Poradnik Przedsiębiorcy

Mała księgowość – dla kogo jest przeznaczona i jak ją prowadzić?

Właściciele mikro- i małych firm, którzy spełniają kryteria przychodowe, mają możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości w oparciu o księgę przychodów i rozchodów. Uproszczona, czyli tzw. mała księgowość, pozwala na zaoszczędzenie zarówno czasu, jak i środków finansowych, których rozliczanie przy pomocy ksiąg rachunkowych (tzw. pełnej księgowości) niewątpliwie pochłania o wiele więcej. W niniejszym artykule przedstawimy na czym polega mała księgowość, jakie warunku należy spełniać, żeby móc z niej korzystać oraz jak ją prowadzić.

Czym jest mała księgowość i kiedy znajduje zastosowanie?

Mała księgowość to forma księgowości uproszczonej przeznaczona dla mikro- i małych przedsiębiorców. Opiera się ona głównie na prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów zryczałtowanego podatku dochodowego. Księgowość uproszczona jest przeznaczona dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą samodzielnie bądź w formie spółki cywilnej. Z tego rodzaju księgowości skorzystać mogą także spółki prawa osobowego, tj. spółki jawne oraz partnerskie. Konieczność prowadzenia pełnej księgowości dotyczy natomiast spółek osobowych komandytowych i komandytowo-akcyjnych oraz spółek kapitałowych – spółek z o.o. i akcyjnych.

Wskazane podmioty mogą korzystać z małej księgowości jedynie w sytuacji, gdy przychody z ich działalności nie przekraczają 2 milionów euro liczonych w poprzednim roku rachunkowym. Po przekroczeniu wskazanego limitu przedsiębiorca ma obowiązek przejść na pełną księgowość, czyli rozliczanie się przy pomocy ksiąg rachunkowych.Dla polskich przedsiębiorców limit jest obliczany w złotych, biorąc pod uwagę średni kurs euro ustalony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedzający dany rok. Limit na rok 2019 wynosi 8 559 000 zł (2 000 000 euro × 4,2795 zł), na rok 2020 wynosi 2.000.000 euro x 4,3734 zł/euro = 8.746.800 zł[alert-info]Ponadto przedsiębiorca, który skorzysta z księgowości uproszczonej, może skorzystać wyłącznie z opodatkowania na zasadach ogólnych, czyli 17% (17,75% do końca 2019 roku) i 32% lub opodatkowania liniowego – 19%.

Kiedy należy wybrać rodzaj prowadzonej księgowości?

Formę księgowości należy wybrać już podczas rejestracji działalności gospodarczej. Informację o prowadzeniu uproszczonej bądź pełnej księgowości należy zamieścić w formularzu CEIDG-1. Łącznie z rejestracją księgowości trzeba zdecydować o okresach płatności – miesięcznym bądź kwartalnym.

Formularz CEIDG-1 można złożyć przy pomocy:

  • wniosku online – podpisując go podpisem elektronicznym lub za pomocą profilu zaufanego (tzw. EPUAP);
  • przygotowanego wniosku online, wydrukowanego i złożonego bezpośrednio w urzędzie miasta lub gminy;
  • wypełnionego ręcznie na formularzu pobranym i złożonym w urzędzie miasta lub gminy;
  • złożenia wniosku w formie listownej na adres urzędu miasta lub gminy – przy wyborze tej opcji nieodzowny jest podpis wniosku potwierdzony notarialnie.

Mała księgowość - limity

Mała księgowość a księga przychodów i rozchodów

Mikro- i mali przedsiębiorcy rozliczenia z prowadzonej działalności opierają głównie na księdze przychodów i rozchodów (dalej jako KPiR). KPiR to prosta ewidencja pozwalająca zapisywać przychody i koszty firmy. Dzięki niej przedsiębiorca może z łatwością wyliczyć kwoty zaliczki na podatek dochodowy. Z kolei podatek ten opłacać mogą na zasadach ogólnych – 17% (17,75% do końca 2019 roku) lub 32% (po przekroczeniu limitu przychodów) lub w formie liniowej – niezmiennie w wysokości 19%.

KPiR należy założyć w dniu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej albo 1 stycznia danego roku podatkowego w przypadku przejścia z pełnej na uproszczoną księgowość. Omawiana ewidencja może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Rozliczenie z KPiR powinno zostać sporządzone do 20. dnia ostatniego miesiąca wybranego okresu rozliczeniowego.

Prócz przychodów omawiana księga posiada także ewidencję rozchodów, czyli kosztów. Mogą one być ujęte w dwojaki sposób – metodą memoriałową bądź uproszczoną. Memoriałowa metoda rozliczania kosztów polega na podzieleniu kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem. Koszty pośrednie obejmujące dwa lata podatkowe należy podzielić proporcjonalnie na lata, których dotyczą. W metodzie uproszczonej koszty wykazuje się w dacie ich poniesienia.

Mała księgowość a ryczałt ewidencjonowany

Przedsiębiorcy uprawnieni do rozliczania się w uproszczonej formie zamiast KPiR, mają prawo skorzystać z formy opłacania podatku w postaci ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Przedsiębiorca, korzystając z ewidencji, ma obowiązek wyliczenia podatku wyłącznie od osiągniętych w danym roku przychodów, koszty nie są w żaden sposób brane pod uwagę.

Nie wszyscy przedsiębiorcy mogą jednak skorzystać z ryczałtu. Nie wybiorą go podmioty, które prowadzą działalność w zakresie:

  • wykonywania wolnych zawodów, z wyjątkiem lekarza, technika dentystycznego, felczera, położnej, pielęgniarki, tłumacza oraz nauczyciela;
  • prowadzenia aptek, lombardów oraz kantorów;
  • wytwarzania wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii;
  • działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.

[alert-info]Zasadniczo możemy wyróżnić pięć stawek podatku ryczałtowego: 20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3% i 2%. Podatek ten zależny jest od rodzaju prowadzonej działalności.

Mała księgowość a VAT

Oprócz rozliczania się z KPiR lub ryczałtu ewidencjonowanego, podmiot prowadzący działalność gospodarczą, będący jednocześnie czynnym podatnikiem VAT, ma obowiązek prowadzenia rejestru VAT zakupu i sprzedaży. Rejestr ten jest niezbędny do wyliczenia wysokości zobowiązania z tytułu podatku od towarów i usług. Na podstawie omawianego rejestru wypełniane są także deklaracje rozliczeniowe VAT (7 lub 7K).

Mała księgowość a ewidencja środków trwałych

Prowadzenie KPiR zobowiązuje także do prowadzenia innych ewidencji. Wśród nich należy wskazać ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z przepisami art. 22a i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako ustawa o PIT) do środków trwałych należy zaliczyć każdy składnik majątku kompletny i zdatny do użytku, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, którego wartość początkowa przekracza 10 tys. zł (dla podatnika VAT chodzi o wartość netto, dla przedsiębiorcy zwolnionego z VAT – brutto).

Za środki trwałe należy traktować przede wszystkim:

  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;
  • maszyny, urządzenia i środki transportu.

Ponadto przedmioty te powinny być wykorzystywane przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą albo być oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Oddzielną regulację środków trwałych zawiera ustawa o rachunkowości. W jej rozumieniu środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. W szczególności zaliczyć do nich należy:

  • nieruchomości – grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, jak również będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, a także spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
  • maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
  • ulepszenia w obcych środkach trwałych;
  • inwentarz żywy.

Środki trwałe podlegają amortyzacji. Należy je rozliczać w kosztach rozłożonych w czasie, poprzez comiesięczne odpisy amortyzacyjne. Trzeba pamiętać, że jeśli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 10 tys. zł netto, to podatnik nie ma obowiązku wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Poniesiony wydatek na ten środek może bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym środek został oddany do użytkowania.

Pomimo możliwości umieszczenia danego składnika majątkowego w jednym z wyżej wymienionych rodzajach środków trwałych, nie wszystkie z nich podlegają amortyzacji. Ustawa o PIT wyłącza składniki majątku, których wartość przekracza 10 tys. zł i można zaliczyć je do środków trwałych, ale nie podlegają amortyzacji. Dotyczy to w szczególności:

  • gruntów i prawa wieczystego użytkowania gruntów;
  • budynków mieszkalnych wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokali mieszkalnych, służących do prowadzenia działalności gospodarczej lub wydzierżawione albo wynajmowane na podstawie umowy – dotyczy to tylko takiej sytuacji, gdy jako podatnik nie zdecydujesz się na ich amortyzowanie;
  • dzieł sztuki i eksponatów muzealnych;
  • wartości firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż przez jej nabycie w drodze kupna;
  • składników majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane. W tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano prowadzenia tej działalności.

Mała księgowość a ewidencja wyposażenia

Składniki majątku, których początkowa wartość przekracza 1500 zł, ale nie przekracza 10 tys. zł, a planowany okres użytkowania nie przekracza roku, należy ująć w ewidencji wyposażenia.

Ewidencja wyposażenia nie posiada uregulowanego wzoru, tak jak to jest w przypadku ewidencji środków trwałych. Oznacza to, że ewidencja ta może być prowadzona w sposób dowolny, o ile będzie posiadała rubryki dotyczące nazwy składnika, numeru wpisu, daty nabycia, numeru faktury, ceny zakupu lub koszt wytworzenia, datę i przyczynę likwidacji lub sprzedaży.

Mała księgowość – podsumowanie

Mała księgowość jako forma księgowości uproszczonej przeznaczona została dla mikro- i małych przedsiębiorców. Przedsiębiorca musi spełniać dwie przesłanki, aby móc z niej skorzystać Po pierwsze, jego roczne przychody nie mogą przekraczać kwoty 2 milionów euro, liczonych za poprzedni roku rachunkowy. Po drugie, przedsiębiorca musi korzystać z opodatkowania na zasadach ogólnych lub opodatkowania liniowego.

Uproszczona księgowość nie zawiera wielu skomplikowanych ewidencji czy wykazów, zaś ich rozliczanie jest stosunkowo proste. W przypadku wielu rodzajów działalności może być prowadzona przez samego przedsiębiorcę, bez potrzeby korzystania z usług biur rachunkowych. Korzystanie z małej księgowości samodzielnie lub powierzając rozliczanie księgowemu, w każdym wypadku pozwoli istotnie zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Mimo możliwości skorzystania przez mikro- i małych przedsiębiorców z pełnej księgowości, taki wybór jest rzadkością – co zupełnie nie dziwi przy uproszczeniach, jakie zapewnia firmom mała księgowość.