Jak zaksięgować listę płac?

Przedsiębiorca, który w ramach prowadzonej działalności zatrudnia pracowników, ma obowiązek wypłacenia im odpowiedniego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń, które wynikają z zawartej umowy oraz regulaminu wynagrodzeń. Ustalając wysokość wynagrodzenia, należy zwrócić szczególną uwagę na poprawne wyliczenie składek ZUS oraz podatku dochodowego (PIT-4), które proporcjonalnie będą obniżać wysokość wynagrodzenia brutto pracownika. Dokumentem księgowym obrazującym wynagrodzenia pracownika oraz składki ZUS jest lista płac. Generalnie przedsiębiorca nie ma obowiązku sporządzania jej, jednak w praktyce jest to bardzo często stosowany dokument. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak zaksięgować listę płac.

Elementy listy płac

Lista płac jest dokumentem, który potwierdza wysokość pensji pracownika oraz wysokość składek ZUS zarówno tych płaconych przez pracownika, jak i pracodawcę. Listę płac sporządza się na podstawie zawartych z pracownikiem umów, ewidencji czasu pracy, listy obecności czy też informacji o składkach dodatkowych. Sporządzona w poprawny sposób powinna zawierać informacje takie jak:

• nazwę i pozostałe dane pracodawcy,

• imię i nazwisko pracownika,

• nazwę lub numer listy płac,

• okres, którego lista płac dotyczy,

• datę wypłaty wynagrodzenia,

• wysokość wszystkich składek, o które pomniejszone zostało wynagrodzenie,

• potrącenia,

• podstawa naliczania podatku dochodowego,

• wysokość wynagrodzenia brutto,

• wynagrodzenie netto do wypłaty,

• datę sporządzenia listy,

• podpisy osób, które sporządziły listę i osób akceptujących.

W przypadku zatrudniania pracowników zarówno w ramach umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych konieczne jest rozliczanie ich na osobnych listach płac. Jeśli pracownicy zostaliby rozliczeni na jednej liście płac, PIP mógłby ją zakwestionować.

Jak sporządzić listę płac?

Przyjmuje się, że listę płac tworzy się raz w miesiącu, w momencie kiedy pracownikom powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Możliwe jest jednak jej częstsze sporządzanie, zależy to od tego, jakie składniki muszą zostać wypłacone pracownikom, np. odszkodowania czy premie.

Przy tworzeniu listy płac można korzystać z ogólnodostępnych programów do tego przeznaczonych, jednak warto wiedzieć, w jaki sposób naliczyć samodzielnie wszystkie składki.

Składki ubezpieczeniowe

Z wynagrodzenia pracownika pobierany jest szereg składek, część z nich finansowana jest przez pracownika, część przez pracodawcę.

*procent składki na ubezpieczenie wypadkowe jest uzależniony od zakładu pracy

Przykład 1.

Pan Wojciech został zatrudniony na umowę o pracę na której widnieje kwota 3 000 zł.

Ile będzie wynosiło jego wynagrodzenie netto, czyli faktycznie wypłacone?

Składki finansowane przez pracownika

Wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3 000 zł

1. Wynagrodzenie brutto: 3 000 zł

2. Ubezpieczenie emerytalne: 292,80 zł (1. x 9,76%)

3. Ubezpieczenie rentowe:  45 zł (1. x 1,50%)

4. Ubezpieczenie chorobowe: 73,50 zł (1. x 2,45%)

5. Suma ubezpieczeń społecznych: 411,30 zł (2. + 3. + 4.)

6. Podstawa wymiaru na ubezpieczenie zdrowotne: 2588,70 zł (1. - 5.)

7. Koszty uzyskania przychodu: 111,25 zł

8. Podstawa opodatkowania (zaokrąglona do pełnych złotych): 2 477,45 zł (1. - 5. - 7.)

9. Ulga podatkowa: 46,33 zł

10. Zaliczka na podatek dochodowy: 399,61 zł (8. x 18% - 9.)

11. Ubezpieczenie zdrowotne: 232,98 zł (6. x 9%)

• odliczane od podatku: 200,62 zł (6. x 7.75%)

Składki finansowane przez pracodawcę

1. Wynagrodzenia brutto 3 000 zł

2. Ubezpieczenie emerytalne: 292,80 zł (1. x 9,76%)

3. Ubezpieczenie rentowe: 195,00 zł (1. x 6,50%)

4. Ubezpieczenie wypadkowe: 54 zł (1. x 1,80%)

5. Suma składek na ubezpieczenie społeczne: 541,80 zł

6. Fundusz Pracy: 73,50 zł (1. x 2,45%)

7. Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 3,00 zł (1. x 0,10%)

8. Suma składek na FP i FGŚP: 76,50 zł (6. + 7.)

9. Koszt składek za pracownika: 618,30 zł (5. + 8.)

Ogólny koszt zatrudnienia pracownika wynosi:  3 618,30 zł

Jak zaksięgować listę płac?

Jak zaksięgować listę płac? To pytanie często pojawia się w ustach przedsiębiorców, którzy samodzielnie prowadzą rozliczenia swojej firmy.

Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umowy o dzieło lub umowy zlecenie księguje się w kolumnie 12 księgi przychodów i rozchodów. W tej kolumnie ewidencjonuje się więc wynagrodzenia brutto łącznie ze składkami ZUS finansowanymi przez pracowników i zaliczkami na podatek, wypłacanymi pracownikom (w gotówce i w naturze).

Z kolei w kolumnie 13 KPiR (pozostałe wydatki) księguje się koszty składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę oraz składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Księgowanie listy płac - umowa o pracę

Dekretacja kosztów wynagrodzeń przekazanych pracownikom (zatrudnionym na umowę o pracę) do końca miesiąca, za który przysługują, zapisywana jest pod datą faktycznej ich wypłaty. Warunkiem jest, aby opłacić składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym była wypłata. Jeżeli składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę nie zostaną opłacone w ustawowym  terminie, to zaliczamy je do kosztów w dacie ich faktycznej wpłaty.

Wypłata wynagrodzeń do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje wynagrodzenie daje pracodawcy możliwość zaliczenia jej do kosztów w miesiącu, za który są wypłacane. Warunkiem jest ich terminowa wypłata.  

Przykład 2.

W firmie XY wynagrodzenie jest płatne na koniec miesiąca. Wynagrodzenie za styczeń  zostało wypłacone 31 stycznia 2016 r. Składki ZUS od tych wynagrodzeń, finansowane przez płatnika, zostały zapłacone 15 lutego 2016 r.

W takiej sytuacji wydatki z tytułu wynagrodzeń oraz zapłaconych składek ZUS będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.

Przykład 3.

W firmie BC wynagrodzenie jest płatne do 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie za styczeń  zostało wypłacone 10 lutego 2016 r. Składki ZUS od tych wynagrodzeń finansowane przez płatnika, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zostały zapłacone 15 marca 2016 r.

W takiej sytuacji wydatki z tytułu wynagrodzeń stanowią koszty uzyskania przychodów stycznia 2016 r. Z kolei zapłacone składki ZUS należy zaliczyć do kosztów podatkowych marca 2016. Koszty stycznia stanowiłyby one jedynie w sytuacji ich uregulowania do 15 lutego 2016 r.

Księgowanie listy płac - umowy zlecenia, umowy o dzieło

Wynagrodzenia w kwocie brutto księguje się w kolumnie 12 w momencie dokonania ich wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji zatrudnionej osoby.

Składki ZUS w części finansowanej przez płatnika składek (zleceniodawcę) zaliczamy do kosztów podatkowych w momencie ich wpłaty do ZUS.