Czy faktura VAT może być zastąpiona pisemną umową?

Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonanie czynności opodatkowanych i stanowi najpopularniejszy rodzaj dokumentu funkcjonującego w obrocie gospodarczym. Z różnych przyczyn nie w każdym przypadku taka faktura VAT jest przez sprzedawcę wystawiana, w związku z czym warto zastanowić się, czy pisemna umowa zawarta pomiędzy kontrahentami może zostać uznana za fakturę.

Jakie dane musi zawierać faktura VAT?

Na mocy art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik dokonujący czynności opodatkowanych na rzecz innego przedsiębiorcy jest zobowiązany w ustawowym terminie wystawić fakturę VAT. Ustawa VAT zawiera również definicję faktury.

Faktura VAT to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31). Poprzez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32).

W ustawie mamy również definicję faktury ustrukturyzowanej, poprzez którą rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a).

Ponadto w art. 106e ustawy określono obligatoryjne elementy składowe faktury. Jest to obszerny wykaz wskazujący, jakie dane oraz jakie informacje powinny znaleźć się w treści faktury. 

Przepis ten podaje, że faktura VAT powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów bądź usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku bądź podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi albo datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem.

Faktura VAT a pisemna umowa - wyrok TSUE

TSUE w wyroku z 29 września 2022 roku (C-235/21) wskazał, że pisemna umowa pomiędzy kontrahentami – zawierająca wszelkie elementy wymagane przepisami prawa – może być potraktowana jako faktura VAT.

Sprawa rozpatrywana przez TSUE dotyczyła przypadku, gdzie strony zawarły pisemną umowę określającą kwotę podatku VAT, jednak sama transakcja nie została udokumentowana fakturą. Podatnik domagał się zwrotu podatku VAT naliczonego wynikającego z umowy pomimo braku faktury.

TSUE we wskazanym wyroku orzekł, że przepisy dyrektywy VAT należy interpretować w ten sposób, że umowę, po której zawarciu strony nie wystawiły faktury, można uznać za fakturę w rozumieniu tego przepisu, a jeżeli tak, to jakie elementy umowa ta powinna obligatoryjnie zawierać, by można ją było uznać za taką fakturę.

W uzasadnieniu czytamy, że podstawowa zasada neutralności VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego VAT-u zostało przyznane w razie spełnienia przesłanek materialnych, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych. 

W konsekwencji, jeżeli organy podatkowe mają informacje niezbędne do ustalenia, że spełnione są przesłanki materialne, to nie mogą one wprowadzać w odniesieniu do przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku dodatkowych warunków, które mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa.

W związku z tym, aby dokument mógł zostać uznany za fakturę po pierwsze, trzeba w nim wykazać VAT, a po drugie, musi on zawierać te z informacji, o których mowa w przepisach zatytułowanych „Dane umieszczane na fakturach”, które są niezbędne do tego, by organ podatkowy mógł ustalić, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia VAT-u zostały spełnione.

Nie ma w tym zakresie znaczenia badanie tego, czy – przy założeniu, że odnośny dokument jest umową – obiektywnie wynika z niej wola stron tej umowy, by była to faktura VAT mogąca wzbudzić u kontrahenta przekonanie, że będzie on mógł na podstawie tej umowy odliczyć naliczony VAT.

To oznacza, że umowa może być dla potrzeb VAT-u potraktowana jako faktura VAT, pod warunkiem, że odnosi się do konkretnych wartości podatku VAT oraz nie ma żadnych wątpliwości co do faktu spełnienia materialnych przesłanek dotyczących przedmiotowej transakcji.

Jak bowiem możemy przeczytać w wyroku NSA z 4 sierpnia 2020 roku (I FSK 1794/17), w przypadku gdy podatek wynika jedynie z faktury, która nie dokumentuje rzeczywistego zdarzenia rodzącego obowiązek podatkowy u jej wystawcy – faktura taka nie daje uprawnienia do odliczenia wykazanego w niej podatku.

Stanowisko zaprezentowane przez TSUE wpisuje się w ogólną wykładnię przepisów akcentujących, że braki formalne nie mogą pozbawiać podatników prawa do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, gdy spełnione są materialne przesłanki, tj. transakcja opodatkowana miała rzeczywiste miejsce i została wykonana przez czynnego podatnika podatku VAT.

W tym miejscu warto też dodać, że nie jest możliwa sytuacja odwrotna, tzn. uznanie faktury za umowę w rozumieniu prawa cywilnego. Faktura VAT jest dokumentem księgowym i nie spełnia wymogów dla uznania jej za umowę w cywilnoprawnym znaczeniu.

[alert-infoZ wyroku TSUE wynika, że pisemna umowa może zostać uznana za fakturę VAT w sytuacji, gdy zawiera elementy konstrukcyjne takiej faktury. W konsekwencji określenie w umowie kwoty podatku należnego uprawnia podatnika do odliczenia VAT-u naliczonego i jednocześnie zobowiązuje świadczeniodawcę do zapłaty zobowiązania podatkowego. ][/alert-info]

Przedstawiony wyrok otwiera dla przedsiębiorców nowe możliwości w sytuacji, gdy uzyskanie faktury od kontrahenta jest utrudnione. Bazując na przedstawionym orzeczeniu, możliwe staje się odliczenie podatku naliczonego już na podstawie treści postanowień samej umowy zawartej pomiędzy kontrahentami w formie pisemnej.