Kwestie związane z danymi jakie powinna zawierać m.in. faktura zaliczkowa reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Oczywistym jest, że w sytuacji gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi przedsiębiorca otrzyma całość lub część należności, fakturę należy wystawić nie później niż 7. dnia od dnia, w którym ją otrzymano.
Faktura zaliczkowa powinna zawierać:
- datę jej wystawienia;
- kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b;
- datę otrzymania całości lub części należności, o której mowa w ust. 1, o ile taka data różni się od daty wystawienia faktury;
- kwotę otrzymanej całości lub części należności, przy czym w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę, o której mowa w ust. 1, i faktury te obejmują łącznie całą należność, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur;
- kwotę podatku wyliczoną według wzoru:
KP = (ZB x SP) /(100 + SP)
gdzie:
KP - oznacza kwotę podatku,
ZB - oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności,
SP - oznacza stawkę podatku;
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.
Reasumując na fakturze powinna znaleźć się nazwa towaru lub usługi będących przedmiotem transakcji określonym w zamówieniu lub umowie, na poczet której nabywca wpłacił zaliczkę.
