Poradnik Przedsiębiorcy

Kopia certyfikatu rezydencji - kiedy można się nią posługiwać?

Posiadanie kopii certyfikatu rezydencji podatkowej od wielu lat było przedmiotem sporów organów podatkowych z obywatelami. Nowelizacja przepisów ustawy o podatku dochodowym wprowadza udogodnienie dla podatników w możliwości posługiwania się kopią rezydencji podatkowej. Czym jest certyfikat rezydencji podatkowej? Kiedy bezwzględnie należy zastosować oryginał, a kiedy wystarczy kopia certyfikatu rezydencji? Tego dowiesz się z treści niniejszego artykułu!

Definicja certyfikatu rezydencji podatkowej

Przez certyfikat rezydencji należy rozumieć zaświadczenie o miejscu zamieszkania dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika. Innymi słowy, chodzi o państwo jego rezydencji podatkowej. W przypadku podatników, jeśli chodzi o podatek dochodowy od osób prawnych, przez certyfikat rezydencji rozumie się zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika.
Uznać należy, iż w świetle powyższej definicji certyfikat rezydencji stanowi zaświadczenie, że osoba składająca (lub podmiot składający) ten dokument jest objęta nieograniczonym obowiązkiem podatkowym w danym państwie.

Nie istnieje żaden międzynarodowy wzór certyfikatu rezydencji, a polski płatnik nie ma wpływu na treść otrzymanego certyfikatu. Należy jednak pamiętać, iż celem certyfikatu rezydencji jest potwierdzenie rezydencji podatkowej na moment uzyskania przez nierezydenta przychodu skutkującego poborem podatku u źródła.

Ważność certyfikatu rezydencji

Z przepisów art. 26 ust. 1i–1l PDOP / art. 41 ust. 9a–9d PDOF wynika, że jeżeli:

  • w przypadku certyfikatów rezydencji podatkowej wydanej na określony okres czasu obowiązuje tylko w okresie potwierdzonym przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika (pozostaje on ważny w tym okresie, niezależnie od momentu jego wydania, analogicznie w interpretacji z 23 sierpnia 2016 r., IBPB-1-2/4510-737/16-1/AP);
  • miejsce siedziby podatnika (tzn. podmiotu zagranicznego) dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik (tzn. podmiot polski) przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania;
  • w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu rezydencji miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca siedziby dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji. Nowy certyfikat rezydencji obowiązuje przez okres 12 miesięcy, o ile nie zawiera innego okresu ważności.

Przykład 1.

Kontrahent zagraniczny przesłał polskiej spółce certyfikat potwierdzający jego rezydencję podatkową w Wielkiej Brytanii. Nie wskazano w nim okresu, przez jaki potwierdza on rezydencję kontrahenta zagranicznego. Brytyjski organ podatkowy wydał certyfikat 20 kwietnia 2019 r. Polska spółka do wypłat dokonywanych na rzecz zagranicznego kontrahenta będzie mogła zastosować certyfikat rezydencji w celu obniżenia stawki zryczałtowanego podatku dochodowego lub zaniechania poboru podatku od 20 kwietnia 2019 r. do 19 kwietnia 2020 r.

Udokumentowanie rezydencji podatkowej może nastąpić zarówno przed, jak i po dokonaniu płatności. Jednakże w razie uzyskania certyfikatu po dokonaniu płatności, taki certyfikat powinien potwierdzać rezydencję podatkową za okres, w którym została dokonana płatność.

Kopia certyfikatu rezydencji czy oryginał 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami do 31 grudnia 2018 r. dla zastosowania preferencyjnej stawki opodatkowania lub zwolnienia z opodatkowania zgodnie z przepisami właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania konieczne było posiadanie oryginału certyfikatu rezydencji podatkowej. Korzystanie z elektronicznej postaci certyfikatu rezydencji podatkowej możliwe było, o ile certyfikat został wydany w takiej formie przez administrację podatkową państwa siedziby zagranicznego podatnika.

Co do zasady polski płatnik powinien żądać od zagranicznego kontrahenta oryginału certyfikatu rezydencji. Dopuszczalne jest przedłożenie uwierzytelnionej kopii certyfikatu rezydencji, opatrzonej, jeżeli przepisy dotyczące legalizacji zagranicznych dokumentów tego wymagają, pieczęcią apostille. Należy zwrócić uwagę na fakt, że praktyka ta była kwestionowana przez część organów podatkowych (zob. interpretację Dyrektora KIS z 23 maja 2018 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.191.2018.1.J).

Od 1 stycznia 2019 r. płatnikowi przysługuje prawo do uwzględnienia kopii certyfikatu rezydencji podatkowej podatnika przy poborze podatku u źródła od określonego rodzaju należności. W poprzednim stanie prawnym korzystanie z kopii certyfikatu rezydencji podatkowej było niemożliwe. Stanowiło to problem przy nabywaniu usług o nieznacznej wartości od dużych firm, takich jak Facebook czy Microsoft. W konsekwencji pozyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej zagranicznego podmiotu umieszczonego na jego stronie internetowej nie dawało podstawy do skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania u źródła lub zastosowaniem obniżonej stawki podatku u źródła.

Katalog usług, do których można zastosować kopię certyfikatu

Wprowadzona możliwość zastosowania kopii certyfikatu rezydencji podatkowej dotyczy wybranych przychodów wypłacanych uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podmioty nieposiadające siedziby lub zarządu na terenie RP. Uproszczenie objęło jednak tylko wskazane w art. 29 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT oraz art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT. Istnieje katalog należności, wobec których możliwe jest przy posiadaniu kopii certyfikatu rezydencji podatkowej niepobieranie zryczałtowanego podatku dochodowego lub jego pobieranie według stawki preferencyjne. Zawiera on należności z tytułu świadczeń:

  • doradczych,
  • księgowych,
  • badania rynku,
  • usług prawnych,
  • usług reklamowych,
  • zarządzania i kontroli,
  • przetwarzania danych,
  • usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu,
  • gwarancji i poręczeń oraz
  • świadczeń o podobnym charakterze.

W przypadku wypłat z innych tytułów konieczne będzie posiadanie oryginału certyfikatu rezydencji podatkowej.

Przykład 2.

Spółka polska zawarła z zagraniczną spółką powiązaną umowę pożyczki. Kwota odsetek do zapłaty z tytułu spłaty pożyczki za maj 2019 wynosi 6000 zł. Z uwagi na fakt, iż odsetki nie mieszczą się katalogu ustanowionym przez ustawodawcę do zastosowania kopii certyfikatu rezydencji podatkowej, spółka w celu zastosowania preferencyjnej stawki zryczałtowanego podatku dochodowego wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zobligowana jest posiadać certyfikat rezydencji kontrahenta zagranicznego w oryginale.

Limit uprawniający do stosowania kopii certyfikatu rezydencji

Należy zwrócić uwagę, że dodatkowym warunkiem zastosowania kopii certyfikatu rezydencji podatkowej jest stan, w którym należności powyższe osiągane były przez osoby niemające miejsca lub siedziby na terytorium Polski, a kwota wypłat na rzecz tego samego podmiotu należności nie przekroczyła 10 000 zł w roku kalendarzowym. Możliwość skorzystania z zastosowania kopii certyfikatu rezydencji podatkowej możliwa jest w sytuacji, gdy informacje wynikające z przedłożonego certyfikatu rezydencji podatkowej nie budzą wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Ponadto przekroczenie limitu 10 000 zł w roku kalendarzowym skutkować będzie koniecznością pozyskania oryginalnego certyfikatu rezydencji podatkowej.

Przykład 3.

Polska spółka wypłaca za granicę należności z tytułu zakupionych usług prawnych. Od stycznia do marca 2019 r. spółka poniosła koszt nabycia usług o równowartości 8000 zł. Do płatności na rzecz zagranicznego kontrahenta w kwietniu spółce przysługiwało prawo do zastosowania kopii certyfikatu rezydencji podatkowej w celu odstąpienia od poboru zryczałtowanego podatku dochodowego. Spółka w maju 2019 dokonała od tego samego podmiotu nabycia usług prawnych na kwotę 7000 zł. Zapłata za powyższą usługę będzie stanowiła przekroczenie limitu 10 000 zł zezwalającego na zastosowanie kopii certyfikatu rezydencji podatkowej. W przypadku braku oryginału certyfikatu rezydencji podatkowej spółki zagranicznej, polski podatnik zobligowany będzie do zastosowania stawki zryczałtowanego podatku dochodowego wynikającej z polskiej ustawy o podatku dochodowym, tj. 20%.