Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ponoszą wiele wydatków na zakup sprzętów codziennego użytku, które są wykorzystywane w toku działalności. Nie każdy wydatek jest przez organy podatkowe akceptowany jako koszt podatkowy. Przedmiotem poniższej analizy będzie zakup oczyszczacza powietrza a podatki.
Wydatki uznawane za koszt podatkowy
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z jego zasobów majątkowych (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na jego działalność przez osoby inne niż on);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
Jak możemy przeczytać w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 stycznia 2017 roku (sygn. akt II FSK 3813/14), poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Wydatek należy oceniać, mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.
Stanowisko fiskusa względem oczyszczacza powietrza jako kosztu podatkowego
Wykazywany związek przyczynowo-skutkowy powinien mieć charakter obiektywny, co oznacza, że musi opierać się o zasadę racjonalności. Nie ulega bowiem wątpliwości, że możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów wiąże się z przywilejem uzyskiwania przez podatnika korzyści w postaci prawa zmniejszenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym o wartość poniesionych kosztów. Dlatego też do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.
Organy podatkowe wielokrotnie podkreślały, że możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.
W kontekście wydatków na oczyszczacz powietrza w firmie należy przywołać treść interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 7 sierpnia 2024 roku (nr 0114-KDIP3-1.4011.475.2024.2.AC). W ocenie Dyrektora KIS zakup oczyszczacza powietrza ma charakter osobisty, a jego poniesienie ma na celu ochronę zdrowia, gdyż nie ma on związku z uzyskaniem, dążeniem do uzyskania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej, gdyż bezpośrednim celem jego poniesienia jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania osoby, a nie przedsiębiorcy, służy przede wszystkim ochronie zdrowia, a nie uzyskaniu przychodu.
Dalej organ podatkowy podaje, że oczyszczacze powietrza mogą zmniejszać stężenie czynników wywołujących astmę oskrzelową w powietrzu w pomieszczeniach. Zatem niezależnie od prowadzonej działalności gospodarczej zakup oczyszczacza powietrza jest jak najbardziej rekomendowany dla poprawy jakości życia. Niemniej jednak wydatek ten nie pozostaje w ścisłym związku z ewentualnymi przychodami z działalności gospodarczej.
W świetle powyższego związek pomiędzy wydatkiem na zakup oczyszczacza powietrza a przychodem osiągniętym w wyniku prowadzenia działalności jest zbyt odległy i warunkowy, aby mógł spełniać wymogi określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wydatek na zakup oczyszczacza powietrza do miejsca zamieszkania pracowników
Kosztami uzyskania przychodów przedsiębiorców są tzw. koszty pracownicze, czyli wydatki, jakie pracodawca ponosi na prawidłowe funkcjonowanie oraz organizację pracy w przedsiębiorstwie. Dyrektor KIS w interpretacji z 19 czerwca 2017 roku (nr 0114-KDIP3-1.4011.110.2017.1.AM) wypowiedział się w sprawie możliwości uznania za koszt podatkowy wydatków na oczyszczacze powietrza dla pracowników z przeznaczeniem do stosowania w ich domach.
We wskazanej interpretacji organ podatkowy jednoznacznie stwierdził, że wydatki na zakup oczyszczaczy powietrza z przeznaczeniem do domu (miejsca zamieszkania) pracowników nie spełniają przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W ocenie Dyrektora KIS tego rodzaju wydatki należy ocenić jako niespełniające kryterium celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji nie mogą one stanowić kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
Wydatki związane z zakupem oczyszczaczy powietrza, które będą używane w miejscach zamieszkania pracowników, mają na celu poprawę jakości życia zdrowotnego pracowników, ochronę ich zdrowia, a także poprawę zarówno zdrowia fizycznego, jak i psychicznego, a zatem dotyczą ochrony zdrowia. Z kolei wydatki na ochronę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym, które związane są z funkcjonowaniem danej jednostki w życiu społecznym, a ich poniesienie uwarunkowane jest innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
W dalszej części interpretacji organ podatkowy wskazał, że wydatki na ochronę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym, które związane są z funkcjonowaniem danej jednostki w życiu społecznym, a ich poniesienie uwarunkowane jest innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Wydatki takie są powszechnie ponoszone przez obywateli bez względu na ich wiek, stan zdrowia i miejsce zatrudnienia. W konsekwencji nie można ich uznać za ściśle związane z działalnością gospodarczą pracodawcy.
W świetle przedstawionych interpretacji można wyprowadzić wniosek, zgodnie z którym wydatki związane z zakupem oczyszczania powietrza nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu, ponieważ tego rodzaju wydatek związany z ochroną zdrowia ma charakter osobisty i nie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą.
