Poradnik Przedsiębiorcy

Nazwa towaru/usługi na fakturze – jak ją prawidłowo określić?

Pytanie o to, w jaki sposób należy określić nazwę sprzedawanego towaru lub usługi, może wydać się banalne, wielu początkujących przedsiębiorców ma jednak problem z właściwym jej zdefiniowaniem. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jaka powinna być nazwa towaru/usługi na fakturze.

Nazwa towaru/usługi na fakturze - jak ją określić

W art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wypunktowano dane, jakie powinna zawierać faktura. Analogiczny spis znajdziemy także w art. 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zgodnie z powyższymi przepisami jednym z niezbędnych elementów faktury, jakie muszą znaleźć się na każdym egzemplarzu, jest nazwa (rodzaj) towaru lub usługi. W jaki sposób należy określić nazwę sprzedawanego produktu? Ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani żaden inny dokument czy rozporządzenie nie wskazują, co dokładnie przedsiębiorca powinien podać w nazwie towaru/usługi. Odpowiedzi można natomiast znaleźć w interpretacjach indywidualnych wydanych na przestrzeni ostatnich lat.

1. Interpretacja indywidualna z 22 maja 2017 roku, 2461-IBPP3.4512.200.2017.2.AW, wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: „Umieszczona na fakturze nazwa towaru (usługi) winna być zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży towarem (usługą), a nadto powiązanie tej nazwy z ceną ma pozwolić na indywidualne określenie sprzedawanego towaru (usługi). […] Im większy jest zakres towarów i usług w danej grupie, tym bardziej wymaga on szczegółowego określenia nazwy towaru lub usługi w celu jego prawidłowej identyfikacji”.

2. Interpretacja indywidualna z 10 lipca 2013 roku, IPPP2/443-345/13-4/KOM, wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie: „[...] do prawidłowego zaklasyfikowania świadczonej usługi czy dostarczanego towaru i zastosowania prawidłowej stawki VAT, jak już wcześniej wspomniano, jest zobowiązany sprzedawca i ten też sprzedawca winien na fakturze odzwierciedlić faktyczne zdarzenie, tj. wpisać taką nazwę usługi, jaka faktycznie została wyświadczona, powinna być ona zgodna ze stanem faktycznym i powinna odzwierciedlać charakter danej czynności”.

3. Interpretacja indywidualna z 8 grudnia 2011 roku, IPTPP2/443-518/11-4/BM, wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi: „Nazwa towaru lub usługi ma spełniać cele, dla jakich podatnik został zobowiązany do ewidencjonowania obrotu. Sprzedawca jest zobowiązany na fakturze VAT oraz na paragonie opisać każdy towar (usługę), podać jego nazwę. Nie może być to przy tym nazwa bardzo ogólna. Umieszczona na fakturze VAT i na paragonie fiskalnym nazwa towaru winna oznaczać określoną grupę asortymentową sprzedawanego towaru, tak aby do użytej nazwy towaru lub usługi możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatkowej i aby użyta nazwa była, co do istoty, zgodna z będącym przedmiotem obrotu towarem (usługą), a ponadto – by powiązanie tej nazwy z ceną pozwoliło na indywidualne określenie sprzedanego towaru (usługi). Sposób przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług określa sam sprzedawca, uwzględniając asortyment sprzedawanych towarów i usług. Jednocześnie, im większy jest zakres towarów i usług w danej grupie, tym bardziej wymaga on szczegółowego określenia nazwy towaru lub usługi w celu jej prawidłowej identyfikacji”.

Nazwa produktu wskazana na fakturze musi być zatem tak skonstruowana, aby można było jednoznacznie określić, jaki towar/usługa zostały nabyte. Podanie na fakturze jedynie ogólnej nazwy danego towaru lub usługi może zostać zakwestionowane przez organ podatkowy w razie ewentualnej kontroli z powodu braku jednoznacznej identyfikacji sprzedawanego towaru/usługi, czego konsekwencją jest brak możliwości przyporządkowania stawki VAT właściwej dla danej transakcji. Odpowiednia klasyfikacja towarów i usług, a więc także przyporządkowanie prawidłowej stawki VAT, jest obowiązkiem sprzedawcy. Wskazana nazwa towaru/usługi na fakturze powinna odzwierciedlać charakter danej czynności oraz być zgodna ze stanem faktycznym.

Nazwa towaru/usługi na fakturze – przykłady

Warto przeanalizować sposób określania nazwy towaru lub usługi na przykładach.

Przykład 1.

Pani Emilia prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (sklep ogrodniczy). Sprzedała sadzonki świerków. Na fakturze wykazała sprzedaż towarów jako „rośliny ozdobne”. Czy sposób określenia nazwy towarów będących przedmiotem transakcji w działalności gospodarczej pani Emilii jest prawidłowy?

Nie, pani Emilia podała na fakturze zbyt ogólną nazwę towarów: „rośliny ozdobne”, czego skutkiem jest brak jednoznacznej identyfikacji sprzedawanych towarów. Określenie „rośliny ozdobne” nie wskazuje, jaki dokładnie towar pani Emilia sprzedała. Roślinami ozdobnymi mogą być przykładowo sadzonki roślin, kwiaty doniczkowe czy cięte. Na fakturze pani Emilia powinna podać konkretne rodzaje lub szczegółowe nazwy roślin ozdobnych będących przedmiotem danej transakcji, tak by na tej podstawie możliwe było przyporządkowanie właściwej stawki VAT. Faktura wystawiona przez panią Emilię nie spełnia zatem wymogów formalnych zawartych w ustawie o VAT.

Przykład 2.

Pani Dorota jest prawnikiem i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Na fakturze sprzedawaną usługę określa mianem „porada prawna”. Czy zastosowana przez panią Dorotę nazwa sprzedaży na fakturze jest wystarczająca?

Tak, nazwa „porada prawna” pozwala na jednoznaczną identyfikację rodzaju sprzedawanych usług – nie ma potrzeby, by na fakturze widniała informacja, czego porada dokładnie dotyczy, ponieważ nie wpływa to na stawkę VAT. Zastosowana przez panią Dorotę nazwa usługi nie budzi zatem wątpliwości w zakresie przyporządkowania właściwej stawki VAT, pomimo że została zdefiniowana dość ogólnie.

Nieprawidłowa nazwa towaru/usługi na fakturze – czy wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT?

W art 88 ust. 3a ustawy o podatku od towarów i usług wymienione zostały sytuacje w zakresie wystawiania faktur, które implikują brak możliwości obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego. Wśród nich nie wskazano błędnego określenia nazwy towaru lub usługi na fakturze, trzeba mieć jednak na uwadze, że faktura powinna dokumentować czynność, jaka faktycznie miała miejsce, czyli dostawę konkretnego towaru bądź usługi. Oznacza to, że w przypadku gdy widnieje niewłaściwa nazwa towaru/usługi na fakturze zakupu, powinniśmy zwrócić się do sprzedawcy w celu wyjaśnienia tej sytuacji oraz ewentualnej korekty.

Nazwa towaru/usługi na fakturze, a refaktura

Określając nazwę towaru lub usługi na refakturze, powinniśmy kierować się analogicznymi zasadami jak w przypadku nazwy produktu zawieranej na fakturze. Przedsiębiorcy wystawiający refaktury nie muszą podawać identycznej nazwy towaru/usługi jak ta, która została zastosowana przez sprzedawcę.

Przykład 3.

Pani Bożena wynajmuje lokal i refakturuje rachunki za media. Czy przedsiębiorca ma obowiązek zastosować te same nazwy, które zostały wpisane na fakturach sprzedaży?

Przepisy nie narzucają przedsiębiorcom wystawiającym refaktury stosowania dokładnie takich samych nazw produktów jak te, które wskazane zostały na fakturach sprzedaży, jednak w przypadku refakturowania mediów trzeba mieć na uwadze, że różne ich rodzaje są opodatkowane odmiennymi stawkami VAT, a nazwa na fakturze musi jednoznacznie wskazywać, jaka dokładnie usługa została sprzedana. W związku z tym najlepszym rozwiązaniem w przypadku refakturowania mediów jest wpisanie na refakturze tej samej nazwy, jaka została zastosowana przez sprzedawcę.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców przy określaniu nazwy towaru/usługi na fakturze?

Często nazwa jest zbyt ogólna. Nazwa towaru lub usługi wskazana na fakturze powinna być na tyle szczegółowa, aby móc jednoznacznie określić przedmiot i podstawę opodatkowania.

Innym błędem przedsiębiorców wystawiających faktury jest stosowanie bardzo szczegółowej i długiej nazwy. Nie ma potrzeby podawania w ramach nazwy towaru czy usługi szczegółowej specyfikacji danego produktu, zwłaszcza jeżeli sprawia to, że nazwa produktu zajmuje wówczas kilka linijek. Warto krótko określić specyfikę danego produktu w sposób odróżniający go od innych oferowanych przez nas towarów lub usług i pozwalający na jednoznaczną jego identyfikację, należy jednak zrobić to w sposób zwięzły. Zbyt długi opis produktu sprawia, że faktura staje się nieczytelna.

Podsumowując, możemy stwierdzić, że nazwa towaru czy usługi zawarta na fakturze powinna zostać zdefiniowana w sposób umożliwiający jednoznaczne ustalenie, jaki produkt był przedmiotem obrotu gospodarczego, a co za tym idzie – bez żadnych wątpliwości dobrać prawidłową prawidłową stawkę VAT do zrealizowanej transakcji.