Poradnik Przedsiębiorcy

Zwrot podatku u źródła - kiedy można złożyć wniosek?

Podatnik dokonujący zakupów usług poza terytorium kraju musi się liczyć z koniecznością zapłaty podatku u źródła. W wielu przypadkach także podatnicy z Polski dokonujący świadczenia usług muszą być gotowi na to, że ich wynagrodzenie może być pomniejszone w przypadku potrącenia podatku u źródła. Ponadto podatek u źródła to podatek dochodowy (od osób prawnych i od osób fizycznych) pobierany przez płatników od niektórych dochodów, np. dywidend, odsetek, należności licencyjnych. Sprawdźmy, kiedy możemy ubiegać się o zwrot podatku u źródła?

Co to jest podatek u źródła?

Podatek u źródła to zryczałtowane podatki dochodowe pobierane zarówno od osób fizycznych, jak i prawnych przez płatników, którzy mają miejsce zamieszkania, siedzibę lub tzw. zagraniczny zakład w państwie, gdzie powstaje dochód. Podatek ten w naszym kraju pobierają więc ci, którzy mają miejsce zamieszkania, siedzibę lub zagraniczny zakład w Polsce. 

Tym samym podatek u źródła w praktyce jest pobierany od niektórych dochodów uzyskiwanych przez nierezydentów będących podmiotami gospodarczymi oraz osobami fizycznymi.

W praktyce o podatku u źródła mówi się w kontekście podatku pobieranego od niektórych dochodów uzyskiwanych w Polsce przez nierezydentów będących zarówno osobami fizycznymi, jak i innymi podmiotami.

Od jakich przychodów płacimy podatek u źródła?

Dotyczy to m.in. następujących przychodów osiąganych przez podatników podatku CIT:

  • przychody uzyskiwane przez nierezydentów w szczególności z tytułu: odsetek, praw autorskich i praw pokrewnych, opłat za świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej, sportowej, doradczej, księgowej, a także z tytułu niektórych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej;

  • uzyskiwane zarówno przez rezydentów, jak i nierezydentów przychody z tytułu dywidend oraz innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, które mają siedzibę lub zarząd w Polsce.

W przypadku podatku PIT podatek u źródła pobieramy od uzyskiwanych przez nierezydentów dochodów z żeglugi morskiej, żeglugi śródlądowej i transportu lotniczego, dywidend i innych dochodów z udziału w zyskach osób prawnych, odsetek, należności licencyjnych, dochodu z wykonywania wolnych zawodów, wynagrodzenia dyrektorów, dochodu z działalności artystycznej lub sportowej, dochodu z emerytury lub renty i innych podobnych świadczeń.

Certyfikat rezydencji

Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe tylko pod warunkiem udokumentowania miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji. Jest to zaświadczenie o miejscu siedziby dla celów podatkowych wydawane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika.

Certyfikat rezydencji winien być opatrzony datą wydania oraz wskazywać datę, na jaką potwierdza rezydencję podatkową. W sytuacji, gdy miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania, za wyjątkiem sytuacji, gdy w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie i podatnik:

  • powiadomił o tym fakcie płatnika;

  • nie powiadomił o tym fakcie płatnika, ale fakt ten wynika z dokumentów posiadanych przez płatnika, w szczególności faktury lub umowy.

Przykład 1.

Podatnik musi zapłacić podmiotowi z zagranicy za należności licencyjne. Czy w momencie dokonania płatności podatnik musi mieć certyfikat rezydencji?

Udokumentowanie rezydencji podatkowej może nastąpić zarówno przed, jak i po dokonaniu płatności. Jednak w sytuacji uzyskania certyfikatu po dokonaniu płatności taki certyfikat powinien potwierdzać rezydencję podatkową za okres, w którym została dokonana płatność. Tym samym regulacje prawne nie wymagają od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika w momencie dokonywania wypłaty należności z tytułów wymienionych w ustawach podatkowych. 

Zwrot podatku u źródła

W przypadku gdy płatnik pobierze podatek od kwoty przekraczającej 2 mln zł, podatnik może odzyskać różnicę między kwotą pobraną a kwotą należną, z uwzględnieniem obowiązujących preferencji (prawa do zwolnienia bądź obniżonej stawki podatku). 

Podatnik chcący odzyskać podatek u źródła w powyższym przypadku musi złożyć wniosek o zwrot podatku WH-WCZ w zakresie podatku CIT. Natomiast w zakresie podatku PIT składamy WH-WPZ.

Powyższa procedura dotyczy wyłącznie kwot pobranych przez płatników w związku z wypłatami należności ponad 2 mln zł.

W przypadku kwot niższych niż 2 mln zł nie stosuje się tych zasad. Wówczas podatnik może więc złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty w trybie przewidzianym w Ordynacji podatkowej. Wniosek o zwrot nadpłaty w trybie przepisów ordynacji podatkowej możemy składać w dowolnej formie.

W niektórych przypadkach płatnicy zamiast potrącać podatek, dokonują tzw. ubruttowienia. W takim przypadku to płatnik z własnych środków pokrywa więc podatek.

W takiej sytuacji, jeśli oczywiście zajdzie sytuacja zwrotu podatku u źródła, może o nią wystąpić jedynie płatnik, który składa wniosek o zwrot według wzoru WH-WCP w zakresie CIT lun WH-WPP w zakresie podatku PIT. 

Jakie dokumenty należy dołączyć do wniosku o zwrot?

Do wniosku o zwrot podatku musimy dołączyć odpowiednią dokumentację. Ma ona pozwolić ustalić jego zasadności. Powyższa dokumentacja to w szczególności:

  • certyfikat rezydencji podatnika;

  • dokumentacja dotycząca przelewów bankowych lub inne dokumenty wskazujące na sposób rozliczenia lub przekazania należności, z którymi wiązała się zapłata podatku;

  • dokumentacja dotycząca zobowiązania do wypłaty należności;

  • oświadczenia podatnika dotyczące spełnienia poszczególnych warunków bądź uzasadnienie płatnika o ich spełnieniu;

  • dokumentacja wskazująca na ustalenia umowne, z których powodu płatnik wpłacił podatek z własnych środków i poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku (w przypadku gdy wniosek jest składany przez płatnika).

Podsumowując, podatnik może wystąpić o zwrot podatku u źródła. Procedura zwrotu jest uzależniona od wysokości, od jakiej pobierany jest podatek. W przypadku kwot powyżej 2 mln zł procedura jest bardzo sformalizowana.