Metoda kasowa stanowi jedno z wielu narzędzi optymalizacyjnych podatek VAT dostępnych dla czynnych podatników VAT będących sprzedawcami. Mechanizm metody kasowej uzależnia odliczenia podatku VAT u nabywcy dopiero z chwilą uregulowania faktury wystawionej przez sprzedawcę (stosującego tę metodę). Prowadzenie rejestrów VAT dostawcy towarów i usług w wypadku rozbudowanej struktury sprzedaży stanowi niejednokrotnie spore wyzwanie. Obok tych i innych trudności, powstaje także i inne pytanie a mianowicie, co z nierozlicznymi transakcjami w metodzie kasowej kiedy następuje likwidacja działalności gospodarczej.
Opodatkowanie transakcji w podatku VAT
W myśl art. 5 ust. 1 ustawy o VAT zakres opodatkowania podatkiem VAT obejmuje towary i usługi będące przedmiotem:
- odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług na terytorium kraju;
- eksportu towarów;
- importu towarów na terytorium kraju;
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Ogólna zasada momentu opodatkowania podatkiem VAT mówi, iż obowiązek opodatkowania podatkiem VAT danej transakcji sprzedaży towarów lub usług powstaje z chwilą dokonania ich dostawy. Jeżeli przed dostawą towarów lub usług podatnik otrzymał zaliczkę wówczas w tym dniu powstał wówczas obowiązek jej opodatkowania względem VAT. Ustawa o VAT posiada jeszcze wiele ogólnych reguł wskazujących na standardowe momenty obowiązku opodatkowania danej transakcji podatkiem VAT. Od tych reguł istnieją jednak wyjątki a jedną z nich jest metoda kasowa rozliczania podatku VAT.
Metoda kasowa dla małego podatnika VAT
Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o VAT mały podatnik ma możliwość skorzystać z odmiennej od standardowej metody rozliczenia podatku VAT polegającej na tym, iż obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych przez niego dostaw towarów i świadczenia usług powstaje:
- z dniem otrzymania całości lub części zapłaty - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT,
- z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeżeli odbiorcą jest podatnik zwolniony z VAT, osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, osoba prawna niebędąca podatnikiem
- po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę, zwaną dalej "metodą kasową"; otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.
- u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro (w 2024 roku limit ten w przeliczeniu na złote wynosi 9 218 000 zł),
- prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu - jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro (w 2024 roku limit ten w przeliczeniu na złote wynosi 207 000 zł)
- przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1 000 zł.
Przykład 1
Czynny podatnik VAT wykonał 10 lutego 2024 r. usługi doradztwa podatkowego na rzecz osoby prywatnej nieprowadzącej żądnej działalności oraz na rzecz czynnego podatnika VAT będącego przedsiębiorcą. Ten ostatni uregulował należność do końca danego miesiąca natomiast klient prywatny nie uregulował jej wcale.
Dostawca usług będzie miał obowiązek opodatkowania względem VAT i wykazania w rejestrach VAT:
- w przypadku odbiorcy będącym przedsiębiorcą w dniu otrzymania zapłaty,
- nie później niż 180 dnia licząc od dnia 10 lutego 2024 r., czyli najdalej 8 sierpnia.
Likwidacja działalności gospodarczej a aktywne rozliczenia VAT
Rozumiejąc już główną metodologię rozliczenia VAT względem dokonywanej sprzedaży towarów lub usług przy pomocy metody kasowej warto odnieść się teraz do przypadku, kiedy następuje likwidacja działalności gospodarczej u podatnika korzystającego z tej metody. Sytuacji skutkujących zamknięciem działalności jest bardzo wiele. Niekiedy proces ten poprzedza jeszcze kilkuletnie prowadzenie firmy albo okresowe zawieszenie. Często zdarza się, że na dzień likwidacji podatnik sprzedawca posiada niezapłacone jeszcze należności z tytułu wystawionych faktur dokumentujących dokonane dostawy towarów lub usług zarówno od przedsiębiorców jak i osób prywatnych. Jeżeli sprzedawca podejmie ostateczną decyzję o likwidacji działalności gospodarczej, wówczas powinien pamiętać o kilku istotnych kwestiach związanych z procesem zamknięcia firmy. Powstają tez wątpliwości w zakresie otrzymania należności po dniu zamknięcia firmy.
Wyrejestrowanie z rejestru podatników
Podatnik, który zamierza zamknąć działalność gospodarcza powinien dokonać wyrejestrowania w ciągu 7 dni od wystąpienia zdarzenia likwidacji firmy:
- z rejestru podatników VAT składając formularz VAT-Z,
- z rejestru CEIDG składając aktualizację wniosku CEIDG-1,
- zatrudnianych pracowników oraz siebie z rejestru płatników składek w ZUS.
Likwidacja działalności gospodarczej a pozostałe nierozliczone należności
Nawiązując jeszcze do art. 96 ust. 6 ustawy o VAT, gdy podatnik zaprzestał wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT, czyli m.in. dokonał zamknięcia firmy, wówczas jest zobligowany do zgłoszenia tego faktu (formularz VAT-Z) naczelnikowi urzędu skarbowego, który to dokonuje wykreślenia tego podatnika z rejestru podatników VAT. Zatem po dniu wykreślenia przez urząd skarbowy podatnika VAT w związku z likwidacją przez niego działalności gospodarczej podatnik nie widnieje w rejestrze podatników VAT. Tak, więc na dzień zamknięcia firmy podatnik nie ma obowiązku opodatkować w VAT pozostałych na ten dzień niezapłaconych należności od kontrahentów z tytułu zrealizowanych transakcji sprzedaży towarów lub usług w ramach stosowanej metody kasowej rozliczenia podatku VAT z uwagi na to, że obowiązek opodatkowania w VAT dostawy towarów lub usług powstaje wyłącznie z dniem otrzymania należności albo po 180 dniach licząc od dnia sprzedaży.
Likwidacja firmy a wpływ należności w terminie późniejszym
W sytuacji podatników stosujących kasową metodę rozliczania podatku VAT od dokonywanej sprzedaży towarów lub usług wielokrotnie zdarzają się przypadki, w których otrzymują oni zapłaty od swoich klientów także po dniu likwidacji firmy (wykreślenia z rejestru podatników VAT).
W takim wypadku, pomimo, iż podatnik nie jest już zarejestrowanym podatnikiem VAT, to po wpłynięciu należności od podatników VAT po dniu likwidacji działalności gospodarczej podatnik będzie zobligowany do odprowadzenia z tego tytułu podatku VAT należnego do urzędu skarbowego. Przyczyną tego stanu rzeczy jest to, że podatek VAT podlegający zapłacie po dniu zamknięcia firmy dotyczy czynności opodatkowanych, które sprzedawca wykonywał jeszcze w okresie prowadzenia działalności a które były objęte identyfikacją obowiązki podatkowego według metody kasowej. Natomiast sama zapłata za wykonanie tych czynności po dniu zamknięcia firmy spowoduje, iż obowiązek opodatkowania w VAT powstanie właśnie w tym momencie a na podatku sprzedawcy wykreślonym wówczas z rejestru podatników VAT pozostanie jedynie obowiązek odprowadzenia podatku VAT należnego wynikającego otrzymanej zapłaty za wcześniej wykonaną sprzedaż objętą rozliczeniem VAT według metody kasowej
Podatnik nie będzie miał natomiast obowiązku składania JPK_V7 i prowadzenia rejestrów VAT za późniejsze miesiące, w których nastąpiło zdarzenie powodujące powstanie obowiązku podatkowego w VAT (w metodzie kasowej) np. otrzymanie należności za wykonaną uprzednio usługę bądź sprzedaż towarów. Jeżeli podatnik zlikwidował działalność i został wykreślony np. 20 lutego 2024 r. to w składanej deklaracji za ten okres oraz rejestrach VAT nie ujmuje operacji gospodarczych skutkujących powstaniem obowiązku podatkowego w VAT po dniu wykreślenia podatnika z rejestru VAT.
Spis z natury dla celów VAT
Na mocy art. 14 ust 5 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani sporządzić spis z natury towarów na dzień zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Podatnicy są obowiązani złożyć informację o dokonanym spisie z natury, o ustalonej na jego podstawie wartości towarów i o kwocie podatku należnego, nie później niż w dniu złożenia deklaracji podatkowej składanej za okres obejmujący dzień zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT.
Termin na sporządzenie spisu z natury dla celów VAT, ale również dla celów PIT w związku z zamknięciem firmy do 7 dni począwszy od dnia likwidacji firmy. W spisie tym winny być ujęte wszelkie nabycia towarów, wyposażenia, składników majątku w stosunku, do których podatnik odliczył podatek VAT a które nie zostały w jakiejkolwiek formie zbyte do dnia zamknięcia firmy. Kwota wykazanych składników w spisie z natury na dzień zamknięcia działalności gospodarczej stanowi kwotę podatku VAT należnego, jaką podatnik winien odprowadzić do urzędu skarbowego oraz uwzględnić w deklaracji VAT składanej za ostatni miesiąc / kwartał w punkcie 16 tabeli C deklaracji.
