Poradnik Przedsiębiorcy

Obiad z kontrahentem - księgowanie w KPIR

Listopad 2013 roku był miesiącem przełomowym w kwestii dotychczasowego uznania wydatków na spotkania biznesowe w restauracji za koszty reprezentacji, które - jak powszechnie wiadomo - są wyłączone z możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Minister Finansów 25 listopada wydał bowiem interpretację ogólną, która uprawnia przedsiębiorców do zaliczania w poczet kosztów wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne w tym m.in. obiad z kontrahentem poza siedzibą firmy.

Koszty reprezentacji a obiad z kontrahentem

Sposoby interpretowania pojęcia kosztów reprezentacji były tematem poruszanym w wielu artykułach, interpretacjach oraz wyrokach sądowych. Jednak na niekorzyść podatników zdania organów skarbowych były znacznie podzielone, co przysporzyło wątpliwości w kwestii wydatków poniesionych na posiłki dla kontrahentów. Zdaniem większości sądów administracyjnych wydatki na usługi gastronomiczne bezwzględnie należały do kosztów reprezentacji, które nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Słowo “należały” jest tu użyte w formie przeszłej nie bez powodu, ponieważ od zeszłego roku wiele się w tym temacie zmieniło.

Brak jednoznacznej definicji reprezentacji w przepisach prawa z pewnością nie jest pomocny, ponieważ daje znaczną swobodę własnych interpretacji tego pojęcia przez organy skarbowe. Ustawodawca - nie wiedzieć czemu - podał jedynie przykłady kosztów, które mogą stanowić koszty reprezentacji. Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 1 pkt 23) za koszty uzyskania przychodu nie można uznać wydatków na reprezentację, poniesionych w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów - również alkoholowych.

Sądy administracyjne oraz izby skarbowe w ogłoszonych wyrokach i interpretacjach powoływały się natomiast na definicję słownikową określenia reprezentacji, która niestety jest wieloznaczeniowa. Zgodnie z Uniwersalnym Słownikiem Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007) reprezentacja to - „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. Zatem można wywnioskować, iż podejmowanie działań reprezentacyjnych ma na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa.

Pojęcie reprezentacji dotychczas

Dostępne wyroki sądowe oraz interpretacje indywidualne można podzielić na trzy grupy, których przedstawiciele posiadali odmienne podejście do kwestii związanej z kosztami reprezentacji. Sądy administracyjne wydawały w przeważającej liczbie orzeczenia, w których wydatki poniesione na zakup usług gastronomicznych, żywności oraz napojów serwowanych podczas spotkań z kontrahentami, bez wyjątku stanowią koszty reprezentacji niedające prawa do zaliczenia ich do kosztów podatkowych (np. wyrok NSA z dnia 29 czerwca 2012 roku, sygn. akt II FSK 2571/10).

Sądy wyrażały również pogląd, zgodnie z którym - jak wspomniano wcześniej - z powodu braku jednoznacznego wyjaśnienia reprezentacji w przepisach, należy odnieść się do definicji słownikowej, jako “okazałość, wystawność, wytworność” (np. wyrok NSA z dnia 27 września 2012 roku, sygn. akt II FSK 392/11). Czyli posiłki na spotkaniach biznesowych mogły stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że nie nosiły znamion wystawności i okazałości (co przyczyniło się do kolejnych wątpliwości w stosunku do określenia poziomu, po przekroczeniu którego możemy mówić o wystawności lub okazałości).

Odmiennego zdania były sądy, które twierdziły, że reprezentacja jest pewnego rodzaju przedstawicielstwem, gdzie wydatki poniesione zarówno na posiłki w siedzibie podatnika, jak i poczęstunek poza nią nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów (np. wyrok NSA z dnia z 25 stycznia 2012 r., sygn. akt II FSK 1445/10).

Rewolucja w orzecznictwie - obiad z kontrahentem

Przełomem w orzecznictwie, który okazał się światełkiem w tunelu dla podatników był wyrok wydany przez siedmiu sędziów NSA z dnia 17 czerwca 2013 roku (sygn. akt II FSK 702/11). Zdaniem NSA za koszty reprezentacji wyłączone z kosztów uzyskania przychodów można uznać jedynie te, których celem jest poprawa lub stworzenie pozytywnego wizerunku podatnika oraz wykreowanie pewnego obrazu jego przedsiębiorstwa na zewnątrz. Do kwalifikacji danych wydatków do kosztów reprezentacji nie należy również brać pod uwagę takich czynników, jak miejsce świadczenia usług gastronomicznych - świadczone w siedzibie lub poza nią oraz wystawności, okazałości, czy też wytworności, ponieważ trudno jednoznacznie wyznaczyć dla nich właściwe mierniki.

Zatem wydatki poniesione na posiłki z kontrahentami mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, bez względu na miejsce odbywania spotkań. W wyroku wskazano jednak pewne zastrzeżenie - każdy przypadek powinien być rozpatrywany indywidualnie, pod kątem zaistniałych okoliczności oraz spełnionych warunków.  

Powyższy wyrok był pewnym impulsem do wydania interpretacji ogólnej przez Ministra Finansów 25 listopada 2013 roku, w której przychylił się do postanowień orzeczenia NSA, zgodnie z którym obiad z kontrahentem może stanowić koszt podatkowy.