Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc - co warto wiedzieć?

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy wraz z rozwojem swojej firmy często decydują się na zatrudnienie pracowników. Niektórzy z nich zawierają umowy o pracę, które zazwyczaj dotyczą dłuższego okresu zatrudnienia, lub decydują się na korzystanie z usług zleceniobiorców, zawierając umowy zlecenia. Bez względu na rodzaj zawartej umowy wydatki poniesione na wynagrodzenia mogą zwiększać pulę ponoszonych kosztów podatkowych. Sprawdźmy, jak przebiega księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc!

Czy każde wynagrodzenie może być kosztem podatkowym?

Co do zasady kosztem podatkowym są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, pod warunkiem że nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT, czyli katalogu kosztów bezwzględnie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu. Niewątpliwie wynagrodzenia pracowników mają związek z prowadzoną działalnością i przyczyniają się do uzyskania przychodu. Natomiast aby mogły być ujęte w kosztach podatkowych, musi zostać spełniony dodatkowy warunek. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT kosztem podatkowym nie może być wynagrodzenie, które nie zostało wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji pracownika lub zleceniobiorcy.

Kosztem podatkowym są wyłącznie wynagrodzenia, które zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji.

Przykład 1.

Pan Łukasz prowadzi biuro projektowe i zatrudnia jednego pracownika na umowę o pracę zawartą na czas 2 lat, a w momencie pojawienia się większej liczby zleceń zawiera dodatkowo umowę zlecenie ze stałym zleceniobiorcą. Czy koszty obu umów mogą być traktowane jako koszty podatkowe?

Zarówno umowa o pracę, jak i umowa zlecenie zostały zawarte w celu realizacji zleceń, jakie otrzymuje pan Łukasz, wobec czego mają bezpośredni związek z uzyskiwanym przychodem. Aby wynagrodzenia wynikające z tych umów mogły być ujęte w kosztach podatkowych, muszą zostać wypłacone lub postawione do dyspozycji.

Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc, czyli kiedy wykazać koszt

Wypłata wynagrodzeń w KPiR ujmowana jest w kolumnie 12., która przeznaczona jest do wpisywania wynagrodzeń brutto łącznie ze składkami ZUS finansowanymi przez pracowników i zaliczkami na podatek. W kolumnie tej wpisu dokonuje się na podstawie listy płac lub innych dokumentów, np. rachunku do umowy zlecenia, na których pracownik potwierdza otrzymane kwoty z tytułu wykonanej pracy.

Księgowanie wynagrodzenia z umowy o pracę za poprzedni miesiąc

Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc pracownika zatrudnionego na umowę o pracę w KPiR wymaga wzmożonej uwagi. Zgodnie z art. 85 §2 Kodeksu pracy wynagrodzenie za pracę musi być wypłacane nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Jeżeli 10. dzień następnego miesiąca przypada w sobotę lub święto, czyli dzień wolny od pracy, wynagrodzenie powinno zostać wypłacone w dniu poprzedzającym.

W przypadku wypłaty wynagrodzenia pomiędzy 1. a 10. dniem kolejnego miesiąca pracodawca może ująć listę płac do kosztów tego miesiąca, którego dotyczy. Natomiast w przypadku wynagrodzenia wypłaconego dopiero po 10. dniu następnego miesiąca pracodawca księguje listę płac pod datą dokonania wypłaty.

Przykład 2.

Pan Jan prowadzi warsztat samochodowy i wypłaca swoim pracownikom wynagrodzenia do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne.

Wynagrodzenia za styczeń 2021 roku zostały wypłacone 10 lutego 2021 roku. Czy księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc w okresie, którego faktycznie dotyczą wypłaty, jest prawidłowe?

Tak, z racji tego, że wynagrodzenia zostały wypłacone w terminie, pan Jan może ująć je w kolumnie 12. KPiR w styczniu 2021 roku.

Przykład 3.

Pani Anna prowadzi salon kosmetyczny i zatrudnia na umowę o pracę dwóch pracowników. Wynagrodzenia wypłacane są w ostatnim dniu każdego miesiąca. Kiedy pani Anna może ująć w kosztach wydatki poniesione na wynagrodzenia?

Z racji tego, że wypłata wynagrodzeń następuje w tym samym miesiącu, którego dotyczy, pani Anna ujmuje koszt wynagrodzeń w KPiR w miesiącu wypłaty.

Przykład 4.

Pani Katarzyna prowadzi sklep spożywczy i wypłaca wynagrodzenia z tytułu umów o pracę gotówką w kasie. Wypłaty realizowane są każdego 5. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeden z pracowników z powodu choroby pobrał wynagrodzenie dopiero 15 kwietnia za marzec. Kiedy pani Katarzyna może ująć koszt wynagrodzeń w KPiR?

W związku z tym, że wynagrodzenia zostały postawione do dyspozycji pracowników w obowiązującym terminie, to pomimo późniejszej wypłaty z winy pracownika w kwietniu pani Katarzyna może całą kwotę wypłaconych wynagrodzeń ująć w kosztach marca.

Przykład 5.

Pan Aleksander prowadzi firmę informatyczną i zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Wynagrodzenia za kwiecień 2021 roku zostały wypłacone w dwóch transzach – 50% wynagrodzeń wypłacono 10 maja i 50% wynagrodzeń wypłacono 15 maja. Kiedy pan Aleksander będzie mógł ująć wynagrodzenia w kosztach?

Wynagrodzenia wypłacone w obowiązującym terminie, czyli do 10 maja za kwiecień, mogą zostać ujęte w kolumnie 12. KPiR jako koszt w maju. Natomiast księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc, które zostało wypłacone po terminie, czyli 15 maja za kwiecień, musi mieć miejsce w miesiącu wypłaty, tzn. pan Aleksander ujmie ten wydatek w KPiR w maju.

Przykład 6.

Pani Grażyna wypłaca wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. W kwietniu 2021 roku 10 kwietnia przypadł w sobotę, a więc pani Grażyna wypłaciła wynagrodzenie w poniedziałek, czyli 12 kwietnia. Czy księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc w kosztach marca będzie prawidłowe?

Nie, aby dochować terminów wypłaty wynagrodzeń, a tym samym ująć wypłacone za marzec wynagrodzenia w kosztach marca, pani Grażyna powinna dokonać wypłaty w piątek 9 kwietnia. Wypłacając wynagrodzenia 12 kwietnia, może ująć je w kosztach dopiero w kwietniu, czyli miesiącu wypłaty.

Księgowanie wynagrodzenia z umowy zlecenia za poprzedni miesiąc

W przypadku zatrudniania pracowników na podstawie umowy zlecenia księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc nie wymaga od przedsiębiorcy takiej uwagi jak w przypadku umowy o pracę. Jeśli chodzi o umowy zlecenia, wynagrodzenia są kosztem w miesiącu, w którym zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji. W tej sytuacji nie ma znaczenia faktyczny dzień wypłaty, tak jak ma to miejsce w przypadku wynagrodzeń wynikających z umowy o pracę.

Przykład 7.

Pani Danuta prowadzi firmę XYZ i na okres sezonu letniego podpisuje umowy zlecenia, pozyskując tym samym dodatkowych pracowników. Wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia pani Danuta wypłaca każdego 5. dnia kolejnego miesiąca. Czy księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc zgodnie z okresem, którego dotyczą, jest prawidłowe?

Nie, w przypadku umowy zlecenia wypłacone wynagrodzenie może być ujęte w kolumnie 12. KPiR jako koszt dopiero w miesiącu, w którym zostało wypłacone. Czyli wynagrodzenie za kwiecień wypłacone 5 maja może być ujęte w KPiR dopiero w maju.

Przykład 8.

Pan Bartłomiej zatrudnia trzech pracowników na umowę zlecenie. Wynagrodzenia wypłaca gotówką w kasie zawsze w ostatnim dniu miesiąca. Jeden ze zleceniobiorców zgłosił się po wypłatę za maj 1 czerwca. Jak powinno wyglądać księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc w przypadku tego pracownika?

W związku z tym, że pan Bartłomiej postawił do dyspozycji wynagrodzenia zgodnie z terminem, czyli w dniu ostatniego dnia miesiąca, to pomimo faktycznej wpłaty 1. dnia kolejnego miesiąca cały koszt wynagrodzeń za maj może zostać ujęty w KPiR w maju.

Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę czy umowy zlecenia nie są księgowane memoriałowo. Oznacza to, że w przypadku wynagrodzeń za grudzień wypłaconych w styczniu kolejnego roku ustawodawca nie wprowadził szczególnych zasad ujmowania ich w KPiR. Księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc w tej sytuacji przebiega w standardowy sposób.

Podsumowując, księgowanie wynagrodzenia za poprzedni miesiąc uzależnione jest od rodzaju zawartej z pracownikiem umowy – o pracę lub zlecenia. W obu przypadkach wynagrodzenie może być traktowane jako koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.