Pisma ostrzegawcze i rozmowy dyscyplinujące z pracownikiem i ich znaczenie prawne

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Pracodawca zmuszony jest nieraz do reagowania na niepożądane zachowania pracowników. Konieczne jest przy tym, aby czynił to w ramach wyznaczonych przepisami prawa. Niektórzy pracodawcy decydują się w takich przypadkach na kierowanie do pracowników są tzw. pisma ostrzegawcze i rozmowy dyscyplinujące.

Ocena pracownika 

Każdy pracodawca chcący racjonalnie zarządzać zatrudnionymi pracownikami powinien dokonywać oceny ich pracy lub szerzej – wywiązywania się z obowiązków wynikających z łączącego strony stosunku pracy, do których należy zaliczyć przede wszystkim sumienne i staranne wykonywanie pracy oraz stosowanie się do poleceń przełożonych, a nadto w szczególności:

  • przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy;
  • przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku;
  • przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;
  • dbanie o dobro zakładu pracy, chronienie jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
  • przestrzeganie tajemnicy określonej w odrębnych przepisach;
  • przestrzeganie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 100 Kodeksu pracy).

Ocena pracownika – a ściślej ocena realizacji przez niego obowiązków pracowniczych – polega na wartościowaniu przez pracodawcę (przełożonego) jego zachowań, postaw i wyników pracy. Ocena może być wyrażana ustnie, co zazwyczaj ma miejsce w przypadku tzw. oceny bieżącej, dokonywanej na co dzień lub w formie pisemnej – najczęściej w przypadku ocen okresowych przeprowadzanych w ramach sformalizowanej procedury albo w przypadku wystąpienia określonych zdarzeń wymagających przekazania pracownikowi komunikatu na piśmie, w szczególności w postaci pochwały albo nagany.

Ocena pracownika powinna dotyczyć wyłącznie kontekstu zadań i obowiązków, które powierzono mu w ramach stosunku pracy. Obejmowanie oceną zakresu wykraczającego poza aspekt stosunku pracy jest nieuzasadnione i może zostać uznane za naruszenie jego dóbr osobistych, w tym prywatności.

Cele oceny pracownika

Ocena pracownika powinna służyć w szczególności następującym celom:

  • utrwalaniu zachowań pracownika kwalifikowanych pozytywnie;
  • korekcie zachowań niepożądanych;
  • wyznaczaniu kierunków rozwoju pracownika (szkolenia i doskonalenia);
  • podejmowaniu decyzji o awansie lub przeszeregowaniu;
  • ustalaniu indywidualnego wynagrodzenia pracownika;
  • stosowaniu nagród i kar porządkowych;
  • decydowaniu o dalszym zatrudnianiu pracownika albo o zakończeniu stosunku pracy.

Pracodawca jest obowiązany stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 kp).

Unormowaniami Kodeksu pracy, które w bezpośredni sposób nawiązują do oceny pracownika, są m.in. przepisy o nagrodach i wyróżnieniach oraz karach porządkowych.

Nagrody i wyróżnienia

Zgodnie z art. 105 kp pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.

Kary porządkowe

Jak stanowi art. 108 § 1 kp, za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

Ponadto za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.

 

O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika (art. 110 kp).

Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu (art. 113 § 1 kp).

Pisma ostrzegawcze i rozmowy dyscyplinujące 

W przypadku, gdy praca lub inne zachowania pracownika są oceniane przez pracodawcę negatywnie i pracodawca zamierza wpłynąć na zmianę tych zachowań, może stosować różne instrumenty motywacyjne. Pierwszym działaniem, jakie należy wówczas zazwyczaj podjąć, jest poinformowanie pracownika o wspomnianej ocenie negatywnej, w taki sposób, aby było dla niego jasne, o jakie konkretnie zachowania chodzi, dlaczego pracodawca ocenia je negatywnie i na czym powinna polegać poprawa oczekiwana przez pracodawcę. Kodeksową formą wyrażenia takiej oceny są wspomniane wyżej kary porządkowe. Nie zawsze jednak konieczne i wskazane jest posługiwanie się tym środkiem. Niejednokrotnie w danej sytuacji stosowanie kary zostanie uznane przez pracodawcę za nieadekwatne do okoliczności danego przypadku, np. wówczas, gdy niepożądane zachowania pracownika nie są na tyle poważne, aby wymierzać mu karę.

W takich przypadkach pracodawcy, w celu skorygowania niepożądanych zachowań pracowników, przeprowadzają z nimi rozmowy dyscyplinujące lub kierują pisma ostrzegawcze. Wydaje się, że uprawnienie pracodawcy do stosowania tych środków wynika z jego roli jako kierującego pracą osób przez niego zatrudnionych.

Znaczenie przeprowadzania z pracownikiem rozmów dyscyplinujących lub kierowania do niego pism ostrzegawczych polega na tym, że służą one poinformowaniu pracownika o krytycznej ocenie określonych jego zachowań, zobowiązaniu go do ich zaprzestania oraz ewentualnie wskazaniu zachowań oczekiwanych.

Co twierdzi Sąd Najwyższy?

W wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 16 czerwca 2011 roku (I PK 222/10) negatywnie odniesiono się do możliwości posługiwania się przez pracodawcę pismami ostrzegawczymi. Wskazano, że nie można ich umieszczać w aktach osobowych pracownika, gdyż w przepisach regulujących zawartość tych akt nie wymienia się tego rodzaju pism. Co więcej, sąd uznał samo sporządzanie takich pism czy notatek za praktykę niedopuszczalną, prowadzącą do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od pisma ostrzegawczego pracownik nie może się bowiem odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. W dalszej kolejności traktowanie takiego pisma inaczej niż zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej pozwala na jego przetrzymywanie w aktach po upływie terminów wynikających z art. 113 § 1 kp. Innymi słowy, takie pismo stanowi świadectwo możliwego naruszenia obowiązków przez pracownika, którego pracownik nie może kwestionować i którego usunięcia nie może oczekiwać w żadnym prawnie określonym terminie.  

Jak wynika z powyższego, Sąd Najwyższy zakwestionował dopuszczalność sporządzania pism ostrzegawczych, wskazując na zagrożenie omijania przepisów o karach porządkowych. Trudno jednak byłoby przyjąć, że pracodawca nie ma żadnej możliwości komunikowania pracownikowi swoich ewentualnych zastrzeżeń dotyczących jego pracy – zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. Wydaje się zatem, że chodzi raczej o to, aby takie komunikaty poprzestawały na wskazaniu nieakceptowalnych okoliczności oraz ewentualnych działań naprawczych, lecz nie zawierały treści, które mogłyby być odbierane jako kara (sankcja za naruszenie danego obowiązku), gdyż do zastosowania kary konieczne jest przeprowadzenie określonej procedury przewidzianej w art. 108 i nast. kp.

 

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów