Zasady przechowywania dokumentów księgowych, w tym również faktur elektronicznych, określa Ustawa z dnia 29.09.1994 roku o rachunkowości, a dokładnie przepisy zawarte w rozdziale ósmym. Zgodnie z art. 71 księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, a także sprawozdania finansowe jednostek należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem czy też zniszczeniem. Regulacje na ten temat podatnik znajdzie również w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz w tzw. rozporządzeniu fakturowym. Czy w tym kontekście przechowywanie faktur w formacie PDF spełnia ww. wymogi?
Ogólne zasady przechowywania dokumentacji księgowej
Dokumentacja księgowa powinna być przechowywana w taki sposób, aby można było swobodnie z niej korzystać w czasie ewentualnej kontroli skarbowej. Zadaniem przedsiębiorcy jest zatroszczenie się o to, by wszystkie dowody i ewidencje były podzielone na okresy rozliczeniowe, wyraźnie opisane, w celu uniknięcia kłopotów z ich wyszukiwaniem.
Przez wzgląd na fakt, iż podczas archiwizacji dokumentów przedsiębiorca musi zapewnić ich ochronę przed rozpowszechnieniem oraz zmianami, ważne jest umieszczenie ich w miejscu zabezpieczonym przed osobami niepowołanymi.
Należy zaznaczyć, iż dokumentacja księgowa firmy nie musi być przechowywana przez jej właściciela. Przedsiębiorca, który korzysta z usług biura rachunkowego posiadającego w swojej ofercie również możliwość przechowywania i archiwizacji dokumentów, może wybrać takie rozwiązanie bez żadnych negatywnych konsekwencji. Jedynym warunkiem w takiej sytuacji jest zgłoszenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego faktu przechowywania dokumentacji poza firmą (albo już w trakcie rejestracji działalności, albo do 15 dnia od dnia jej wydania).
Jak długo należy przechowywać dokumentację księgową? Granicą w tym wypadku jest koniec okresu przedawnienia podatkowego. Zgodnie z przepisami, obowiązek ten kończy się po pięciu latach od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to znaczne ułatwienie, dzięki któremu podatnik nie musi sprawdzać osobno każdej faktury i deklaracji, do kiedy będzie ona musiała być przechowywana.
Przykład: Podatnik zamknie rok podatkowy 2013 i złoży zeznanie roczne za ten rok w 2014 roku. Dokumentację podatkową, związaną z rokiem 2013, będzie musiał przechowywać do zakończenia roku 2019.
Warto zaznaczyć, iż wyjątek od pięcioletniego okresu archiwizacji stanowi dokumentacja pracownicza (m.in. listy płac, karty wynagrodzeń), ponieważ zgodnie z odrębnymi przepisami, przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania tego typu dowodów księgowych przez okres 50 lat.
A co z archiwizacją w formie elektronicznej?
Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe oraz listy płac mogą być przechowywane obok wersji papierowej również w formie elektronicznej, czyli np. na płytach DVD/CD, dobrze zabezpieczonych dyskach twardych, jednak po spełnieniu kilku dodatkowych warunków. Nośniki tego typu muszą zostać umieszczone w sejfach, szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby.
W celu skutecznej ochrony danych zapisanych na nośnikach danych cyfrowych, konieczne jest regularne wykonywanie kopii zapasowych (co najmniej raz na tydzień). Również w tym wypadku przedsiębiorca musi pamiętać o chronologii, a także podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe oraz o konieczności zagwarantowania dostępu do urządzeń, za pomocą których możliwe jest odczytanie danych zapisanych na poszczególnych nośnikach oraz sporządzenie papierowych wydruków w razie wystąpienia takiej konieczności.
Archiwizacja faktur w formacie PDF
Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie e-faktur podatnicy mają możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. Co więcej, prawo do archiwizacji na nośnikach danych cyfrowych dotyczy również faktur wystawionych w formacie elektronicznym, wydrukowanych, a następnie zeskanowanych i zapisanych na odpowiednich nośnikach.
Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 września 2013 roku (sygn. IPPP1/443-617/13-4/JL): “Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”.
