Poradnik Przedsiębiorcy

Zakwestionowanie umowy ustnej podczas kontroli

W mojej firmie prowadzona była kontrola skarbowa. Otrzymałem z niej protokół, gdzie kontrolujący zakwestionowali mi wydatki z tytułu świadczenia usług na moją rzecz przez podwykonawców lub osób wykonujących dla mnie prace remontowe sprzętu będącego środkiem trwałym w firmie, z uwagi na niezawarcie umowy w formie pisemnej. Kontrolujący uzasadniają to faktem, iż kwoty transakcji były spore i powinny być zabezpieczone na piśmie. Na tej podstawie twierdzą, że kontrahenci nie wykonali dla mnie usług i kwestionują poniesiony wydatek. W związku z powyższym miało miejsce zakwestionowanie umowy ustnej. Czy pracownicy urzędu skarbowego mieli do tego prawo?

Paweł, Kołobrzeg

 

Kontrolujący nie ma prawa zakwestionowania wydatku z uwagi na fakt niezawarcia umowy w formie pisemnej. Żaden przepis ustawy o PIT nie wymaga tego do uznania danego wydatku za koszt.

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

  • pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
  • nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  • być właściwie udokumentowany.

Co do zasady umowy (o świadczenie usług czy o dzieło), jak zresztą większość umów cywilnoprawnych, można zawrzeć w formie ustnej i są one w tej formie ważne. Dla uściślenia, większość umów cywilnoprawnych może być zawarta nawet w formie dorozumianej, co nie pozbawia ich mocy prawnej.

W opisanej sytuacji umowa została zawarta w formie ustnej, a to nie pozbawia jej ważności. Przepisy Kodeksu cywilnego przewidują, iż umowa o świadczenie usług powinna być sporządzona na piśmie. Forma ta nie została zastrzeżona pod rygorem nieważności. Ustną umowę należy zatem uznać za ważną i obowiązującą. Istotne jest, by móc dowieść, że rzeczywiście ją zawarto i że konkretny przedsiębiorca rzeczywiście wykonywał odpowiednie roboty.

Ponadto stwierdzić należy, iż pracownicy urzędu skarbowego nie mają uprawnień do określania wbrew woli ustawodawcy i przepisom prawa cywilnego, co w ich opinii powinno być zabezpieczone umową w formie pisemnej, a co w formie notarialnej dlatego nie powinni kwestionować umowy zawartej w formie ustnej.

W Polsce obowiązuje zasada swobody umów, zawarta jest ona w art. 3531 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tą zasadą podmioty prawa cywilnego mogą zawierać umowy o dowolnej treści. Oznacza to, że w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca decyduje, jak z danym podmiotem układać swoje stosunki gospodarcze i w jakiej formie zawierane są umowy. Muszą one spełniać jeden warunek - być zgodne z obowiązującymi przepisami.

Pracownicy urzędu skarbowego nie są władni nakazywać podatnikowi i uzależniać ważność umowy od właściwej w ich mniemaniu formy. Dlatego też stwierdzić należy, iż zakwestionowanie umowy ustnej nie ma umocowania prawnego.

Tym samym powinien Pan wnieść zastrzeżenia do protokołu kontroli w tym zakresie.