Poradnik Przedsiębiorcy

JPK VAT a faktura z błędną nazwą odbiorcy - jak skorygować plik?

Prowadzę działalność gospodarczą i otrzymałem fakturę z błędna nazwą odbiorcy. Jak powinnam postąpić w związku z tym? JPK VAT a faktura z błędną nazwą odbiorcy – jakie są interpretacje prawne w związku z taką sytuacją? Jak powinien postąpić kupujący, w sytuacji gdy ustali, że sprzedawca popełnił błąd i na fakturze wpisał błędną nazwę nabywcy?

Weronika, Jelenia Góra

 

Faktury otrzymywane przez przedsiębiorców dość często zawierają różnego rodzaju błędy. Ustawodawca w związku z tym przewidział kilka dostępnych możliwości poprawy pomyłek stosowanych w zależności od rodzaju popełnionego błędu. Sprawę tę reguluje art. 106j oraz art. 106k ustawy o VAT

Błędna nazwa odbiorcy na fakturze VAT

W sytuacji otrzymania faktury VAT z błędnymi danymi nabywcy postępowanie różni się w zależności od tego, czy konieczne zmiany dotyczą drobnych błędów (np. jest to niepoprawna nazwa ulicy lub błąd w NIP-ie) czy dotyczy zmian wpływających na wielkość podatku.

Pomyłki drobne (zwane również błędami formalnymi na fakturze) dotyczące danych nabywcy można zgodnie z przepisami poprawiać w dwojaki sposób: notą korygującą bądź fakturą korygującą.

Nota korygująca jest dokumentem generowanym przez nabywcę faktury. Tak więc w sytuacji gdy na otrzymanym dokumencie podatnik zauważy drobne błędy formalne - takie jak np. błędne imię, nazwisko, adres – ma on prawo sporządzić notę korygującą.

Wystawiony dokument należy przekazać wystawcy faktury. Zgodnie bowiem z art. 106k ust. 2 ustawy o VAT nota korygująca wymaga akceptacji przez podmiot, który wystawił fakturę. Przepisy nie wskazują jasno formy akceptacji noty, nakazują jedynie, że musi ona zostać zaakceptowana. W związku z tym zarówno forma, jak i termin akceptacji są dowolne. Może być to np. podpis, mail.Wystawiając notę korygującą, nabywca nie może dokonać zmian w wartościach faktury.Ponadto, jak wcześniej wspominaliśmy, drobne błędy mogą być poprawione również za pomocą faktury korygującej dane formalne. Dokument ten sporządza wystawca faktury pierwotnej, w sytuacji gdy błąd dotyczy elementów opisowych faktury (imię, nazwisko, adres itp). Na wygenerowanej fakturze korygującej powinny znajdować się błędne dane nabywcy przed korektą oraz prawidłowe dane nabywcy po korekcie. Ponadto ustawodawca w tym przypadku nie narzuca obowiązku otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej.

JPK VAT a faktura z błędną nazwą odbiorcy – po stronie nabywcy

Otrzymując fakturę z błędną nazwą nabywcy, gdy jednocześnie pozostałe dane są poprawne (NIP oraz adres), podatnik ma prawo ująć dany dokument w ewidencji kosztów oraz dokonać odliczenia podatku VAT. Faktura ta podlega również wykazania w strukturze JPK VAT. Błąd w nazwie nabywcy jest bowiem błędem formalnym i nie ma wpływu na ważność faktury, pod warunkiem że inne elementy zawarte na fakturze jednoznacznie pozwalają określić strony transakcji. Przedsiębiorca w zaistniałej sytuacji powinien wystawić notę korygującą (jeżeli nie otrzyma od sprzedawcy faktury korygującej dane formalne), w której zostanie wykazana poprawna nazwa nabywcy. Ważne jest również, że odbiorca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z wadliwie wystawionej faktury w terminach przewidzianych w ustawie o VAT, nawet gdy w tych terminach nabywca nie otrzyma podpisanej przez wystawcę faktury, noty korygującej. Wady techniczne bowiem nie mają wpływu na możliwość odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę, przy spełnieniu przesłanek z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

JPK VAT a faktura z błędną nazwą odbiorcy – po stronie sprzedawcy

W sytuacji gdy sprzedawca w przypadku błędu w nazwie nabywcy nie otrzyma od niego noty korygującej, powinien sam wystawić fakturę korygującą dane formalne. Wówczas po stronie dostawcy istnieje obowiązek wykazania w rejestrze sprzedaży VAT oraz strukturze JPK VAT faktury z błędną nazwą nabywcy. Błąd w nazwie nabywcy nie ma bowiem wpływu na obowiązek rozliczenia podatku VAT należnego z tytułu zrealizowanej transakcji.

Co ważne, gdy oba dokumenty – zarówno dokument pierwotny, jak i faktura korygująca – zostaną wygenerowane w tym samym okresie rozliczeniowym, w pliku JPK VAT mogą zostać ujęte pod jednym zapisem. Wówczas w pliku JPK VAT należy wykazać dokument z poprawnymi danymi nabywcy.

Z kolei w sytuacji gdy faktura korygująca została wystawiona już po złożeniu struktury JPK VAT za dany okres, a więc w wygenerowanym oraz przesłanym pliku JPK VAT, sprzedawca wykazał błędne dane nabywcy wynikające z wystawionej faktury pierwotnej – należy złożyć korektę JPK VAT. Ponadto należy pamiętać, że w poprawnie sporządzonej korekcie JPK VAT przedsiębiorca powinien wykazać oba dokumenty – zarówno fakturę pierwotną z błędnymi danymi nabywcy, jak i fakturę korygującą, w której zmieniono nieprawidłowe dane nabywcy.