Poradnik Przedsiębiorcy

Odliczanie VAT od pojazdów wykorzystywanych w celach firmowych

Przedsiębiorca wykorzystujący w prowadzonej działalności gospodarczej pojazd ma możliwość odliczenia od niego podatku VAT. Odliczanie VAT od pojazdów użytkowanych w działalności zależne jest jednak od wielu czynników, które wskażemy w niniejszym artykule.

Odliczanie VAT od pojazdu a jego rodzaj

Podatnik prowadzący działalność opodatkowaną może odliczyć podatek VAT od wydatków firmowych w takiej części, w jakiej tej działalności dotyczy. Wydatki eksploatacyjne związane z pojazdem wykorzystywanym w prowadzonej działalności opodatkowanej zaliczają się do kosztów z nią związanych, zatem uprawniają podatników do odliczenia podatku VAT. Jednym z głównych kryteriów uzależniających wysokość podatku VAT do odliczenia jest rodzaj pojazdu. Te spełniające definicję pojazdu ciężarowego stanowią grupę pojazdów uprawniających do odliczeń 100% podatku VAT, ponieważ ich konstrukcja z tytułu definicji wskazuje na całkowitą ich eksploatację do celów wyłącznie firmowych. Natomiast w przypadku pojazdów osobowych podatnik może odliczyć 50% VAT, jeśli pojazd jest użytkowany do celów mieszanych (prywatnych i firmowych), lub 100%, jeśli spełni dodatkowe warunki, które potwierdzą, że z pojazdu korzysta się tylko do celów firmowych.

Odliczanie VAT od pojazdów dotyczy zarówno faktury zakupu pojazdu, jego części składowych, kosztów poniesionych z nabyciem, jak i wydatków eksploatacyjnych, w tym także kosztów leasingu, najmu czy dzierżawy, opłat parkingowych czy za przejazd autostradą.

Przepisy podatkowe nie wskazują definicji pojazdu osobowego czy ciężarowego, odwołują się natomiast do ustawy Prawo o ruchu drogowym. Zgodnie z art. 2 pkt. 40 wspomnianego dokumentu za samochód osobowy uznaje się pojazd samochodowy, którego konstrukcja pozwala na przewóz nie więcej niż 9 osób (łącznie z kierowcą) oraz ich bagażu. Natomiast art. 2 pkt. 42 definiuje pojazd ciężarowy jako pojazd samochodowy, którego konstrukcja pozwala na przewożenie ładunków. Pojazdem ciężarowym jest także samochód ciężarowo-osobowy, który pozwala na przewóz ładunków oraz osób od 4 do 9 (łącznie z kierowcą).

Odliczanie VAT od pojazdów z uwagi na sposób użytkowania

W przypadku pojazdu osobowego wysokość odliczenia przysługująca podatnikowi jest uzależniona od sposobu wykorzystania pojazdu w firmie. Od kosztów związanych z pojazdem można zatem odliczyć:

  • 50% VAT, jeśli jest wykorzystywany do celów prywatno-firmowych;

  • 100% VAT, jeśli jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych.

Aby podatnik miał możliwość odliczenia 100% VAT, konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków: 

  • stworzenia regulaminu użytkowania pojazdu;

  • zgłoszenia pojazdu jako użytkowanego do celów wyłącznie firmowych do urzędu skarbowego na VAT-26;

  • prowadzenia kilometrówki.

Formularz VAT-26 należy złożyć do własnego urzędu skarbowego najpóźniej w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem.

Niezłożenie formularza w terminie powoduje, iż podatnik nie może dokonać odliczenia VAT w wysokości 100%.

Przykład 1.

Pan Jan kupił pojazd za 12 300 zł (2300 zł VAT) 20 marca 2020 roku. Pojazd miał być wykorzystywany jedynie w celach firmowych, więc pan Jan miał złożyć formularz VAT-26 do urzędu celem jego zgłoszenia – zrobił to 30 marca 2020 roku, sporządził regulamin wykorzystywania pojazdu i zaczął prowadzić kilometrówkę VAT. Czy od faktury zakupu będzie mógł odliczyć 100%?

Pan Jan nie będzie mógł odliczyć 100% VAT od wskazanej faktury zakupu pojazdu, ponieważ nie złożył formularza VAT-26 w terminie 7 dni od dnia zakupu pojazdu. Po zgłoszeniu pojazdu będzie mógł natomiast (spełniając pozostałe warunki) korzystać ze 100% odliczenia VAT wobec wydatków związanych z pojazdem poniesionych po dniu jego zgłoszenia.

Odliczanie VAT od pojazdów w wysokości 100%

Tak jak wskazano, 100% odliczenie VAT może dotyczyć pojazdów osobowych po spełnieniu dodatkowych warunków oraz pojazdów ciężarowych. Warto wskazać, iż za pojazdy ciężarowe mogą być uważane pojazdy o masie całkowitej większej niż 3,5 tony, które zgodnie z art. 86a ust. 9 ustawy o VAT:

  • są pojazdami innymi niż samochody osobowe;

  • mają jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i są sklasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju jako wielozadaniowy lub van;

  • posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

  • są pojazdami specjalnymi (na podstawie wydanych dokumentów), które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń: agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy;

  • konstrukcyjnie przeznaczone są do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Dokumentem potwierdzającym, że pojazd jest samochodem ciężarowym, jest dodatkowe badanie techniczne przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów, uwierzytelnione wydanym zaświadczeniem (VAT-1a, VAT-1b, VAT-2) oraz stosowną adnotacją w dowodzie rejestracyjnym.

Odliczanie VAT od pojazdu – jak wpływa na KPiR?

Od 1 stycznia 2019 roku ustawodawca wprowadził ograniczenie w wysokości odliczanych kosztów związanych z pojazdami, które jest uzależnione od rodzaju i sposobu użytkowania pojazdu w firmie. Zgodnie z powyższym dokonano następującego podziału:

  • samochód prywatny, niestanowiący firmowego majątku: 20%;

  • samochód firmowy, użytkowany do celów mieszanych: 75%;

  • samochód firmowy, użytkowany wyłącznie do celów firmowych: 100%.

W przypadku pojazdów ciężarowych podatnikowi przysługuje odliczenie 100% VAT oraz ujęcie w kosztach 100% poniesionego wydatku bez żadnych dodatkowych formalności.

Zgodnie z powyższym wartość 20% oraz 75% stanowi iloczyn sumy wartości netto poniesionego wydatku oraz wartości nieodliczonego podatku VAT.

Przykład 2.

Podatnik wykorzystuje w firmie pojazd stanowiący jego środek trwały z 50% odliczeniem VAT. W maju poniósł koszt związany z jego naprawą na wartość 260 zł brutto (59,80 zł). Jaką wartość podatnik będzie mógł ująć w KPiR?

Podatnik będzie mógł ująć w kosztach 172,44 zł, czyli 75% x (200,20 zł + 29,90 zł).

Podsumowując, odliczanie VAT od pojazdu zależne jest od rodzaju i sposobu wykorzystania pojazdu w działalności – czy jest to ono mieszane (prywatno-firmowe), czy tylko w celach firmowych. Odliczenia można dokonać w wysokości 100% lub 50% wartości podatku naliczonego na fakturze zakupu związanej z pojazdem.

Odliczanie VAT od pojazdów w wfirma.pl

Użytkownicy systemu wfirma.pl mogą korzystać z automatycznego odliczania podatku VAT od wydatków zaksięgowanych w systemie na podstawie wprowadzonych ustawień. W tym celu należy dodać pojazd w zakładce EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD i określić jego rodzaj i sposób użytkowania w działalności:

  • tylko w działalności 

oraz

  • prywatnie lub w działalności.

Odliczanie VAT od pojazdów

Po odpowiednim wprowadzeniu pojazdu system będzie automatycznie ujmował odpowiednie wartości w KPiR i rejestrze VAT, biorąc pod uwagę sposób wykorzystania pojazdu w działalności podczas księgowania faktur zakupu obejmujących: