Poradnik Przedsiębiorcy

Odnowienie pomieszczeń firmowych w kosztach uzyskania przychodu

Po pewnym czasie użytkowania lokali wykorzystywanych w prowadzonej działalności konieczne staje się odnowienie pomieszczeń firmowych. Podczas wykonywania prac należy określić, czy mamy do czynienia z remontem, czy modernizacją. Ma to kluczowe znaczenia dla rozliczenia wydatków poniesionych z tego tytułu.

Odnowienie pomieszczeń firmowych - remont czy ulepszenie?

Rozróżnienie pojęć remontu i ulepszenia na gruncie podatków dochodowych ma bardzo istotne znaczenie. Jeżeli wydatki zostaną poniesione na remont środka trwałego, bez względu na ich wielkość, będą stanowić koszty uzyskania przychodów, natomiast jeśli celem ich poniesienia będzie ulepszenie środka trwałego, to jeśli ich suma w ciągu roku podatkowego przekroczy kwotę stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych, nie będą traktowane jako koszty uzyskania przychodów, tylko powiększą wartość początkową środka trwałego.

Remont to przywrócenie stanu pierwotnego środka trwałego poprzez wymianę elementów zużytych lub ich naprawę. W wyniku remontu nie wzrasta wartość użytkowa środka trwałego, jedynie zostaje przywrócona wartość pierwotna.

Natomiast jako ulepszenie należy zaklasyfikować nakłady poniesione na środek trwały, które przede wszystkim powodują wzrost jego wartości użytkowej w porównaniu do wartości z dnia oddania do używania. Ulepszenie powinno być mierzone w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych oraz kosztami ich eksploatacji.

Warunki modernizacji

Aby doszło do ulepszenia, muszą być spełnione warunki określone w art. 22g ust. 17 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem ulepszenie środków trwałych następuje:

  • poprzez przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację,

  • gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł,

  • gdy poniesione wydatki powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

O potraktowaniu konkretnych prac jako remontu bądź ulepszenia nie decyduje wola podatnika, lecz zakres rzeczowy wykonywanych prac. W przypadkach wątpliwych konieczne może okazać się powołanie biegłego ds. budowlanych. Często bowiem trudno jest we własnym zakresie jednoznacznie rozstrzygnąć, czy zakres przeprowadzonych prac da się zakwalifikować jako remont, czy trzeba je uznać za modernizację.

Tym samym od rodzaju wydatku będzie zależny sposób jego rozliczenia. Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 kwietnia 2017 r., nr 0461- ITPB3.4510.22.2017.1.AK. Podatnik opisując stan faktyczny, wskazał, że przeprowadził prace budowlane w związku z wymianą instalacji sanitarnej w łazience w użytkowanym przez siebie warsztacie. Polegały one m.in. na skuciu płytek ze ścian i podłóg, położeniu w ich miejsce nowej ceramiki, a także uzupełnieniu instalacji wodno-kanalizacyjnych i elektrycznych oraz zamontowaniu nowej armatury. W odpowiedzi dyrektor wskazał, że:

„(…) skoro prace budowlane przeprowadzone w łazience warsztatu miały charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość i nie zmieniły jej charakteru, to poniesione przez Wnioskodawcę wydatki miały charakter remontowy. 

Konkludując, wydatki związane z pracami budowlanymi w łazience znajdującej się w warsztacie, których celem było przywrócenie pierwotnej zdolności użytkowej łazienki, (...), stanowią pośrednie koszty uzyskania przychodów potrącalne w dacie ich poniesienia (...)".

Wymiana okien

Niektóre wydatki trudno przyporządkować do kategorii remontu lub modernizacji. Przykładem mogą być wydatki na wymianę okien. Problem komplikuje się, gdy okna wymieniane są na nowocześniejsze, np. drewniane na aluminiowe. W naszej opinii takie prace mają charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie pierwotną wartość użytkową budynku i nie zmieniają one jego charakteru. Ponadto dla klasyfikacji wskazanych robót jako remontu bez znaczenia pozostaje fakt, że wymieniane elementy są zastępowane przez elementy wykonane z nowocześniejszych materiałów. Koszty wymiany okien nie powodują wzrostu wartości użytkowej danego obiektu (budynku, budowli).

Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy, że koszty wymiany okien trzeba więc ująć jako koszt remontu. Nie mogą być one doliczane do wartości początkowej środków trwałych. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie nr IBPBI/2/423-1155/11/MS z 31 grudnia 2011 r., w którym czytamy:

„(…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż wykonywane prace podyktowane są złym stanem technicznym okien. Prace te nie zmieniają jednak ich charakteru i funkcji. Wymieniane są okna drewniane na okna aluminiowe. Wymiana okien wynika ze zużycia starych okien.

W świetle powyższego należy uznać, iż poniesione przez Spółkę wydatki na wymianę okien będą miały charakter odtworzeniowy, niepowodujący zmian parametrów użytkowych, ani technicznych, przywracający pierwotną zdolność użytkową budynku, a zatem należy je uznać za wydatki o charakterze remontowym. Jednakże z uwagi na fakt, iż ich związek z uzyskiwanymi przez Spółkę przychodami nie jest bezpośredni, należy je uznać za pośrednie koszty uzyskania przychodów (…)”.