Zarządzenie a uchwała - jakie są między nimi różnice?

Niniejszy artykuł będzie miał charakter teoretycznego opracowania kwestii związanych z formalnym nazewnictwem decyzji, które są podejmowane na różnych szczeblach – w zakładach pracy, w instytucjach prywatnych, spółkach, instytucjach publicznych, urzędach, ministerstwach. Wskazane zostanie, czym różni się zarządzenie a uchwała oraz kiedy powinny być stosowane.

Czym jest zarządzenie?

Zarządzenie jest co do zasady aktem wykonawczym wydawanym na podstawie przepisów prawa przez jedną osobę.

Podstawą wydania zarządzenia musi być przepis prawa albo dokument, którego podstawą jest przepis prawa.

Zarządzenie może wydać:

• prezes zarządu spółki;
• dyrektor;
• wójt, burmistrz, prezydent miasta;
• starosta.

Nie jest to oczywiście katalog zamknięty. W regulaminie pracy czy regulaminie organizacyjnym można na przykład wskazać: „Prezes zarządu, w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Biura, wydaje zarządzenia wewnętrzne, instrukcje służbowe, inne decyzje regulujące jego działalność”.

Takie zarządzenia będą ułatwiały pracę, uszczegóławiały ją, a równocześnie nie będą wymagały zmiany samego regulaminu.

Mają one głównie charakter wewnętrzny, dotyczący stosunków wewnątrz przedsiębiorstwa czy instytucji.

Przykład 1.

Zarządzenie Prezesa Zarządu Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Krakowie z 1 lipca 2024 roku w sprawie powierzenia Janowi Nowakowi funkcji pełnomocnika Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Krakowie.

1. Prezes zarządza na podstawie § 8 ust. 2 Regulaminu organizacyjnego WFOŚiGW w Krakowie z dnia 1 listopada 2023 roku powołanie Jana Nowaka na funkcję pełnomocnika Funduszu.
2. Pełnomocnictwo jest wiążące do czasu jego odwołania lub do czasu rozwiązania umowy o pracę z Janem Nowakiem.
3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Każdy podmiot wydający zarządzenie będzie musiał wskazać jako podstawę odpowiednie przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne w danej jednostce. Nie można bowiem wydawać zarządzeń bez podstawy prawnej ku temu.

W Kodeksie spółek handlowych nie przewidziano możliwości wydawania zarządzeń. Można je jednak wprowadzić w drodze samej umowy spółki czy dalszych regulaminów jej funkcjonowania, na przykład w zakresie spraw kadrowych.

Regulaminem można na przykład wprowadzać wzory dokumentów, takich jak wnioski urlopowe, ewidencje czasu pracy, polecenia pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych czy innych.

Będzie to oczywiście zależne od stopnia sformalizowania danej jednostki – nie zawsze bowiem takie dokumenty muszą być wprowadzane oficjalnym zarządzeniem.

Czym jest uchwała?

Uchwała, w odróżnieniu od zarządzenia, jest aktem wydawanym przez organ wieloosobowy, kolegialny.

Może to być:

• zarząd;
• rada nadzorcza;
• komisja rewizyjna;
• rada gminy, powiatu, sejmik województwa;
• zgromadzenie wspólników, akcjonariuszy.

Uchwała również może być podejmowana na podstawie i w granicach przepisów prawa. Warto wskazać, że Kodeks spółek handlowych wyróżnia już uchwały jako jedną z form podejmowania decyzji w podmiotach prawa handlowego.

Uchwały mogą dotyczyć zarówno kwestii wewnętrznych w podmiocie, jak i zewnętrznych. Na mocy uchwały można na przykład podjąć decyzję o zgodzie na nabycie droższych środków trwałych do przedsiębiorstwa czy o przeprowadzeniu audytu.

Przykład 2.

Uchwała Zarządu Spółki MikiTrik Sp. z o.o. z 1 lipca 2024 roku w sprawie zgody na nabycie przez spółkę środków trwałych.

1. Zarząd spółki wyraża zgodę na nabycie od Wacława Kolca 20 komputerów marki Lenovo o parametrach określonych w załączniku nr 1, za łączną kwotę 28 000 zł.
2. Zakup sprzętu zostanie poprzedzony sprawdzeniem go przez pracownika Spółki zatrudnionego na stanowisku informatyk, pomoc techniczna.
3. Po wydaniu pozytywnej opinii co do stanu sprzętu umowa zostanie zawarta do 15 września 2024 roku.
4. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

To od umowy spółki, jej wspólników i zasad tam przyjętych będzie zależało, czy taki przykład jak powyżej będzie wymagał podjęcia odpowiedniej uchwały, czy też taki zakup będzie się mógł odbyć bez formalnej, specjalnej zgody.

Obligatoryjne podejmowanie uchwał w spółkach prawa handlowego

Przepisy prawa, a konkretniej Kodeksu spółek handlowych, wymagają tego, aby w niektórych sytuacjach podejmować uchwały przez zarząd lub wspólników spółek.

Zgodnie z art. 208 § 3 ksh każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki.

To w umowie spółki można określać, jakie sprawy będą przekraczały zakres zwykłych czynności.

Przykład 3.

Sprawami przekraczającymi zakres zwykłych czynności spółki są takie, w których wyniku spółka ma zawrzeć zobowiązanie lub rozporządzić mieniem w kwocie powyżej 40 000 zł.

Wówczas zakup komputerów z przykładu 2. nie wymagałby uchwały.

Uchwały zgromadzenia wspólników są wymagane w następujących sytuacjach:

1. powołanie pełnomocnika do reprezentowania spółki w umowie między spółką a jej członkiem zarządu lub przy sporze między spółką a członkiem zarządu;
2. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków;
3. postanowienia dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru;
4. zbycia i wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
5. nabycia i zbycia nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej;
6. zwrotu dopłat;
7. zawarcia umowy, o której mowa w art. 4 § 1 pkt 4 lit. f ksh;
8. zawarcia umowy o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą 1/4 kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 000 złotych, zawarta przed upływem 2 lat od dnia zarejestrowania spółki, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki.

Podsumowując, zasadniczą różnicą pomiędzy uchwałą a zarządzeniem jest to, kto je wydaje. Decyzje podejmowane jednoosobowo będą miały formę zarządzeń, natomiast te, które są tworzone przez organy kolegialne – uchwał.

Te akty muszą być jednak wydawane na podstawie i w granicach prawa, zawsze musi być powołany przepis, który umożliwia ich podjęcie. Może to być przepis prawa powszechnie obowiązującego albo przepis wewnętrzny wydany na jego podstawie.

Przy wydawaniu uchwał i zarządzeń należy pamiętać o zasadach techniki prawodawczej, sformułowanych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 roku w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”. Ma to na celu przejrzystość i czytelność podejmowanych aktów, zapewnienie kompleksowości dokumentów w instytucji je wydającej.