Poradnik Przedsiębiorcy

Zawieszenie działalności a podpisywanie dokumentów

Niekiedy sezonowy charakter wykonywanych czynności lub ograniczona płynność finansowa zmusza przedsiębiorców do zawieszenia działalności gospodarczej. Jest to pewna alternatywa dla tych, którzy nie chcą zamykać firmy, kiedy nadejdzie cięższy okres. Warto jednak wiedzieć, jakie prawa i obowiązki obejmują takie osoby, ponieważ zawieszenie działalności nie jest jednoznaczne z niewykonywaniem żadnych czynności z nim powiązanych. W związku z tym, czy podatnik ma prawo do podpisywania jakichkolwiek dokumentów związanych z zawieszoną firmą?

Zawieszenie działalności gospodarczej 

Najważniejsze regulacje prawne dotyczące zawieszenia działalności firmy znajdują się w Ustawie z dnia 6 marca 2018 r. Prawo Przedsiębiorców. Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników na umowę o pracę może zawiesić działalność na czas nieokreślony lub określony, przy czym nie może być on krótszy niż 30 dni, jak wynika z art. 23 ust. 1 ww. ustawy. Okres zawieszenia rozpoczyna się od dnia wskazanego na wniosku CEIDG-1.

Należy mieć również na uwadze, że przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników, przy czym pracownicy Ci przebywają w momencie zawieszenia działalności na urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym czy urlopie rodzicielskim również mogą dokonać zawieszenia. 

Art. 22. ust. 2 Prawo przedsiębiorców:

Z uprawnienia (...) może skorzystać również przedsiębiorca zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim niełączących korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. W przypadku zakończenia korzystania z urlopów lub złożenia przez pracownika wniosku dotyczącego łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, pracownik ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój, określonego przepisami prawa pracy, do zakończenia okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

W przypadku spółki cywilnej, jej zawieszenie jest skuteczne pod warunkiem, że zostanie zgłoszone przez wszystkich wspólników. Okres zawieszenia działalności gospodarczej może trwać od 30 dni do 24 miesięcy i rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis do KRS, nie wcześniej jednak niż w dniu złożenia wniosku. 

Zawieszenie działalności a zachowanie i zabezpieczenie przychodu

Co do zasady w zawieszenie działalności uniemożliwia wykonywanie czynności wchodzących w zakres prowadzonej firmy i osiąganie bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. W związku z tym niemożliwe jest dokonywanie sprzedaży towarów lub świadczenie usług, a co za tym idzie wystawianie dokumentów, tj. faktur czy rachunków Nie wyklucza to natomiast ponoszenia przez przedsiębiorcę kosztów zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest w tym przypadku organizacja. U każdego przedsiębiorcy koszty te będą inne, jednak w praktyce najczęściej są nimi:

  • koszty utrzymania lokalu, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności,
  • koszty utrzymania rachunków bankowych, 
  • obowiązkowe koszty i opłaty, jakie należy ponosić nawet w okresie zawieszenia (np. podatek od nieruchomości, opłaty z tytułu użytkowania wieczystego, itp.).

Prawa i obowiązki a zawieszenie działalności

W tym okresie przysługuje mu także kilka uprawnień i obowiązków, którymi są w szczególności:

  • prawo do przyjmowania należności lub obowiązek regulowania zobowiązań, powstałych przed datą zawieszenia działalności gospodarczej,
  • prawo do zbywania własnych środków trwałych i wyposażenia,
  • prawo do osiągania przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem,
  • obowiązek uczestniczenia w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z czynnościami wykonywanymi przed zawieszeniem przedsiębiorstwa,
  • wykonywanie wszelkich czynności nakazanych przepisami prawa.

Istnieje także możliwość poddania zawieszonego przedsiębiorstwa kontroli na zasadach przewidzianych dla osób wykonujących działalność gospodarczą. Czynności kontrolne mogą być wykonywane tylko po okazaniu legitymacji służbowej przez inspektora oraz po doręczeniu upoważnienia do dokonania kontroli danej firmy. Co ważne, zakres kontroli nie może wykraczać poza ramy określone w upoważnieniu.

Zatem odnosząc się do powyższych rozważań przedsiębiorca w okresie zawieszenia swojej działalności gospodarczej bez problemu może zatwierdzać i podpisywać dokumenty, które mieszczą się w zakresie obowiązujących go praw i obowiązków. Oznacza to, że wydatki na m.in. zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów nie złamią warunków, jakim podlega zawieszenie działalności gospodarczej.