Prowadzę działalność gospodarczą i otrzymałem fakturę z błędna nazwą odbiorcy. Jak powinnam postąpić w związku z tym? JPK VAT a faktura z błędną nazwą odbiorcy – jakie są interpretacje prawne w związku z taką sytuacją? Jak powinien postąpić kupujący, w sytuacji gdy ustali, że sprzedawca popełnił błąd i na fakturze wpisał błędną nazwę nabywcy?
Weronika, Jelenia Góra
Faktury otrzymywane przez przedsiębiorców dość często zawierają różnego rodzaju błędy. Ustawodawca w związku z tym przewidział kilka dostępnych możliwości poprawy pomyłek stosowanych w zależności od rodzaju popełnionego błędu. Sprawę tę reguluje art. 106j oraz art. 106k ustawy o VAT.
Błędna nazwa odbiorcy na fakturze VAT
W sytuacji otrzymania faktury VAT z błędnymi danymi nabywcy postępowanie różni się w zależności od tego, czy konieczne zmiany dotyczą drobnych błędów (np. jest to niepoprawna nazwa ulicy lub błąd w NIP-ie) czy dotyczy zmian wpływających na wielkość podatku.
Pomyłki drobne (zwane również błędami formalnymi na fakturze) dotyczące danych nabywcy można zgodnie z przepisami poprawiać w dwojaki sposób: notą korygującą bądź fakturą korygującą.
Nota korygująca jest dokumentem generowanym przez nabywcę faktury. Tak więc w sytuacji gdy na otrzymanym dokumencie podatnik zauważy drobne błędy formalne - takie jak np. błędne imię, nazwisko, adres – ma on prawo sporządzić notę korygującą.
Wystawiony dokument należy przekazać wystawcy faktury. Zgodnie bowiem z art. 106k ust. 2 ustawy o VAT nota korygująca wymaga akceptacji przez podmiot, który wystawił fakturę. Przepisy nie wskazują jasno formy akceptacji noty, nakazują jedynie, że musi ona zostać zaakceptowana. W związku z tym zarówno forma, jak i termin akceptacji są dowolne. Może być to np. podpis, mail.
JPK VAT a faktura z błędną nazwą odbiorcy – po stronie nabywcy
Otrzymując fakturę z błędną nazwą nabywcy, gdy jednocześnie pozostałe dane są poprawne (NIP oraz adres), podatnik ma prawo ująć dany dokument w ewidencji kosztów oraz dokonać odliczenia podatku VAT. Faktura ta podlega również wykazania w strukturze JPK VAT. Błąd w nazwie nabywcy jest bowiem błędem formalnym i nie ma wpływu na ważność faktury, pod warunkiem że inne elementy zawarte na fakturze jednoznacznie pozwalają określić strony transakcji. Przedsiębiorca w zaistniałej sytuacji powinien wystawić notę korygującą (jeżeli nie otrzyma od sprzedawcy faktury korygującej dane formalne), w której zostanie wykazana poprawna nazwa nabywcy. Ważne jest również, że odbiorca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z wadliwie wystawionej faktury w terminach przewidzianych w ustawie o VAT, nawet gdy w tych terminach nabywca nie otrzyma podpisanej przez wystawcę faktury, noty korygującej. Wady techniczne bowiem nie mają wpływu na możliwość odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę, przy spełnieniu przesłanek z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
JPK VAT a faktura z błędną nazwą odbiorcy – po stronie sprzedawcy
W sytuacji gdy sprzedawca w przypadku błędu w nazwie nabywcy nie otrzyma od niego noty korygującej, powinien sam wystawić fakturę korygującą dane formalne. Wówczas po stronie dostawcy istnieje obowiązek wykazania w rejestrze sprzedaży VAT oraz strukturze JPK VAT faktury z błędną nazwą nabywcy. Błąd w nazwie nabywcy nie ma bowiem wpływu na obowiązek rozliczenia podatku VAT należnego z tytułu zrealizowanej transakcji.
Co ważne, gdy oba dokumenty – zarówno dokument pierwotny, jak i faktura korygująca – zostaną wygenerowane w tym samym okresie rozliczeniowym, w pliku JPK VAT mogą zostać ujęte pod jednym zapisem. Wówczas w pliku JPK VAT należy wykazać dokument z poprawnymi danymi nabywcy.
Z kolei w sytuacji gdy faktura korygująca została wystawiona już po złożeniu struktury JPK VAT za dany okres, a więc w wygenerowanym oraz przesłanym pliku JPK VAT, sprzedawca wykazał błędne dane nabywcy wynikające z wystawionej faktury pierwotnej – należy złożyć korektę JPK VAT. Ponadto należy pamiętać, że w poprawnie sporządzonej korekcie JPK VAT przedsiębiorca powinien wykazać oba dokumenty – zarówno fakturę pierwotną z błędnymi danymi nabywcy, jak i fakturę korygującą, w której zmieniono nieprawidłowe dane nabywcy.
