Pracodawca jest zobowiązany do prawidłowego naliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy za swoich pracowników. W praktyce taki obowiązek bardzo często jest przenoszony na księgowych lub biura rachunkowe obsługujące daną firmę. Co jednak, jeśli pobrane zaliczki okażą się błędne? Kto w takiej sytuacji ponosi odpowiedzialność za błędnie pobrane zaliczki podatkowe? Wyjaśniamy!
Podstawowym celem każdej zaliczki na podatek jest dokonanie przedpłaty w ciągu danego roku podatkowego w sposób miesięczny lub kwartalny (zaliczka jest obliczana i wpłacana w wybranym systemie płacowym). W praktyce powoduje to odciążenie podatkowe osoby zobowiązanej do takiego świadczenia – zamiast opłacać jednorazowo bardzo wysoki podatek dochodowy może ona rozbić swoje świadczenie niejako na raty.
Obowiązek pobierania zaliczek na podatek dochodowy dotyczy zarówno osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, jak i pracowników zatrudnianych przez firmę. W tym pierwszym przypadku przedsiębiorca z reguły samodzielnie dokonuje stosownych obliczeń i wpłat do wybranego urzędu skarbowego, w drugim zaś pracownicy są niejako uzależnieni od działań osób trzecich, tj. samodzielnie nie dokonują obliczeń zaliczek ani ich nie odprowadzają do urzędu.
Obowiązek pobierania zaliczek podatkowych
Zgodnie z obowiązującymi przepisami płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłacanych wynagrodzeń pracowniczych jest podmiot zatrudniający. To na pracodawcy spoczywa więc obowiązek obliczenia, pobrania oraz wpłacenia stosownej zaliczki podatkowej – standardowo robi się do 20-go dnia każdego miesiąca.
Wyjątkiem od konieczności pobierania zaliczek na podatek dochodowy jest uzyskiwanie dochodów poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem jednak, że podatnik będzie rozliczał się z zagranicznym urzędem skarbowym.
Pamiętajmy, że brak pobrania zaliczki podatkowej jest czynem karalnym, o czym stanowi art. 57 Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z treścią tego przepisu podatnik, który uporczywie nie wpłaca w terminie podatku, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Sąd może odstąpić od wymierzenia kary, jeżeli przed wszczęciem postępowania w sprawie o powyższe wykroczenie skarbowe wpłacono w całości należny podatek na rzecz właściwego organu.
„Okoliczność, iż osoba zobowiązana do zapłacenia podatku wprawdzie nie unikała ona kontaktu z urzędem skarbowym, prosiła o odroczenie spłat i rozłożenie należności na raty, nie zmienia to jednak tego, że dysponując pewnymi środkami finansowymi, decydowała o tym, iż nie zostaną one przeznaczone na zobowiązania podatkowe, co świadczy o jej negatywnym stosunku do ciążących na niej zobowiązań podatkowych”.
Odpowiedzialność za błędnie pobrane zaliczki podatkowe
Niepobranie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych stanowi wykroczenie skarbowe, uzasadnia też odpowiedzialność cywilną pracodawcy względem pracownika, wobec którego takiej zaliczki nie pobrano. Innymi słowy, jeśli zatrudniony będzie w stanie wykazać powstanie szkody i związek przyczynowy pomiędzy nią a zachowaniem pracodawcy, może ubiegać się o zapłatę stosownego odszkodowania od przełożonego.
Czy pracodawca, który błędnie pobierze zaliczki podatkowe, również ponosi taką odpowiedzialność? Tutaj sytuacja jest nieco inna. Zgodnie z treścią art. 30 §1-3 Ordynacji podatkowej płatnik podatku odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany, a niewpłacony. Inkasent odpowiada za podatek pobrany, a niewpłacony. Płatnik lub inkasent odpowiada za należności podatkowe całym swoim majątkiem. Z kolei art. 26a OP stanowi, że podatnik (a więc pracownik) nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania czynności, o których mowa w art. 12 ustawy (są to przychody ze stosunku pracy, służbowego, pracy nakładczej, pojęcie pracownika), art. 13 (jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście) oraz art. 18 (jest to przychód z praw majątkowych Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych) – do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik. W takim przypadku nie stosuje się przepisu art. 30 regulującego odpowiedzialność płatnika lub inkasenta.
W praktyce błędnie pobrana zaliczka podatkowa będzie oznaczała, że to pracownik będzie musiał dopłacić różnicę. Płatnik, który pomylił się w obliczeniach, zobowiązany zostanie co prawda do dokonania stosownej korekty, jednak nie zapłaci niczego z własnej kieszeni. Dla zatrudnionego będzie to oznaczało mniejsze wynagrodzenie w miesiącu następującym po tym, w którym na jaw wyszły nieprawidłowości księgowe.
Przykład 1.
Pan Marek jest pracownikiem dużej firmy, w której za wynagrodzenia odpowiada zatrudniona księgowa. Kobieta pomyliła się w lutym 2021 roku i błędnie pobrała zaliczkę na podatek dochodowy pracownika, wskutek czego otrzymał on wyższą pensję, do urzędu skarbowego została zaś odprowadzona zbyt niska zaliczka. Urząd zorientował się o błędzie dopiero w maju 2021 roku i wezwał do uzupełnienia brakującej zaliczki. W praktyce oznacza to, że obowiązek dokonania korekty, a co za tym idzie także pobrania większej zaliczki na podatek dochodowy, spocznie na księgowej – pan Marek otrzyma w czerwcu 2021 roku niższe wynagrodzenie, ponieważ musi zapłacić zaległą zaliczkę podatkową nie tylko za ten miesiąc, ale także za luty 2021 roku.
Przykład 2.
Pani Olga jest pracownicą kilkuosobowej firmy, w sierpniu 2021 roku księgowa bezpodstawnie zaniżyła jej wysokość należnych zaliczek na podatek dochodowy, skutkiem czego kobieta otrzymała wyższą pensję. Urząd skarbowy nie dopatrzył się jednak uchybienia przez cały 2021 rok, zrobił to jednak przy przygotowywaniu rocznego rozliczenia PIT za 2021 rok – błąd został wykryty w lutym 2022 roku. W tej sytuacji pani Olga będzie zobowiązana do pokrycia brakującej zaliczki, jednak zrobi to poprzez swoje roczne rozliczenie – brakująca zaliczka zostanie uwzględniona w składanej deklaracji podatkowej i w ten sposób może powiększyć podatek dochodowy pracownicy.
Odpowiedzialność za błędnie pobraną zaliczkę spoczywa każdorazowo na płatniku, a więc na zakładzie pracy. Urząd skarbowy nie może obciążać negatywnymi konsekwencjami żadnego pracownika, ponieważ to nie on doprowadził do takiej sytuacji. Zatrudnieni nie muszą więc obawiać się żadnej odpowiedzialności karnej skarbowej. Z drugiej jednak strony poniosą oni faktyczną odpowiedzialność finansową, ponieważ to z ich pieniędzy musi zostać dokonana korekta i uzupełnienie zbyt małej zaliczki podatkowej. Pracodawcy nie mogą dokonywać uzupełnienia brakujących zaliczek z własnej kieszeni.
„Przepis art. 26a § 1 Ordynacji podatkowej stanowi wyjątek od zasady wyrażonej w art. 26 Ordynacji podatkowej, że za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki odpowiada całym swoim majątkiem podatnik. W ramach tego wyjątku płatnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za zaniżenie lub niepobranie zaliczek z tytułu ściśle wymienionych źródeł przychodów wymienionych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Innymi słowy, zgodnie z art. 26a § 1 podatnik nie odpowiada za podatek w takim zakresie, w jakim nie został on zapłacony w wyniku wadliwie wykonanych czynności płatnika (lub niewykonania ich w ogóle) i w odniesieniu do poboru zaliczek od kwot wypłacanych z tytułu czynności, o których mowa w art. 12, 13 oraz 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
Podsumowanie
Odpowiedzialność za błędnie pobrane zaliczki podatkowe obciąża każdorazowo płatnika (zakład pracy). Pracownik nie może ponosić takiej odpowiedzialności i nie musi obawiać się z tego tytułu żadnych kar czy sankcji administracyjnych. Z drugiej strony konieczność uzupełnienia brakującej zaliczki obciąża bezpośrednio zatrudnionego – to z jego kieszeni należy pokryć różnicę finansową. Uzupełnienie zaliczki może nastąpić albo poprzez odpowiednie potrącenie z miesięcznej pensji, albo w rocznym rozliczeniu podatkowym.
