Jawność wynagrodzeń – jak ma wyglądać w praktyce i jak firmy powinny się przystosować do dyrektywy płacowej?

Wysokość wynagrodzenia jest jednym z kluczowych czynników, który decyduje o tym, czy pracownik podejmuje współpracę z danym pracodawcą. Nic więc dziwnego, że kwestia zarobków jest tak delikatnym tematem, który często jest powodem konfliktów w miejscu pracy na różnych płaszczyznach. W Polsce przyjęła się kultura nieujawniania wysokości zarobków. Często zdarza się, że pracownicy żyją w przeświadczeniu, że nie mogą ujawniać wysokości swoich zarobków. Czy to prawda? Wkrótce wejdą w życie przepisy, które całkowicie zrewolucjonizują kwestię jaką jest jawność wynagrodzeń. Przyjrzyjmy się temu, co się zmieni.

Dyrektywa unijna – jaki jest jej cel?

6 czerwca 2023 roku weszła w życie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania z dnia 10 maja 2023 roku. Celem dyrektywy jest eliminacja luki płacowej między kobietami a mężczyznami oraz zwiększenie przejrzystości w zakresie wynagrodzeń. Konieczność wprowadzenia tych zmian wynikała z niedostatecznej jawności dotychczasowych systemów wynagrodzeń, utrudniającej ocenę równego traktowania.

Państwa członkowskie UE mają 3 lata na zaimplementowanie przepisów unijnych do regulacji krajowych. Tym samym do 7 czerwca 2026 roku Polska ma czas na wprowadzenie w życie przepisów wykonawczych, ustawowych i administracyjnych, które dadzą możliwość realizacji regulacji wprowadzonych przez omawianą dyrektywę. 

Główne założenia dyrektywy

Dyrektywa unijna wprowadza zmiany na kilku płaszczyznach. Pracodawcy muszą zapoznać się z nowymi regulacjami, aby móc się do nich przygotować, jedną z tych kwestii będzie jawność wynagrodzeń. Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze z nich.

Obowiązek jakim jest jawność wynagrodzeń

Pracodawcy będą musieli zamieszczać widełki wynagrodzeń w ofertach pracy lub przekazywać tę informację najpóźniej przed rozpoczęciem rozmowy rekrutacyjnej​​. Informacje te powinny być przystępne również dla osób z niepełnosprawnościami, co dodatkowo zwiększy transparentność procesu rekrutacyjnego.

Raportowanie luki płacowej

Organizacje zatrudniające co najmniej 150 pracowników będą zobowiązane do raportowania co 3 lata danych dotyczących wynagrodzeń oraz różnic płacowych między płciami. Firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników będą musiały spełnić ten obowiązek co roku. Jeśli różnica będzie wynosiła co najmniej 5%, pracodawcy będą musieli podjąć środki zaradcze​​. Raporty te będą musiały zawierać szczegółowe informacje o odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartale wynagrodzenia oraz o zmiennych składnikach wynagrodzeń.

Jawność wynagrodzeń a dostęp do informacji dla pracowników

Pracownicy będą mieli prawo do informacji o średnich wynagrodzeniach dla pracy o takiej samej wartości. Natomiast pracodawcy nie będą mogli zakazać ujawniania przez pracowników swoich wynagrodzeń​​. Pracownicy będą mogli również żądać wyjaśnień dotyczących różnic w wynagrodzeniach oraz podejmować działania prawne w przypadku naruszeń zasad równości wynagrodzeń​.

Jawność wynagrodzeń a obowiązki dla pracodawców

Pracodawcy będą musieli opracować i wdrożyć politykę równości wynagrodzeń, a także przygotować się na ewentualne kontrole i postępowania sądowe w przypadku naruszeń. Dodatkowo będą musieli zapewnić pracownikom i ich przedstawicielom dostęp do informacji dotyczących kryteriów ustalania wynagrodzeń oraz możliwości rozwoju kariery​.

Jak firmy mogą się przygotować?

Mimo że nie ma jeszcze polskich przepisów wykonawczych wdrażających regulacje dyrektywy, to uzasadnione jest rozpoczęcie przygotowań do tej niemałej zmiany już teraz. Dotyczy to szczególnie dużych przedsiębiorstw zatrudniających setki pracowników oraz tych, w których do tej pory nie było żadnego sformalizowanego systemu wynagradzania. Przygotowanie firmy do tych zmian jest procesem i warto go podzielić na kilka mniejszych etapów. Oto przykładowe:

1. Audyt polityki płacowej i wynagrodzeń: jednym z pierwszych działań, jakie należy podjąć w celu przygotowania firmy do jawności wynagrodzeń, jest przeprowadzenie audytu systemu wynagradzania, który aktualnie obowiązuje w organizacji. Audyt może obejmować analizę struktury wynagrodzeń oraz dodatkowych świadczeń finansowych i niefinansowych​. Powinien też sprawdzić, czy kryteria wynagradzania są jasne i zrozumiałe zarówno dla pracowników, jak i menedżerów. Dokładna analiza obecnej struktury płac pozwoli zidentyfikować ewentualne niespójności, dysproporcje czy przypadki dyskryminacji płacowej. Warto skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów, którzy mają doświadczenie w tej dziedzinie;
2. Działania poaudytowe (stworzenie polityki płacowej): wnioski poaudytowe mogą wskazać na wiele braków dotyczących zasad wynagradzania. Szczególnie w firmach, które zatrudniają mniej pracowników, a wynagrodzenie do tej pory ustalał szef na podstawie negocjacji z pracownikiem, możliwe jest, że będzie trzeba stworzyć politykę wynagrodzeń praktycznie od zera. W tym celu należałoby zacząć od opracowania podstawowych elementów:

• struktura wynagrodzeń:
• ustal poziomy wynagrodzeń dla różnych stanowisk, uwzględniając ich znaczenie dla firmy, wymagane kompetencje i doświadczenie,
• możesz skorzystać z różnych metod, takich jak system punktowy, ranking stanowisk czy widełki płacowe,
• składniki wynagrodzenia:
• określ, jakie elementy będą wchodziły w skład wynagrodzenia (np. płaca zasadnicza, premie, bonusy, benefity pozapłacowe),
• ustal zasady przyznawania premii i bonusów, aby były one jasne i motywujące dla pracowników,
• system oceny pracowników:
• wprowadź system oceny pracowników, który będzie podstawą do przyznawania podwyżek i awansów,
• system powinien być obiektywny, transparentny i oparty na jasnych kryteriach,
• zasady awansów i podwyżek:
• określ, jakie są kryteria awansów i podwyżek (np. wyniki pracy, zdobyte kompetencje, staż pracy),
• ustal częstotliwość ocen pracowników i przyznawania podwyżek,
• benefity pozapłacowe:
• zastanów się, jakie benefity pozapłacowe możesz zaoferować pracownikom (np. prywatna opieka medyczna, karta sportowa, ubezpieczenie na życie, elastyczne godziny pracy),
• uwzględnij potrzeby i oczekiwania pracowników przy wyborze benefitów;

3. Szkolenia i edukacja: organizowanie szkoleń dla kadry zarządzającej na temat równości płacowej oraz zasad nowej dyrektywy. Ważne jest, aby menedżerowie byli świadomi swoich obowiązków i sposobów, w jaki sposób mogą wspierać transparentność wynagrodzeń​​. Pracodawcy mogą także zorganizować warsztaty dla pracowników, aby lepiej zrozumieli swoje prawa i obowiązki;
4. Polityka wynagrodzeń: opracowanie jasnej i przejrzystej polityki wynagrodzeń, która będzie zgodna z nowymi przepisami. Powinna ona uwzględniać kryteria ustalania wynagrodzeń oraz zasady awansu i podwyżek​​. Firmy powinny również zapewnić, że polityka ta jest łatwo dostępna i zrozumiała dla wszystkich pracowników;
5. Komunikacja z pracownikami: regularne informowanie pracowników o ich prawach oraz zmianach w polityce wynagrodzeń. Pracownicy powinni mieć dostęp do raportów dotyczących wynagrodzeń oraz możliwości zgłaszania nieprawidłowości​​. Transparentna komunikacja może również obejmować regularne spotkania informacyjne oraz dostęp do wsparcia prawnego w przypadku sporów dotyczących wynagrodzeń.

Długoterminowe korzyści i wyzwania

Wprowadzenie dyrektywy dotyczącej problemu jakim jest jawność wynagrodzeń przyniesie szereg korzyści zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Zwiększona przejrzystość może prowadzić do większej satysfakcji pracowników oraz zmniejszenia rotacji kadry, co jest korzystne dla stabilności organizacji​​.

Jednak proces dostosowywania się do nowych przepisów może wiązać się z pewnymi wyzwaniami. Firmy będą musiały inwestować w systemy informacyjne, które umożliwią dokładne raportowanie wynagrodzeń i monitorowanie luki płacowej. Dodatkowo konieczne może być zaangażowanie specjalistów ds. HR oraz prawników, aby zapewnić pełną zgodność z nowymi regulacjami​​.

Przykłady dobrych praktyk

Niektóre firmy już teraz wprowadzają dobre praktyki, które mogą służyć jako wzór dla innych. Przykładem może być wdrożenie transparentnych procesów rekrutacyjnych i promocyjnych, gdzie kryteria są jasno określone i komunikowane pracownikom. Ponadto regularne przeglądy wynagrodzeń i benchmarking zewnętrzny mogą pomóc w utrzymaniu konkurencyjności wynagrodzeń i zapewnieniu równości płacowej​​.

Przygotowując swoją firmę do przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń, pamiętaj o tym, aby:

• polityka wynagrodzeń była jasna i zrozumiała dla wszystkich pracowników;
• regularnie informować pracowników o zasadach wynagradzania i ewentualnych zmianach w polityce wynagradzania;
• regularnie monitorować skuteczność polityki wynagrodzeń i wprowadzać niezbędne zmiany;
• dostosowywać politykę do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb firmy;
• upewniać się, że polityka wynagrodzeń jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami dotyczącymi równości płci i minimalnego wynagrodzenia.

Jawność wynagrodzeń - podsumowanie

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń ma na celu stworzenie bardziej sprawiedliwego rynku pracy, gdzie wynagrodzenia będą transparentne, a pracownicy będą mogli domagać się równości płacowej. Firmy powinny jak najszybciej rozpocząć przygotowania, aby w pełni dostosować się do nowych wymogów i uniknąć potencjalnych sankcji. Ostatecznie korzyści płynące z wprowadzenia zmiany jaką jest jawność wynagrodzeń przewyższają potencjalne wyzwania, prowadząc do bardziej sprawiedliwego i efektywnego rynku pracy.