Koszty związane z wynagrodzeniami
Nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorca zatrudniający pracowników może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z działalności wypłacane im wynagrodzenia. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę jak i zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W KPiR wyodrębniono kolumnę 12 do ujmowania kosztów wynagrodzeń pracowników. Wiadomo jednak, że na wynagrodzenie oprócz podstawy składają się jeszcze koszty uzyskania przychodu, podatek oraz składki ZUS płacone przez pracownika i pracodawcę w określonych przez przepisy wymiarach. W związku z tym przedsiębiorcy często mają problem w jakiej kwocie ująć wynagrodzenia w KPiR.
Bez względu na to czy wynagrodzenie dotyczy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę czy zlecenie ujmuje się je w kwocie brutto w kolumnie 12 KPiR. A więc do kolumny tej trafiają również zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ZUS w części płaconej przez pracownika.
Ważne! Składki ZUS za pracownika, które opłaca pracodawca księgowane być powinny do kolumny 13 księgi jako Pozostałe wydatki. Tutaj również powinny trafić wydatki związane z opłacaniem składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. |
Ważne! Aby wynagrodzenie pracownika (brutto) oraz składki na ZUS stanowiły koszt muszą być opłacone! Termin zapłaty ZUS za dany miesiąc upływa 15 dnia miesiąca następującego po nim. |
Co zatem może stanowić podstawę księgowania kosztu związanego z wynagrodzeniem i pod jaka datą ujmować je w KPiR? Ponieważ wynagrodzenia mogą być kosztem przedsiębiorcy jedynie pod warunkiem, że zostały zapłacone, to właśnie pod datą wypłaty powinny zostać ujęte w księdze. Istotną kwestią są dowody, które potwierdzają wypłacenie wynagrodzeń. W przypadku umów o pracę przedsiębiorcy zwykle wykorzystują listę płac, na której pracownicy potwierdzają podpisem kwotę otrzymanych świadczeń zarówno w gotówce, jak i w naturze. Natomiast dowodem potwierdzającym wypłatę wynagrodzenia za umowę zlecenie jest zwykle rachunek.
Ważne! Diety oraz wydatki objęte ryczałtem dotyczące wyjazdów zarówno właściciela jak i pracowników ujmowane są w kolumnie 13 KPiR. |
Ważne! W jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel nie otrzymuje stałego, co miesięcznego wynagrodzenia. Jego wynagrodzeniem jest dochód uzyskany z działalności. W związku z tym w KPiR nie ma bezpośrednio uwzględnienia pozycji wynagrodzenie właściciela - przedsiębiorcy. |
Koszty uzyskania przychodów księgowane w czasie na przykładach
Problem kosztów rozliczanych w czasie metodą memoriałową pojawia się głównie w sytuacji rozliczania ubezpieczeń, ale nie tylko. Najłatwiej postępowanie w takich przypadkach zobrazuje następujący przykład:
Przedsiębiorca wykupił polisę ubezpieczeniową firmowego samochodu OC (1 sierpnia 2015 - 31 lipca 2016) w kwocie 2500 zł. Jak zatem powinien zaksięgować koszt jeżeli przypada na dwa kolejne lata podatkowe?
Obliczamy proporcją:
- w roku 2015 do kosztów zaliczy: 5/12 x 2500 zł = 1041,67 zł
- w roku 2016 do kosztów zaliczy: 7/12 x 2500 zł = 1458,33 zł
Wartości mogą być księgowane na podstawie dowodu wewnętrznego, pamiętając o zachowaniu w dokumentacji księgowej polisy i dowodu jej zapłaty.
Przypadki, w których następuje korekta kosztów uzyskania przychodów w przykładach
W toku prowadzenia działalności gospodarczej również zdarzają się pomyłki. Mogą one dotyczyć błędnego wystawienia faktury przez sprzedawcę, a tym samym spowodują zaksięgowanie błędnej faktury u nabywcy. A ponieważ faktury mają za zadanie odzwierciedlać przebieg rzeczywistego zdarzenia, powinny być skorygowane do wartości i danych rzeczywiście odpowiadających dokonanej transakcji. Nie może jednak być tak, że to tylko i wyłącznie nabywca zdecyduje o poprawieniu danych dotyczących transakcji. O takich sytuacjach zawsze muszą być powiadomione obydwie strony sprzedaży.
Na podstawie jakich dokumentów nabywca dokonuje korekt?
Najczęściej na podstawie faktur korygujących wystawionych przez sprzedawcę. Faktury korygujące wystawia się w razie:
- zwrotu kupionych towarów, na które została wystawiona faktura,
- stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce czy kwocie podatku od towarów i usług,
- udzielenia rabatów, zwrócenia nabywcy kwot nienależnych lub zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.
Wówczas następuje korekta w kosztach. W przypadku np. udzielenia rabatu wprowadzony już do księgi koszt należy poprawić. Poprawy dokonuje się dokonując kolejnego wpisu ze znakiem “-”.
Ważne! Błędów potwierdzonych fakturą korygującą nie zmienia się skreślając zapis, ale dokonując kolejnego wpisu w księdze z datą wystawienia korekty. W przypadku zmniejszenia kwoty pierwotnej należy wprowadzić wartość ze znakiem “minus” w przypadku zwiększenia ze znakiem “plus”. |
Na otrzymanej fakturze mogą się zdarzyć błędy formalne w danych sprzedawcy lub nabywcy. Mogą być one poprawione fakturą korygującą (zawsze wystawia sprzedawca) lub notą korygującą (zawsze wystawia nabywca). Z tym, że w przypadku noty korygującej nabywca ma mniejszy zakres do wprowadzania zmian w fakturze.
Leasing - księgowanie opłat leasingowych przy różnych rodzajach leasingu
Przedsiębiorcy często korzystają z zewnętrznych źródeł finansowania. W ostatnich latach dużym zainteresowaniem cieszą się leasingi, które pozwalają używać w działalności rzeczy, na których zakup nie zawsze byłoby stać firmę. Obce źródła finansowania mogą stanowić dla firmy koszt uzyskania przychodu. Warto więc poznać zasady rozliczania leasingu w kosztach firmy.
Na rynku dostępne są dwa rodzaje leasingu: leasing operacyjny i finansowy. Ich różna specyfika wymaga różnego sposobu ujęcia w kosztach, dlatego też przedsiębiorca przy podpisywaniu umowy leasingowej powinien zwrócić uwagę na jej charakter:
- Leasing operacyjny - ponieważ rzecz leasingowana pozostaje przez cały okres leasingu własnością firmy leasingującej przedsiębiorca nie może wprowadzić jej do ewidencji środków trwałych firmy i ująć w formach w postaci odpisów amortyzacyjnych. Jak więc ująć leasing w kosztach? Kosztem w leasingu operacyjnym będą:
- raty leasingowe (najczęściej wraz z naliczonymi już odsetkami),
- czynsz inicjalny lub opłata wstępna wliczona w I ratę,
- wydatki związane z eksploatacją - dotyczą np. paliwa do samochodu, kosztów napraw,
- ubezpieczenie.
- Leasing finansowy - tutaj przedmiot leasingu, zwykle od początku trwania umowy leasingowej jest już własnością przedsiębiorcy. Różnica więc polega na tym, co tworzy podstawę naliczania kosztu. W odróżnieniu do leasingu operacyjnego do KPiR nie będą trafiały poszczególne raty leasingu, ale kosztami uzyskania przychodu będą:
- odpisy amortyzacyjne (gdyż leasingowana rzecz będzie środkiem trwałym firmy),
- część odsetkowa raty leasingowej,
- wydatki związane z eksploatacją,
- ubezpieczenie.
Podstawą dokumentacji leasingu jest umowa oraz faktura VAT. Przy leasingu operacyjnym przedsiębiorca dokonuje księgowania poszczególnych rat leasingu na podstawie wystawianych mu comiesięcznych faktur przez firmę leasingową.
