Poradnik Przedsiębiorcy

Nadpłata od klienta - jak ją zaksięgować?

Klient dokonał przelewu za zakupiony towar. Jednak podczas definiowania przelewu pomylił się, w konsekwencji czego otrzymałem na konto bankowe kwotę wyższą niż ta wynikająca z wystawionej przeze mnie faktury. Jak nadpłata otrzymana od klienta powinna być zaksięgowana?

Mateusz, Kołobrzeg

 

Jeżeli nienależnie otrzymał Pan pieniądze (nadpłata od klienta) możliwe są dwie ścieżki postępowania w zależności od charakteru relacji z klientem:

  1. powinien Pan nadpłatę niezwłocznie zwrócić - istotne by zwrot (tytuł przelewu: zwrot nadpłaty otrzymanej od klienta) dokonany został najlepiej w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu/kwartale) - wówczas nie ma potrzeby dodatkowego dokumentowania otrzymanej i zwróconej nadpłaty - transakcje są potwierdzone na wyciągu bankowym; lub

  2. jeżeli klient jest tzw. “stałym klientem” i w przyszłości będzie dokonywał kolejnych zakupów, otrzymaną nadpłatę może Pan (w porozumieniu z klientem) zaliczyć na poczet rozliczenia kolejnej sprzedaży - w tym celu należałoby wystawić fakturę zaliczkową dokumentującą otrzymaną nadpłatę od klienta jako zaliczkę na poczet przyszłej sprzedaży (wartość nadpłaty zostanie opodatkowana dla celów VAT i wykazana w Rejestrze sprzedaży jak zaliczka).

W żadnym natomiast z rozwiązań nie wystawia Pan faktury korygującej, gdyż cena za wykonaną sprzedaż się nie zmieniła, a nadpłata od klienta wynika jedynie z jego pomyłki.