości 100% podstawy wymiaru zamiast 80%. Często zdarza się, że wypadek przy pracy zostaje stwierdzony po wypłaceniu pracownikowi wynagrodzenia. Co należy wówczas zrobić? Czy należy wyrównać pracownikowi wynagrodzenie? W artykule odpowiadamy na te pytania i podpowiadamy, jak dokonać rozliczenia z ZUS-em.
Wypadek przy pracy
Wypadek przy pracy to nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą (art. 3 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych).
O wypadku przy pracy mówimy wówczas, kiedy nastąpił on w związku z pracą:
- podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika:
- zwykłych czynności lub poleceń przełożonych,
- czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
- w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, który nastąpił:
- w czasie podróży służbowej, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika niezwiązanym z wykonywaniem powierzonych mu zadań,
- podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony,
- przy wykonywaniu zadań zleconych przez organizacje związkowe działające u pracodawcy.
Za wypadek przy pracy pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia lub odpowiednio zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego. Przysługuje mu natomiast, od pierwszego dnia niezdolności, zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 100% podstawy wymiaru. Zasiłek wypłacany jest przez pracodawcę, jeżeli jest on płatnikiem zasiłków.
Wypadek przy pracy stwierdzony po wypłacie wynagrodzenia, gdy pracodawca jest płatnikiem zasiłków
W związku z tym, że wypadek przy pracy bardzo często stwierdzany jest po wypłacie pracownikowi wynagrodzenia, konieczne jest:
- zakwalifikowanie wypłaconego wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, rozliczając go w ciężar składek na ubezpieczenie społeczne;
- skorygowanie wcześniej wypłaconego świadczenia (wyrównanie do 100% podstawy wymiaru);
- skorygowanie deklaracji rozliczeniowych (w związku z powyższymi punktami), o ile zostały już wysłane;
- zaliczenie nadpłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek albo złożenie wniosku o ich zwrot;
- zwrócenie pracownikowi składki na ubezpieczenie zdrowotne, jeśli została odliczona od wynagrodzenia chorobowego.
Korekta deklaracji rozliczeniowych, gdy pracodawca jest płatnikiem zasiłków
Po stwierdzeniu wypadku przy pracy należy złożyć za pracownika, który uległ wypadkowi, imienne raporty korygujące. Korekty należy dokonać za miesiące, w których pracodawca rozliczył w ZUS nieprawidłowo wypłacone wynagrodzenie i/lub zasiłek chorobowy z wynagrodzenia chorobowego.
Na komplet dokumentów rozliczeniowych składa się:
- raport imienny ZUS RSA - jest to raport, w którym wskazuje się przerwy w opłacaniu składek. W raporcie należy wpisać:
- kod tytułu ubezpieczenia pracownika,
- kod świadczenia/przerwy “314”,
- okres, za który zostały wypłacony zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego,
- liczbę dni zasiłkowych,
- kwotę, jaką otrzymał poprzednio pracownik z ubezpieczenia chorobowego;
- raport imienny ZUS RCA - jest to raport do wykazania rozliczonych składek ZUS. Jeżeli uprzednio pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe z ubezpieczenia chorobowego, to zmieniła się podstawa wymiaru i kwota składki zdrowotnej, bowiem wynagrodzenie chorobowe wchodzi do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, a zasiłek nie;
- deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA - jest to deklaracja, w której wykazuje się wszystkie składki i wypłacone świadczenia. W korekcie zmieni się kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz część dotycząca zasiłku.
Nadpłata składek w ZUS
Jeśli pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe z ubezpieczenia chorobowego, a następnie został stwierdzony wypadek przy pracy, po rozliczeniu z ZUS na koncie pracodawcy powstanie nadpłata składek. Nadpłatę można zaliczyć na poczet zaległych lub bieżących składek (art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), a jeśli pracodawca nie ma żadnych zobowiązań w ZUS, może zaliczyć ją na poczet przyszłych składek lub ubiegać się w ZUS o jej zwrot.
Nadpłata będzie wynikała nie tylko z faktu, że wynagrodzenie chorobowe wchodzi do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, a zasiłek nie, lecz także z tego, że zasiłek, który jest wypłacony przez pracodawcę w wyższej kwocie (100% podstawy wymiaru), obniży kwotę składek na ubezpieczenie społeczne.
Składka zdrowotna z wynagrodzenia chorobowego pracownika finansowana jest w całości z wynagrodzenia pracownika, dlatego jeżeli zostanie stwierdzony wypadek przy pracy i wypłacony zasiłek chorobowy, pracownikowi należy zwrócić zapłaconą składkę zdrowotną.
Ponieważ od 1 stycznia 2022r. składka zdrowotna nie jest odliczana od podatku, korekta z tytułu wypadku przy pracy nie powinna wpływać na wysokość podatku.
Przykład 1.
Pani Monika przez cały marzec 2024 r. była na zwolnieniu lekarskim. 8 kwietnia 2024 r. pracodawca wypłacił jej wynagrodzenie chorobowe za okres od 1 marca 2024 r. do 12 marca 2024 r. w wysokości 1 243,56 zł oraz zasiłek chorobowy za okres od 13 marca 2023 r. do 31 marca 2024 r. w wysokości 1 842,54 zł. Za marzec pracodawca wysłał dokumenty rozliczeniowe do ZUS w tym:
- raport imienny ZUS RCA - z wykazanymi zerowymi składkami na ubezpieczenie społeczne oraz z naliczoną składką zdrowotną w wysokości 111,92 zł (od podstawy wymiaru 1243,56 zł),
- raport imienny ZUS RSA:
z kodem świadczenia/przerwy “331”, okresem 1.03.2024-12.03.2024 oraz kwotą 1243,56 zł,
z kodem świadczenia/przerwy “313”, okresem 13.03.2024-31.03.2024 oraz kwotą 1 842,54 zł.
Po wysłaniu w maju deklaracji rozliczeniowych za kwiecień okazało się, że zdarzenie, w wyniku którego pani Monika korzystała ze zwolnienia lekarskiego, zostało uznane za wypadek przy pracy. W związku z tym pracodawca skorygował wynagrodzenie pani Moniki za marzec oraz dokonał korekty dokumentów rozliczeniowych:
- w raporcie imiennym ZUS RCA wykazał zerowe składki na ubezpieczenie społeczne oraz zerowymi na ubezpieczenie zdrowotne,
- w raporcie imiennym ZUS RSA jako kod świadczenia/przerwy wpisał “314”, jako okres 1.03.2024-31.03.2024, a jako kwotę 3 86,10 zł (1243,56 zł wynagrodzenia chorobowego + 1 842,54 zł zasiłku chorobowego).
Skorygowane raporty imienne zostały dołączone do korekty deklaracji ZUS DRA i wysłane do ZUS. Wyrównanie do poprzednio wypłaconego wynagrodzenia pracodawca wypłacił w maju, w związku z czym wypłaconą kwotę powinien wykazać w raporcie imiennym ZUS RSA za maj z kodem “318”.
Każdy pracodawca zatrudniający pracowników musi liczyć się z faktem, iż pracownikowi może przydarzyć się wypadek przy pracy. W takim przypadku należy wiedzieć, jak rozliczyć wynagrodzenie pracownikowi oraz w jaki sposób wykazać to w dokumentacji ZUS.
Rozliczenie zasiłku z tytułu wypadku przy pracy w systemie wFirma.pl
Oprogramowanie kadrowo-płacowe wFirma.pl pozwala na rozliczenie zasiłku wypadkowego pracownika. Wystarczy wprowadzić nieobecność tej osoby w KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY» NIEOBECNOŚCI » DODAJ. Po pojawieniu się okna wystarczy wybrać okres obowiązywania zwolnienia lekarskiego, jako RODZAJ wybrać CHOROBA i w polu KOD ŚWIADCZENIA I PRZERWY wybrać 314.
Po zapisaniu tej nieobecności zostanie proporcjonalnie zmniejszone wynagrodzenie, a jeśli pracodawca jest płatnikiem zasiłków to będzie także naliczony zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego.
