Poradnik Przedsiębiorcy

Od kiedy kasy online zostaną wprowadzone?

15 marca 2019 r. uchwalono ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach. Powyższa zmiana prawa wprowadziła kasy online. Od kiedy kasy online zastąpią kasy tradycyjne? Zgodnie z wprowadzoną nowelizację, kasy online będzie można użytkować od 1 maja 2019 r. Nie oznacza to jednak, że w tym okresie trzeba wymienić starą kasę na nową online.

Skutki wprowadzenia kas online

Na wstępie należy wyjaśnić, że kasy online będą w sposób zasadniczy różniły się od obecnie stosowanych urządzeń. Dotychczas przedsiębiorca ewidencjonujący na kasie sprzedaż, towar lub usługi, nie przesyłał żadnych informacji o transakcji. Zostawały one zapisane w pamięci urządzenia i w raportach z kasy fiskalnej. Nowe kasy będą miały wbudowaną funkcję, która umożliwi zautomatyzowany i bezpośredni przesył danych z kasy rejestrującej do Centralnego Repozytorium Kas. Urządzenia będą przesyłać informacje o każdej transakcji zewidencjonowanej na kasie rejestrującej, ze szczegółami pozwalającymi na ustalenie wysokości podstawy opodatkowania i kwot podatku należnego, stawki podatku, rodzaju towaru/usługi, a także czasu i miejsca instalacji kasy.Co istotne, przesyłane informacje będą w pełni anonimowe, jeżeli chodzi o dane nabywcy. Dane z kas rejestrujących będą stanowiły w praktyce elektroniczny obraz paragonów, na których nie podaje się żadnych informacji dotyczących konsumenta, oprócz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy, w przypadku, gdy poda on ten numer w trakcie dokonywania transakcji.Tym samym Szef KAS będzie gromadził dane o sprzedaży dokonywanej przy użyciu kas online przez danego podatnika, natomiast nie będzie miał żadnych informacji na temat konsumentów nabywających dane towary lub usługi. 

Przesyłanie danych z kas online będzie odbywało się w sposób ciągły i zautomatyzowany. To znaczy, że kasa online będzie fiskalizowana w momencie jej pierwszego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas i następnie będzie wysyłała, z określoną częstotliwością, informacje o dokonanych transakcjach. Przesył danych będzie dokonywany za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej. Zdaniem ustawodawcy ma to przeciwdziałać zjawisku szarej strefy. Czy tak rzeczywiście będzie, przekonamy się podczas używania kas Wydaje się jednak, że powyższy mechanizm przesyłania danych może mieć mniejszy wpływ, niż przewiduje to Ministerstwo Finansów. Obecnie bowiem bardzo rzadko spotyka się sytuację nieewidencjonowania obrotów przy zastosowaniu kas fiskalnych.

Zmiany w ustawie o VAT w związku z kasami online

Kasy online zapewnią klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik je użytkujący nie będzie zobowiązany do drukowania kopii dokumentów fiskalnych (art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy VAT). Regulacja ta stanowi uproszczenie dla podatników.

Ze względu na fakt, że kasy online, co do zasady, będą się łączyły z Centralnym Repozytorium Kas w sposób zautomatyzowany, wyłączono obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (obecny art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy VAT). Zgłoszenie to w przypadku kas online zostanie dokonane w trakcie zgłoszenia faktu fiskalizacji. Obowiązek zgłoszenia kasy będzie nadal ciążył na podatniku, który będzie stosował kasę z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Dodano ponadto pkt 12 w art. 111 ust. 3a ustawy VAT, który nakłada na podatnika obowiązek zapewnienia połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas w sposób, który został określony w art. 111a ust. 3 ustawy VAT. Przesył danych ma charakter ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni, co oznacza, że kasa online ma możliwość przesyłu informacji w czasie rzeczywistym. Proces ten jest automatyczny i zgodny z otrzymanym przez kasę harmonogramem przesyłu danych, a także bezpośredni, czyli informacje z kas online trafiają bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas, bez udziału podmiotów pośredniczących. 

Obowiązek przesyłu danych będzie zatem w praktyce realizowany bez udziału człowieka (poza etapem podłączenia kasy do sieci telekomunikacyjnej), jest on nakładany jednakże na podatnika, jako że to podatnik jest adresatem normy prawnej.

Przykład 1.

Podatnik prowadzący warsztat postanowił zakupić kasę fiskalną online. Dotychczas nie wykonywał on usług dla osób fizycznych. Jego siedziba mieści się w budynku garażowym. W związku z zainstalowaniem kasy online będzie musiał zapewnić podłączenie do sieci telekomunikacyjnej, która zapewni przesył danych. Tym samym podatnik poza zakupem kasy poniesie dodatkowe wydatki. 

Co zrobić, gdy zabraknie sieci? 

W wielu przypadkach, szczególnie na terenach wiejskich, zdarzają się przerwy (zanik sieci internetowej). Mając na uwadze problemy związane z brakiem zasięgu sieci komórkowych, brakiem operatorów świadczących na danym obszarze kraju usługi w zakresie zapewnienia dostępu do sieci telekomunikacyjnej, zaproponowano rozwiązanie umożliwiające w tego typu sytuacjach zmianę sposobu realizacji przez podatników obowiązków nałożonych przez ustawodawcę.

W dodanym przepisie ust. 3ab uregulowano sytuację, gdy podatnik:

  • czasowo nie ma możliwości uzyskać połączenia przez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas – wówczas obowiązek ten spełnia niezwłocznie po ustaniu przejściowej przyczyny i jednocześnie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy rejestrującej;
  • trwale nie ma możliwości uzyskać połączenia przez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas – wówczas jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy rejestrującej i jednocześnie jest zobowiązany do uzyskania zgody naczelnika urzędu skarbowego na przesyłanie danych z kas online do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych. O zgodę taką podatnik będzie mógł występować zarówno przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, jak i w przypadku zmiany warunków dostępu do sieci już w trakcie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas.

Powyższe rozwiązanie należy uznać za słuszne. Ustawodawca zwrócił uwagę, że nie zawsze istnieje możliwość przesyłu danych. 

Od kiedy kasy online zostaną wprowadzone i co to oznacza?

To od kiedy kasy online zostaną wprowadzone zostało dokładnie określone w nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o VAT. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT kasy fiskalne online podatnicy mogą użytkować już od 1 maja 2019 roku.

W tym okresie ustawodawca wprowadził regulację mówiącą, że będziemy mogli użytkować poniższe rodzaje kas:

  • nowe kasy online;
  • kasy z elektronicznym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas;
  • kasy z papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas.

Od 1 maja 2019 r. w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii pamięć fiskalna nie podlega wymianie. Tym samym nie wymienimy już kasy na papierowy wydruk kopii.

Od kiedy kasy online zostały wprowadzone na rynek to tradycyjne kasy fiskalne będą stopniowo przez nie zastępowane. Takie działanie, biorąc pod uwagę liczbę kas w Polsce, ma zapewnić płynne przejście na nowe urządzenia.