Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty uzyskania przychodów - cz. II

Koszty związane z wynagrodzeniami

Nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorca zatrudniający pracowników może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z działalności wypłacane im wynagrodzenia. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę jak i zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W KPiR wyodrębniono kolumnę 12 do ujmowania kosztów wynagrodzeń pracowników. Wiadomo jednak, że na wynagrodzenie oprócz podstawy składają się jeszcze koszty uzyskania przychodu, podatek oraz składki ZUS płacone przez pracownika i pracodawcę w określonych przez przepisy wymiarach. W związku z tym przedsiębiorcy często mają problem w jakiej kwocie ująć wynagrodzenia w KPiR.

Bez względu na to czy wynagrodzenie dotyczy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę czy zlecenie ujmuje się je w kwocie brutto w kolumnie 12 KPiR. A więc do kolumny tej trafiają również zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ZUS w części płaconej przez pracownika.

 

Ważne!

Składki ZUS za pracownika, które opłaca pracodawca księgowane być powinny do kolumny 13 księgi jako Pozostałe wydatki. Tutaj również powinny trafić wydatki związane z opłacaniem składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

 

Ważne!

Aby wynagrodzenie pracownika (brutto) oraz składki na ZUS stanowiły koszt muszą być opłacone! Termin zapłaty ZUS za dany miesiąc upływa 15 dnia miesiąca następującego po nim.

Co zatem może stanowić podstawę księgowania kosztu związanego z wynagrodzeniem i pod jaka datą ujmować je w KPiR? Ponieważ wynagrodzenia mogą być kosztem przedsiębiorcy jedynie pod warunkiem, że zostały zapłacone, to właśnie pod datą wypłaty powinny zostać ujęte w księdze. Istotną kwestią są dowody, które potwierdzają wypłacenie wynagrodzeń. W przypadku umów o pracę przedsiębiorcy zwykle wykorzystują listę płac, na której pracownicy potwierdzają podpisem kwotę otrzymanych świadczeń zarówno w gotówce, jak i w naturze. Natomiast dowodem potwierdzającym wypłatę wynagrodzenia za umowę zlecenie jest zwykle rachunek.

 

Ważne!

Diety oraz wydatki objęte ryczałtem dotyczące wyjazdów zarówno właściciela jak i pracowników ujmowane są w kolumnie 13 KPiR.

 

Ważne!

W jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel nie otrzymuje stałego, co miesięcznego wynagrodzenia. Jego wynagrodzeniem jest dochód uzyskany z działalności. W związku z tym w KPiR nie ma bezpośrednio uwzględnienia pozycji wynagrodzenie właściciela - przedsiębiorcy.

Koszty uzyskania przychodów księgowane w czasie na przykładach

Przyjmując metodę memoriałową za główną w prowadzeniu KPiR, koszty uzyskania przychodów dotyczące przyszłych okresów przedsiębiorca powinien ujmować w roku podatkowym, którego dotyczą. Wydatki rozliczane tą metodą można ewidencjonować w podziale na poszczególne miesiące, których dotyczy. Oznacza to konieczność podziału kosztu na poszczególne lata podatkowe. W metodzie kasowej liczy się fakt wystawienia dokumentu księgowego. Można więc przyjąć, że nawet koszty dotyczące przyszłego okresu ujmowane są jednorazowo w kosztach w dniu wystawienia faktury.

Problem kosztów rozliczanych w czasie metodą memoriałową pojawia się głównie w sytuacji rozliczania ubezpieczeń, ale nie tylko. Najłatwiej postępowanie w takich przypadkach zobrazuje następujący przykład:

Przedsiębiorca wykupił polisę ubezpieczeniową firmowego samochodu OC (1 sierpnia 2015 - 31 lipca 2016) w kwocie 2500 zł. Jak zatem powinien zaksięgować koszt jeżeli przypada na dwa kolejne lata podatkowe?

Obliczamy proporcją:

  • w roku 2015 do kosztów zaliczy: 5/12 x 2500 zł = 1041,67 zł
  • w roku 2016 do kosztów zaliczy: 7/12 x 2500 zł = 1458,33 zł

Wartości mogą być księgowane na podstawie dowodu wewnętrznego, pamiętając o zachowaniu w dokumentacji księgowej polisy i dowodu jej zapłaty.

Przypadki, w których następuje korekta kosztów uzyskania przychodów w przykładach

W toku prowadzenia działalności gospodarczej również zdarzają się pomyłki. Mogą one dotyczyć błędnego wystawienia faktury przez sprzedawcę, a tym samym spowodują zaksięgowanie błędnej faktury u nabywcy. A ponieważ faktury mają za zadanie odzwierciedlać przebieg rzeczywistego zdarzenia, powinny być skorygowane do wartości i danych rzeczywiście odpowiadających dokonanej transakcji. Nie może jednak być tak, że to tylko i wyłącznie nabywca zdecyduje o poprawieniu danych dotyczących transakcji. O takich sytuacjach zawsze muszą być powiadomione obydwie strony sprzedaży.

Na podstawie jakich dokumentów nabywca dokonuje korekt?

Najczęściej na podstawie faktur korygujących wystawionych przez sprzedawcę. Faktury korygujące wystawia się w razie:

  • zwrotu kupionych towarów, na które została wystawiona faktura,
  • stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce czy kwocie podatku od towarów i usług,
  • udzielenia rabatów, zwrócenia nabywcy kwot nienależnych lub zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.

Wówczas następuje korekta w kosztach. W przypadku np. udzielenia rabatu wprowadzony już do księgi koszt należy poprawić. Poprawy dokonuje się dokonując kolejnego wpisu ze znakiem “-”.

Ważne!

Błędów potwierdzonych fakturą korygującą nie zmienia się skreślając zapis, ale dokonując kolejnego wpisu w księdze z datą wystawienia korekty. W przypadku zmniejszenia kwoty pierwotnej należy wprowadzić wartość ze znakiem “minus” w przypadku zwiększenia ze znakiem “plus”.

Na otrzymanej fakturze mogą się zdarzyć błędy formalne w danych sprzedawcy lub nabywcy. Mogą być one poprawione fakturą korygującą (zawsze wystawia sprzedawca) lub notą korygującą (zawsze wystawia nabywca). Z tym, że w przypadku noty korygującej nabywca ma mniejszy zakres do wprowadzania zmian w fakturze.

Leasing - księgowanie opłat leasingowych przy różnych rodzajach leasingu

Przedsiębiorcy często korzystają z zewnętrznych źródeł finansowania. W ostatnich latach dużym zainteresowaniem cieszą się leasingi, które pozwalają używać w działalności rzeczy, na których zakup nie zawsze byłoby stać firmę. Obce źródła finansowania mogą stanowić dla firmy koszt uzyskania przychodu. Warto więc poznać zasady rozliczania leasingu w kosztach firmy.

Na rynku dostępne są dwa rodzaje leasingu: leasing operacyjny i finansowy. Ich różna specyfika wymaga różnego sposobu ujęcia w kosztach, dlatego też przedsiębiorca przy podpisywaniu umowy leasingowej powinien zwrócić uwagę na jej charakter:

  • Leasing operacyjny - ponieważ rzecz leasingowana pozostaje przez cały okres leasingu własnością firmy leasingującej przedsiębiorca nie może wprowadzić jej do ewidencji środków trwałych firmy i ująć w formach w postaci odpisów amortyzacyjnych. Jak więc ująć leasing w kosztach? Kosztem w leasingu operacyjnym będą:
    • raty leasingowe (najczęściej wraz z naliczonymi już odsetkami),
    • czynsz inicjalny lub opłata wstępna wliczona w I ratę,
    • wydatki związane z eksploatacją - dotyczą np. paliwa do samochodu, kosztów napraw,
    • ubezpieczenie.
  • Leasing finansowy - tutaj przedmiot leasingu, zwykle od początku trwania umowy leasingowej jest już własnością przedsiębiorcy. Różnica więc polega na tym, co tworzy podstawę naliczania kosztu. W odróżnieniu do leasingu operacyjnego do KPiR nie będą trafiały poszczególne raty leasingu, ale kosztami uzyskania przychodu będą:
    • odpisy amortyzacyjne (gdyż leasingowana rzecz będzie środkiem trwałym firmy),
    • część odsetkowa raty leasingowej,
    • wydatki związane z eksploatacją,
    • ubezpieczenie.

Podstawą dokumentacji leasingu jest umowa oraz faktura VAT. Przy leasingu operacyjnym przedsiębiorca dokonuje księgowania poszczególnych rat leasingu na podstawie wystawianych mu comiesięcznych faktur przez firmę leasingową.