Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z określonym ryzykiem. Przedsiębiorca musi liczyć się z możliwością ponoszenia różnych kar umownych, związanych z niewłaściwym wywiązywaniem się z zawartych umów. Kary te wynikają m.in. z błędów podwykonawców, opóźnień dostaw, sporów z kontrahentami. Jak w takiej sytuacji powinny zostać ujęte zapłacone kary? Na podstawie Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kary umowne w niektórych przypadkach zalicza się do kosztów uzyskania przychodów. A oto wyjaśnienie.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych oraz odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Tak więc kary umowne związane z innymi zdarzeniami, takimi jak opóźnienie w projekcie, nie zostały wyłączone z kategorii kosztów uzyskania przychodów. Aby zaliczyć wydatek z tytułu kary umownej do kosztów:
- musi on pozostawać w bezpośrednim związku przyczynowym z uzyskanym przychodem,
- przedsiębiorca powinien wykazać, iż nie mógł uniknąć poniesienia wydatków z tytułu kary umownej z powodu przyczyn od siebie niezależnych.
Przyczyny niezależne od przedsiębiorcy to m.in. błędy podwykonawcy, klęski żywiołowe, opóźnienia w dostawie towarów, spory z kontrahentami. Kary umowne wynikające z wymienionych przyczyn zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów i ujmuje się je w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki.
Zdarzają się również sytuacje, kiedy na skutek zmian gospodarczych np. inflacji, rozpoczęta inwestycja staje się nieopłacalna. Wtedy przedsiębiorca, po przeprowadzeniu odpowiedniej analizy opłacalności oraz określeniu wszelkich możliwych za i przeciw, może stwierdzić, iż bardziej korzystne jest dla niego odstąpienie od umowy. Wtedy podatnik dobrowolnie podporządkowuje się określonej karze, której wysokość wynika bezpośrednio z zawartej z kontrahentem umowy. Aby tak postąpić, podatnik musi jednak posiadać odpowiednią dokumentację przedstawiającą zestawienie możliwych korzyści oraz strat. Z zestawienia porównującego oba rozwiązania (dokończenie inwestycji oraz zerwanie umowy), powinno jasno wynikać, iż bardziej opłacalne dla podatnika jest zerwanie umowy oraz zapłacenie kary. W takiej sytuacji wydatki poniesione z tego tytułu również można zaliczyć na poczet kosztów uzyskania przychodów.
Trzeba jednak zauważyć, iż nie wszystkie kary umowne stanowią koszty uzyskania przychodów. Przede wszystkim, podatnik nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów kar będących efektem opóźnienia, za które sam ponosi odpowiedzialność. Chodzi tutaj o opóźnienia wynikające z jego własnego niedbalstwa czy niestaranności, przez co dany projekt/umowa nie mogły zostać zrealizowane w określonym terminie. Wtedy też nie można uznać poniesionej kary za koszt uzyskania przychodów.
Zaliczanie kar umownych do kosztów uzyskania przychodów jest kwestią sporną ze względu na charakter niedotrzymania umowy i ponoszoną z tego tytułu odpowiedzialność. W związku z tym podatnik, aby mógł dokonać zaliczenia otrzymanych kar do kosztów uzyskania przychodów, musi posiadać odpowiednią dokumentację. Celem tej dokumentacji jest potwierdzenie prawidłowości przyjętego sposobu działania oraz właściwego ujęcia otrzymanych kar umownych.
