Poradnik Przedsiębiorcy

Prywatny samochód w spółce - jak dokonać rozliczenia?

Założyłem z kolegą spółkę cywilną. Zamierzam wykorzystywać swój prywatny samochód w spółce. Nie będzie on udostępniany innym osobom. Nie będzie też stanowić środka trwałego w prowadzonej działalności. Jakie koszty ponoszone w związku z eksploatacją tego samochodu mogą stanowić koszty uzyskania przychodu? Które dane powinienem podawać do faktur kosztowych: moje czy spółki? Jak należy te koszty rozliczać?

Katarzyna, Ząbkowice

 

Kosztami uzyskania przychodów są racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, które obiektywnie mogą się przyczynić do osiągnięcia przychodów (zob. treść art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 2032, z późn. zm., dalej: ustawa o PIT).

A zatem w przypadku, gdy prywatny samochód jest wykorzystywany do prowadzonej działalności, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć zarówno wydatki na tankowane do niego paliwo, jak i szereg wydatków eksploatacyjnych ponoszonych np. na części zamienne, usługi naprawy czy przeglądu samochodu, oleje silnikowe czy płyn hamulcowy, jak również usługę myjni.

Prywatny samochód w spółce a ewidencja przebiegu pojazdu

W przypadku gdy jest to samochód osobowy niewprowadzony do środków trwałych spółki cywilnej, kosztami uzyskania przychodu będą ww. wydatki w ramach limitu wynikającego z „kilometrówki". Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Limit ten ustala się przez pomnożenie liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, które zależne są od pojemności silnika i wynoszą:

  • 0,5214 zł – w przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,

  • 0,8358 zł - w przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

(§  2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Dla ustalenia faktycznego przebiegu samochodu konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Obowiązek ten ciąży na osobie używającej tego pojazdu. W razie braku ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodu nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT).

Oprócz ewidencji przebiegu pojazdu konieczne jest:

  • posiadanie faktur dokumentujących faktyczne poniesienie wydatków, zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu oraz

  • sporządzenie miesięcznych zestawień poniesionych wydatków wynikających z ww. faktur.

Prywatny samochód w spółce - koszty uzyskania przychodów

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczać również składki ubezpieczeniowe, pamiętając jednak o ograniczeniu wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Do kosztów uzyskania przychodów nie można natomiast zaliczyć strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT).

Dowodem poniesienia ww. wydatków mogą być zarówno faktury, rachunki, jak i - w przypadku składek ubezpieczeniowych – polisy.

Z przepisów podatkowych nie wynika, na kogo powinny być wystawiane ww. dokumenty, tj. czy na wspólnika, czy na spółkę cywilną. W praktyce występują oba warianty, a i organy podatkowe wskazują zarówno na pierwszą, jak i na drugą z możliwości.

Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 18 maja 2009 r. (ILPB1/415-253/09-2/AMN) wskazał, że: faktury dokumentujące poniesienie wydatków związanych z używaniem niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu prywatnego przez wspólnika spółki cywilnej dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, muszą zawierać numer rejestracyjny ww. pojazdu, aby spółka mogła uznać je za dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodów spółki. Zatem faktury wystawione na nazwisko i numer NIP wspólnika, które zawierają numer rejestracyjny prywatnego samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, używanego przez wspólnika spółki, mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodów. (zob. również interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 września 2010 r., ILPB1/415-683/10-4/AG).

Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 25 czerwca 2013 r. (IBPBI/1/415-572/13/AP, IBPBI/1/415-573/13/AP) uznał za prawidłowe dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów fakturami z danymi (w tym NIP-em) spółki cywilnej.

Uwaga!

Pomimo używania samochodu do celów działalności spółki cywilnej tylko przez jednego ze wspólników, powyższe wydatki będą stanowiły koszt każdego ze wspólników tej spółki - w wysokości proporcjonalnej do ustalonego między wspólnikami udziału w zyskach. Wynika to z art. 5b ust. 2 ustawy o PIT, zgodnie z którym jeżeli pozarolniczą działalność gospodarczą prowadzi spółka niebędąca osoba prawną, przychody wspólnika z udziału w takiej spółce uznaje się za przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej.

A zatem uzyskane przez spółkę cywilną przychody oraz poniesione koszty uzyskania przychodów podlegają rozliczeniu u jej wspólników, proporcjonalnie do ich udziałów w spółce.

Na koniec każdego miesiąca należy zsumować wysokość ujętych w ewidencji przebiegu pojazdu wydatków, a następnie wpisać je do kolumny 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów prowadzonej przez spółkę cywilną, w wysokości nieprzekraczającej wskazanej powyżej kwoty.

Uwaga!

Wprawdzie podatnikami w spółce cywilnej są wspólnicy, jednak podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi spółka cywilna, a nie oni. Obowiązek ten wynika z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT oraz § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r., poz. 728 z późn. zm.).

Katarzyna Borkowska