Jednolity Plik Kontrolny - czym jest i od kiedy obowiązuje mikro i małych przedsiębiorców?

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny i czego dotyczy?

Jednolity plik kontrolny to nic innego jak zbiór danych ułożonych w określonej odgórnie strukturze i kolejności zaciągniętych z programów informatycznych służących do prowadzenia księgowości. Czyli jest to dodatkowa ewidencja prowadzona w formie elektronicznej spajająca dane wg określonych struktur:

• ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT

• podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR

• ewidencja przychodów – JPK_EWP

• faktury sprzedaży VAT – JPK_FA

• wyciąg bankowy – JPK_WB

• magazyn – JPK_MAG.

Czy jednolity plik kontrolny należy przesyłać do urzędu skarbowego co miesiąc czy raz na jakiś czas? Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, o której strukturze mówimy.

Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT (Jednolity Plik Kontrolny)

Bezwzględny obowiązek spoczywający na przedsiębiorcach dotyczący comiesięcznego wysyłania Jednolitego pliku kontrolnego dotyczy wyłącznie struktury o nazwie:

• ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT.

Oznacza to, że na koniec każdego miesiąca konieczne jest generowanie jednego pliku xml - ewidencji zaciągającej i zestawiającej w jednym miejscu dane z:

• rejestru zakupów VAT

• rejestru sprzedaży VAT

• deklaracji VAT.

Czyli jednolity plik kontrolny nie polega na tym żeby do deklaracji wysyłanej do urzędu dołączyć po prostu rejestr sprzedaży i rejestr zakupów. Jest bardziej skomplikowany techniczne bowiem powoduje konieczność stworzenia odpowiednio zbudowanego technicznie pliku, jaki następnie będzie mógł zostać elektronicznie przesłany do urzędu skarbowego.

Pozostałe ewidencje w formacie JPK

Poza ewidencją zakupu i sprzedaży VAT wymienione zostały inne struktury dotyczące Księgi przychodów i rozchodów, Ewidencji przychodów, Faktur sprzedaży, Magazynu czy Wyciągów bankowych.

Kogo obowiązuje Jednolity Plik Kontrolny i od kiedy?

Jednolity plik kontrolny obowiązuje wszystkich przedsiębiorców którzy korzystając z programów komputerowych do prowadzenia księgowości podatkowej (czy to pudełkowych, czy systemów księgowości online czy prowadzących rozliczenia w plikach excel), z tym że obowiązki dla każdej grupy zostały rozłożone w czasie.

Obowiązkowa wysyłka rejestrów VAT w formacje JPK

Obowiązek comiesięcznego wysyłania ewidencji zakupu i sprzedaży VAT do urzędu obowiązuje od:

• 1 lipca 2016 r. – duże podmioty,

• 1 stycznia 2017 r. – małe i średnie podmioty,

• 1 stycznia 2018 r. – mikro przedsiębiorców.

* w przeliczeniu średniorocznie na etaty stąd liczba może być ułamkowa

** w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych

W sytuacji gdy w jednym roku średnioroczne zatrudnienie jest niższe niż 10, a w kolejnym roku jest wyższe przedsiębiorca może zostać uznany za mikroprzedsiębiorcę jeśli w pierwszym roku nie przekracza jednego z ww. parametrów finansowych. Jeśli w jednym roku zostanie przekroczony jeden współczynnik - zatrudnienie lub parametry finansowe - nie powoduje to utraty statusu mikroprzedsiębiorcy.

Aby dokonać prawidłowej klasyfikacji należy wyjaśnić pojęcie średniorocznego zatrudnienia używanego dla celów JPK:

• określa się je w przeliczeniu na pełne etaty (tj. 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu; ułamkowe części podlegają sumowaniu);
• nie dotyczy zleceniobiorców ani samozatrudnionych;
• może być różnie liczone bowiem przepisy nie wskazują jednej wybranej metodyki w tym zakresie.

Zwykle aby określić średnioroczne zatrudnienie ustalić należy na początek jak wygląda średniomiesięczne zatrudnienie (dla konkretnych miesięcy) a następnie zsumować i podzielić przez 12 czyli liczbę miesięcy w roku. Średniomiesięczne zatrudnienie liczyć możemy poprzez sumę stanów zatrudnienia z każdego dnia miesiąca dzieloną na liczbę dni w miesiącu.

Drugim pojęciem dla celów odpowiedniej kwalifikacji przedsiębiorcy jest obrót pod którego pojęciem rozumie się roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych.

Obowiązek prowadzenia pozostałych ewidencji w formacie JPK na wypadek kontroli

Jednolity plik kontrolny i jego obowiązek prowadzenia dla Faktur sprzedaży, KPiR, Ewidencji przychodów oraz udostępniania ich na wypadek kontroli skarbowej lub prowadzenia czynności sprawdzających obowiązuje od: 

• od 1 lipca 2016 r. – duże podmioty

• od 1 lipca 2018 r. – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa.

Od tego czasu przedsiębiorcy mogą już przetwarzać dane na struktury ale nie mają takiego obligatoryjnego obowiązku.

Elektroniczna wysyłka Jednolitego pliku kontrolnego

Metoda przesyłania JPK do urzędu uzależniona jest od tego której struktury plik będzie dotyczył.

Wysyłaj JPK VAT online

Jednolity plik kontrolny dotyczący rejestrów VAT przesyłany musi być za pośrednictwem komunikacji elektronicznej (nie można więc przekazać tej struktury na zwykłym zewnętrznym nośniku danych) według ściśle określonej specyfikacji (podobnie jak ma to miejsce przy e-deklaracjach). Tylko nieliczne systemy informatyczne oferują taką możliwość. Wysyłka wymaga potwierdzenia dodatkowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Firmy oferujące księgowość online umożliwiają mikro i małym przedsiębiorcom, którzy nie posiadają zwykle własnych podpisów wykorzystanie podpisów elektronicznych należących do tych firm poprzez udzielenie standardowego pełnomocnictwa do wysyłki.

Wysyłka pozostałych struktur w formie JPK

Pozostałe struktury okazywane w momencie kontroli skarbowej lub prowadzenia czynności sprawdzających nie muszą być przesyłane elektronicznie. Przekazanie ich może nastąpić na zewnętrznym, informatycznym nośniku danych takim jak np. dysk CD, DVD, czy pamięć USB.

Wybrane wyjaśnienia Ministerstwa Finansów w sprawie Jednolitego Pliku Kontrolnego

Ministerstwo Finansów oblikowało pytania powstałe w trakcie konsultacji dotyczących struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego wraz z udzielonymi wyjaśnieniami. Wybrane prezentujemy.

Czy dane przekazywane do organów podatkowych będą odpowiednio chronione?

Wszystkie dane gromadzone w postępowaniach kontrolnych podlegają tajemnicy skarbowej oraz regułom wynikających z ochrony danych osobowych. Dla danych gromadzonych na podstawie art. 193a Ordynacji podatkowej zostaną zastosowane wszystkie rozwiązania techniczne i organizacyjne stosowane dotychczas dla dowodów i deklaracji składanych drogą elektroniczną.

Przewiduje się możliwość składania korekt JPK – czy korekty będą polegały na raportowaniu różnic pomiędzy korygowanymi pozycjami, czy też konieczne będzie przesłanie poprawionego JPK w całości?

Będzie możliwość składania korekt JPK. Konieczne będzie przesłanie poprawionego JPK w całości.

Pytanie dot. korekt deklaracji i ewentualnych skutków związanych z JPK – czy korekta deklaracji VAT będzie niosła ze sobą obowiązek każdorazowego załączania „aktualnej” ewidencji VAT? Jak powyższe odnosi się do korekt okresów sprzed 01.07.2016?

TAK, korekta deklaracji za okresy po 01.07.2016 r. będzie powodowała obowiązek przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli zostaną w niej dokonane zmiany w stosunku do przekazanej poprzednio w postaci jednolitej struktury JPK_VAT. Plik JPK_VAT nie dotyczy okresów sprzed 01.07.2016 r.

Wejście w życie obowiązku prowadzenia jednolitego pliku kontrolnego zostało przez ustawodawcę rozłożone w czasie i uzależnione od wielkości podmiotu. Analizując temat Jednolitego Pliku Kontrolnego należy mieć na uwadze, że comiesięczny obowiązek przesyłania JPK dotyczy wyłącznie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT (czyli w uproszeniu rejestru sprzedaży VAT i rejestru zakupów VAT). Natomiast pozostałe ewidencje należy prowadzić w JPK i udostępnić wyłącznie na wypadek kontroli lub czynności sprawdzających. Zatem co do pozostałych struktur przedsiębiorca nie ma obowiązku ich comiesięcznego przesyłania do urzędu.