Rozliczenie podatku VAT przez wystawcę faktury korygującej

Wśród dokumentów korygujących wykorzystywanych przez podatników należy wymienić dwa podstawowe: notę korygującą oraz fakturę korygującą. Noty mogą być sporządzane jedynie przez odbiorców faktury, natomiast faktura korygująca tylko i wyłącznie przez wystawcę faktury pierwotnej. I właśnie tym drugim zostanie poświęcony artykuł.

Kiedy przedsiębiorca może wystawić fakturę korygującą?

Kwestia wystawiania faktur korygujących została uregulowana w art. 106j znowelizowanej Ustawy o podatku od towarów i usług. Ustęp pierwszy tego artykułu określa, w jakich sytuacjach możliwe jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Obowiązek ten występuje, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
• udzielono opustów i obniżek cen,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca od 2014 r.?

Dane, jakie powinny zostać ujęte na fakturze korygującej zostały określone w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią obowiązkowe jest wskazanie:

• wyrazów "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyrazu "KOREKTA";

• numeru kolejnego oraz daty jej wystawienia;

• danych zawartych w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

  • daty wystawienia;

  • kolejnego numeru nadanego w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

  • imion i nazwisk lub nazw podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów;

  • numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

  • numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;

  • daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty (o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury);

  • nazwy (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

• przyczyny korekty;

• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwoty korekty podstawy opodatkowania lub kwoty korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

• w przypadkach innych niż wskazane w punkcie powyższym (błędy formalne) - prawidłowej treść korygowanych pozycji.

Zbiorcza faktura korygująca

Jak wynika z art. 106j ust. 3 podatnik może wystawić zbiorczą fakturę korygującą w przypadku, gdy udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych/świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie. Wówczas faktura ta musi dodatkowo wskazywać okres, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka. Przy czym, co ważne, może nie zawierać:

• numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty;
• nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Faktura korygująca “in minus”

Aby przedsiębiorca-sprzedawca mógł dokonać pomniejszenia podstawy opodatkowania i tym samym podatku VAT należnego (z tytułu sprzedaży) konieczne jest posiadanie potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę.

Przepisy nie regulują wprost, jaka powinna być to forma potwierdzenia, przy czym organy podatkowe nie ograniczają się w tej kwestii jedynie do podpisu. Wystarczające może okazać się potwierdzenie odbioru listu poleconego, e-mail, faks faktury wraz z podpisem, skan faktury wraz z podpisem.

Art. 29a ust. 13 ustawy jasno wskazuje się, że podatnik może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za dany okres, o ile posiada potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Co ważne, jeżeli potwierdzenie to zostanie uzyskane przed złożeniem deklaracji za dany okres, wówczas zmniejszenia podstawy dokonuje się w tejże deklaracji. Natomiast, gdy potwierdzenie to zostanie uzyskane po terminie złożenia deklaracji, pomniejszenia dokonuje się w deklaracji za okres, w którym otrzymano potwierdzenie.

Potwierdzenie odbioru jest wymagane również w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna (art. 29a ust. 14 ustawy).

Co ważne, podatnik nie zawsze będzie zobligowany do posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej “in minus”. Obowiązek ten nie dotyczy podatników dokonujących:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

 Zmniejszenia podstawy opodatkowania można dokonać również w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. Przy czym podatnik dokona zmniejszenia podstawy opodatkowania nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione te przesłanki.

Przykład 1.

Sprzedawca wystawił fakturę sprzedaży 12 stycznia 2014 roku. 5 lutego nabywca zwrócił towar, w związku z czym w lutym wystawiano fakturę korygującą “in minus”. Nabywca w tym samym dniu podpisał korektę. Kiedy podatnik (dostawca) może dokonać zmniejszenia podstawy opodatkowania?

Podatnik dokonuje zmniejszenia podstawy opodatkowania w deklaracji VAT za luty.

Przykład 2.

Sprzedawca wystawił fakturę sprzedaży 12 stycznia 2014 roku. W dniu 5 lutego nabywca zwrócił towar, w związku z czym wystawiano fakturę korygującą “in minus”. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej uzyskano 13 marca. Kiedy podatnik (dostawca) może dokonać zmniejszenia podstawy opodatkowania?

W związku z tym, że termin złożenia deklaracji za luty jeszcze nie minął (25 marca) podatnik dokonuje zmniejszenia podstawy opodatkowania w deklaracji VAT za luty, a więc za okres w którym dokonano korekty.

Faktura korygująca “in plus”

W praktyce gospodarczej nierzadko ma miejsce wystawienie faktury, która zawiera pomyłki zaniżające podstawę opodatkowania. Wówczas przedsiębiorca jest zobligowany do wystawienia faktury korygującej zwiększającej, czyli tzw. “in plus”.

Co ważne, w tym przypadku podatnik nie musi oczekiwać na potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, tak jak ma to miejsce w przypadku faktur korygujących “in minus”. Co do zasady korektę tę należy rozliczyć w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy dla faktury pierwotnej.

Organy podatkowe w określonych sytuacjach dopuszczają możliwość ujęcia korekty “in plus” w deklaracji w okresie, w którym została wystawiona, a który niekoniecznie musi pokrywać się z tym, w którym wystawiono fakturę pierwotną. Takie stanowisko wynika m.in. z interpretacji indywidualnej IPPP1/443-1599/11/13-5/S/EK Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 września 2013 r., w której stwierdza się, że takie rozwiązanie jest dopuszczalne, gdy okoliczności zwiększające podstawę opodatkowania nie były znane w chwili wystawienia faktury.