Utworzenie siłowni dla pracowników stanowi element motywacyjny i służy ich integracji oraz zdrowiu, co w konsekwencji przyczynia się do poprawy jakości i wydajności pracy. Wyjaśniamy, czy zorganizowanie siłowni udostępnionej dla pracowników uprawnia przedsiębiorcę do zaliczenia wydatków na sprzęt sportowy do kosztów uzyskania przychodów. Jakie są zasady amortyzacji urządzeń nabytych w celu wyposażenia siłowni dla pracowników?
Wydatki na utworzenie siłowni dla pracowników a koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Wydatki na utworzenie siłowni przeznaczonej dla pracowników nie zostały wyszczególnione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Nie jest to jednak równoznaczne z tym, że tego typu wydatki podlegają kwalifikacji jako koszty podatkowe w działalności gospodarczej.
Zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe, gdy wydatek:
- pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
- nie znajduje się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów wymienionych art. 23 ust. 1 ustawy o PIT;
- jest właściwie udokumentowany.
Przedsiębiorca będący jednocześnie pracodawcą w celu zakwalifikowania wydatków związanych z utworzeniem siłowni dla pracowników powinien być w stanie wykazać związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu. Podkreślmy, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy, jednak obowiązek wskazania zasadności poniesionego wydatku każdorazowo spoczywa na podatniku. Utworzenie siłowni dla pracowników może być argumentowane przez pracodawcę m.in. jako:
- sposób na budowanie kultury organizacyjnej, marki i wizerunku przedsiębiorstwa;
- przyczynienie się do przywiązania obecnych pracowników do pracodawcy oraz pozyskania nowych;
- pozytywny wpływ na komunikację między pracownikami, umożliwienie im integracji oraz utrzymanie dobrych relacji;
- zwiększenie motywacji do pracy;
- promowanie aktywnego i zdrowego trybu życia wśród pracowników, który przyczyni się do poprawy ich kondycji fizycznej, a w efekcie do większej efektywności w pracy i mniejszej absencji.
Wymienione przesłanki przyczyniają się z kolei pośrednio do zwiększenia zysków osiąganych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przez podatnika będącego jednocześnie pracodawcą. W związku z tym wydatki na utworzenie siłowni dla pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile podatnik wykaże związek przyczynowo-skutkowy między poniesionymi wydatkami a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu.
Potwierdzenie możemy znaleźć w interpretacji indywidualnej (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.314.2017.1.MBD) z 25 października 2017 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.
Fragment uzasadnienia interpretacji: „Z przedstawionego we wniosku zaistniałego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wynika, że wydatki związane ze zorganizowaniem siłowni dla pracowników Spółki przyczynią się do przywiązania pracowników do pracodawcy, a także umożliwią pozyskanie nowych pracowników. Pracownicy, korzystając wspólnie z siłowni, mają okazję do integracji, co pozytywnie wpływa na komunikację wewnątrz firmy i przekłada się na zwiększenie efektywności i jakości pracy, a także sprzyja utrzymaniu ich zdrowia i kondycji fizycznej, co wpływa na ich zdolność do pracy i zaangażowanie, co w konsekwencji przyczyni się do wzrostu przyszłych zysków osiąganych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółki. Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że wydatki poniesione na zorganizowanie siłowni dla pracowników Spółki stanowią/będą stanowiły dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop”.
Siłownia dla pracowników – amortyzacja
Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;
- maszyny, urządzenia i środki transportu;
- inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.
Składnik majątku spełniający łącznie wszystkie powyższe warunki powinien zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych składnika najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania w działalności gospodarczej. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, ustalanej zgodnie z art. 22g ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji (wykazu), do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór.
W przypadku gdy wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 10 000 zł, przedsiębiorca może rozliczyć zakup na 3 sposoby:
- nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych, rozliczając jego wartość bezpośrednio w kosztach podatkowych w miesiącu oddania go do używania;
- wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i dokonać jego jednorazowej amortyzacji w miesiącu oddania go do używania albo w miesiącu następnym;
- wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i amortyzować na zasadach ogólnych.
Jeżeli zatem poszczególne urządzenia, które zostały nabyte przez podatnika w celu wyposażenia siłowni dla pracowników, nie przekraczają kwoty 10 000 zł, a każde z tych urządzeń zostanie zakwalifikowane jako odrębny środek trwały wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a więc kompletny, zdatny do użytku, o okresie użytkowania przekraczającym rok, to podatnik ma możliwość dokonania ich jednorazowej amortyzacji w miesiącu oddania ich do używania albo w miesiącu następnym.
Przykład 1.
Pani Oliwia prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, zatrudniająca 30 pracowników na podstawie umowy o pracę planuje utworzyć dla nich siłownię w siedzibie firmy, wykorzystując do tego celu niezagospodarowane dotąd pomieszczenie. W związku z tym pani Oliwia zamierza nabyć urządzenia takie jak m.in. bieżnia, orbitrek, rower stacjonarny, atlas, maszyny na mięśnie brzucha, klatki piersiowej, barków, bicepsy i tricepsy. Urządzenia mogą być użytkowane odrębnie, a wartość każdego z nich nie przekracza 10 000 zł. Czy nabyte urządzenia mogą zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych odrębnie? Czy można zastosować jednorazową amortyzację? Jeżeli każde urządzenie będzie stanowić kompletny i zdatny do użytku składnik majątku, a okres jego użytkowania przekracza rok, to mogą stanowić odrębne środki trwałe. Wartość początkowa każdego urządzenia nie przekracza 10 000 zł, dlatego pani Oliwia może zastosować jednorazową amortyzację w miesiącu oddania ich do używania albo w miesiącu następnym.
W przypadku gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł, podatnik jest zobowiązany dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych, czyli zgodnie z art. 22h-22m ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Odpisów amortyzacyjnych co do zasady dokonuje się przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie stawek amortyzacyjnych oraz na zasadach, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT. Podkreślamy, że metodę amortyzacji wybiera podatnik przed rozpoczęciem amortyzacji środka trwałego z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. Wybraną metodę należy stosować do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego.
Wydatki na siłownię dla pracowników – interpretacja indywidualna
Interpretacja indywidualna (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.552.2021.2.MM) z 13 września 2021 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczy rozliczenia wydatków na utworzenie siłowni dla pracowników.
Wnioskodawca jest wspólnikiem spółki jawnej z 99% udziałem w spółce, która jako sprzedawca hurtowy elementów składowych i komponentów rolet jest jednocześnie pracodawcą. Celem utworzenia siłowni jest integracja pracowników w sposób, który łączy ich pasje, co w konsekwencji ma zwiększyć ich motywację do pracy. Wnioskodawca chce w ten sposób budować kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa, a także markę i wizerunek. Siłownia będzie służyła promowaniu aktywnego i zdrowego trybu życia wśród pracowników, który przyczyni się do poprawy ich kondycji fizycznej, a w efekcie większej efektywności w pracy i mniejszej absencji. Po godzinach pracy siłownia będzie dostępna dla pracowników i ich rodzin. Siłownia zostanie całkowicie sfinansowana ze środków bieżących działalności gospodarczej, a związane z tym wydatki nie zostaną zwrócone w żaden sposób. W szczególności wnioskodawca nie planuje pobierać opłat za korzystanie z siłowni przez pracowników ani jakichkolwiek innych ekwiwalentów z tego tytułu.
Każde z urządzeń będzie stanowiło samodzielne urządzenie (wartość żadnego z nich nie przekroczy 10 000 zł), natomiast razem będą stanowiły zorganizowaną siłownię w przystosowanym pomieszczeniu w budynku stanowiącym siedzibę firmy. Przewidywany koszt netto to ok. 50 000 zł, na co składać się będą koszty zakupu urządzeń. Każde z urządzeń wnioskodawca planuje zakwalifikować jako odrębny środek trwały i amortyzować jednorazowo lub jeżeli nie będzie to możliwe, to ze stawką 20% metodą liniową, zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych dla grupy 8. Przewidywany okres użytkowania środków trwałych będzie dłuższy niż rok. Środki trwałe będą kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że poniesione wydatki na zorganizowanie siłowni mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. przyczyniają się do poprawy stanu psychicznego pracowników, a tym samym jakości pracy osób zatrudnionych, co ma niewątpliwy wpływ na efekt tej pracy. W związku z tym wydatki, jakie poniósł wnioskodawca na wyposażenie siłowni, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Fragment interpretacji: „[…] wydatki na zakupione urządzenia do siłowni mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy (w odpowiedniej proporcji do Jego udziału w zysku Spółki), jako tzw. koszty pośrednie, tj. poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
Następnie Dyrektor KIS potwierdził, że urządzenia będą stanowić odrębne środki trwałe i mogą zostać wpisane do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a wnioskodawca może dokonać jednorazowej amortyzacji poszczególnych urządzeń wchodzących w skład siłowni w miesiącu oddania ich do używania albo w miesiącu następnym z uwagi na okoliczność, że wartość początkowa poszczególnych środków trwałych nie przekracza 10 000 zł.
Fragment interpretacji: „[…] jeżeli wartość poszczególnych urządzeń wchodzących w skład siłowni nie będzie przekraczać 10 000 zł, a każde z tych urządzeń będzie stanowić odrębny środek trwały, który będzie kompletny i zdatny do użytku, a okres jego użytkowania wyniesie ponad jeden rok oraz będzie on wykorzystywany w działalności gospodarczej Wnioskodawcy prowadzonej w formie Spółki jawnej, to takie urządzenia będą stanowić odrębne środki trwałe i mogą zostać wpisane do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. […] skoro wartość poszczególnych urządzeń stanowiących odrębny środek trwały nie będzie przekraczać 10 000 zł, Wnioskodawca w myśl art. 22 ust. 8 w zw. z art. 22f ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie mógł dokonać ich jednorazowej amortyzacji w miesiącu oddania takiego urządzenia do używania albo w miesiącu następnym”.
