Kary umowne niejednokrotnie dotyczą umów, zawieranych przez przedsiębiorców w ramach prowadzonych przez nich działalności gospodarczych. Czy wobec tego opłacenie takiej należności może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, a co za tym idzie - zmniejszyć podstawę opodatkowania?
Co do zasady, jeśli kary umowne dotyczą umów zawieranych w ramach przedsiębiorstwa, uznaje się, że wpływa ona na uzyskanie przychodu bądź też na zabezpieczenie lub utrzymanie źródła tego przychodu. Jednakże, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 19 ustawy o PIT istnieje pewien zakres kar umownych, które kosztem firmowym stać się nie mogą. Zalicza się do nich kary nałożone z tytułu:
- wad dostarczonych towarów,
- wad wykonanych robót i usług,
- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
- zwłoki w działaniu mającym usunąć wadę towaru,
- zwłoki w usunięciu wykonanych robót lub usług.
Jak więc widać, kary ponoszone z powodu wad towarów bądź usług nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo kosztem nie stanie się kara z innego tytułu, natomiast będąca wynikiem niedbalstwa, złamania przepisów itp.
Natomiast w przypadku, gdy przewinienie kontrahenta dotyczy czegoś innego niż wada towaru lub usługi, kara może zostać zaliczona do kosztów. Przykładem jest tu niedostarczenie w terminie wolnych od wad towarów, jeśli podatnik udowodni, że dołożył wszelkich starań, aby jednak udało się dokończyć dostawę terminowo. Inna sytuacja dotyczy np. zerwania umowy z kontrahentem, jeśli okaże się, że zapłata kary będzie bardziej opłacalna niż kontynuacja umowy. W takiej sytuacji opłacenie kary jest traktowane jako ekonomicznie uzasadnione, jednakże wśród organów podatkowych zdarzają się w tej kwestii podzielone zdania.
Jeśli podatnik zdecyduje, że zapłacona przez niego kara może stanowić koszt uzyskania przychodu, powinien zaksięgować ją jako koszt zgodnie z datą jego poniesienia, czyli datą dokonania zapłaty.
