Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca ponosi różnego rodzaju wydatki. Wydatki te zazwyczaj udokumentowane są fakturą, na podstawie której przedsiębiorca reguluje zobowiązanie. Jednak może zdarzyć się sytuacja, w której firma straci czasowo płynność finansową i nie będzie miała możliwości regulować zobowiązań na bieżąco. Jak postąpić w takiej sytuacji, by nie zniechęcić kontrahenta do dalszej współpracy. Wówczas pomocna może okazać się prośba o odroczenie terminu płatności faktury? Jak ją poprawnie napisać? Wyjaśniamy poniżej.
Ustalenie terminu płatności w praktyce
W praktyce wygląda to tak, że sprzedawca na wystawianej fakturze określa konkretny termin zapłaty za towar lub usługę, która jest przedmiotem transakcji. Natomiast podmiot przyjmujący fakturę zobowiązuje się do uiszczenia płatności właśnie w tym terminie.
Jeśli jednak nabywca towaru lub usługi nie ureguluje płatności w wyznaczonym na fakturze terminie, sprzedawca może naliczyć odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty. Sposobem na uniknięcie tego typu przykrych konsekwencji jest wystosowanie pisma do sprzedawcy z prośbą o odroczenie terminu płatności faktury.
Prośba o odroczenie terminu płatności faktury - pobierz darmowy wzór w formacie DOCX i PDF!
Prośba o odroczenie terminu płatności faktury - co powinna zawierać?
Istotne jest, by prośba oodroczenie terminu płatności faktury miała formę pisemną. W związku z tym pismo takie powinno zawierać kilka ważnych elementów takich jak:
-
miejscowość i data - to podstawowy element dokumentów mających formę pisemną. W prośbie o odroczenie terminu płatności faktury należy wskazać miejscowość, w której podmiot sporządza pismo (najczęściej miejsce zamieszkania lub prowadzonej działalności) oraz datę jego sporządzenia.
-
dane kontrahenta - określenie podmiotu (nazwa firmy, adres prowadzenia działalności/adres siedziby, NIP), do którego kierowana jest prośba.
-
określenie dokumentu, którego dotyczy prośba - w prośbie oodroczenie terminu płatności faktury należy zamieścić numer faktury, której termin płatności chce się przesunąć, a także datę jej wystawienia oraz kwotę na jaką opiewa.
-
powód odroczenia terminu płatności - wskazane jest, by w piśmie zawrzeć wyjaśnienie z jakiego powodu nabywca stara się o odroczenie terminu zapłaty. Powodem takim może być brak otrzymania należności od kontrahenta.
-
termin odroczenia zapłaty - konieczne jest także określenie terminu odroczenia zapłaty, o który się wnioskuje. W celu uniknięcia nieporozumień z kontrahentem zamiast określenia, np. "proszę o odroczenie terminu płatności o 14 dni" warto zawrzeć zapis "proszę o odroczenie terminu płatności do dnia ……………. (podając konkretną datę)".
-
zwrot grzecznościowy - jeżeli zależy nam na zachowaniu dobrych stosunków z kontrahentem, w prośbie warto zawrzeć zwrot grzecznościowy, np. przeprosiny za powstałe niedogodności.
-
podpis - pod sporządzonym pismem należy zamieścić własnoręczny podpis wraz z firmową pieczątką.
Odpowiedź otrzymaną od kontrahenta należy dołączyć do dokumentacji firmy i wraz z nią przechowywać.
