Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Od niedawna zatrudniam pracownika, który zamieszkuje inną miejscowość i należy do innego urzędu skarbowego niż ja i moja firma. Na konto którego urzędu skarbowego należy wpłacać zaliczkę na podatek za pracownika?
Katarzyna, Szczecin
Pracodawca jest zobligowany do naliczania, pobierania i przelewania do urzędu skarbowego zaliczek na podatek należny od wynagrodzenia swoich pracowników. Jakie konto jest właściwe do rozliczania podatku za zatrudnione osoby i w jakim terminie dokonać wpłaty?
Obowiązek pobierania podatku od wynagrodzenia
Wynagrodzenia pracowników w zdecydowanej większości podlegają opodatkowaniu. Nieliczne osoby mogą skorzystać z ulg, dzięki którym są zwolnione z PIT. Jak już wspomniano, pracodawca jako płatnik jest zobowiązany do pobierania podatków za pracowników, co wskazane jest wprost w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.
Takie same zasady dotyczą również pobierania podatku z tytułu:
- umowy zlecenia;
- umowy o dzieło;
- kontraktu menedżerskiego;
- pełnienia funkcji w zarządzie.
Podmiot zatrudniający zwykle pobiera dwa rodzaje podatków:
- PIT-4R – jeśli przychody opodatkowane są według skali podatkowej;
- PIT-8AR – gdy przychód podlega podatkowi zryczałtowanemu.
W jakim terminie dokonać wpłaty podatku do US?
Zakład pracy powinien dokonywać wpłat podatku za pracowników do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. W sytuacji gdy data ta przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.
Przykład 1.
W sierpniu 20. dzień miesiąca przypada w weekend. Kiedy jest więc ostatni dzień na wpłatę podatku do urzędu?
W związku z tym, że 20 sierpnia wypada w sobotę, to ostatnim dniem do zapłaty podatku jest 22 sierpnia.
Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że do właściwego ustalenia miesiąca, w którym trzeba dokonać wpłaty, kluczowa jest informacja, kiedy pensję pozostawiono do dyspozycji pracownika. Zaliczki można bowiem pobrać dopiero w momencie, gdy podatnik osiągnie dochód, czyli innymi słowy wtedy, kiedy faktycznie dostanie wynagrodzenie.
Przykład 2.
Pani Adrianna otrzymuje wynagrodzenie z przesunięciem, czyli 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenie za sierpień otrzyma zatem 10 września. W jakim terminie pracodawca powinien odprowadzić do US podatek od tej pensji?
Jeżeli wynagrodzenie zostało wypłacone we wrześniu, to podatek należy naliczyć za wrzesień i wpłacić do 20 października.
Na jakie konto wpłacać podatek za pracownika?
Obecnie wszyscy płatnicy posiadają indywidualne numery kont do wpłat podatków, zwane mikrorachunkami podatkowymi. Pracodawcy będący osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą muszą opłacać zaliczki na podatek na własne mikrorachunki podatkowe, wprowadzając odpowiedni symbol formularza (np. PIT-4R, PIT-8AR). Nie powinni wpłacać podatków na mikrorachunki pracowników.
Z kolei jeśli firma prowadzona jest w formie spółki, to podatek za pracownika podlega wpłacie na mikrorachunek spółki, a nie poszczególnych wspólników.
Do jakiego urzędu wysłać zeznania
Pracodawcy mają często problemy z ustaleniem, do jakiego urzędu skarbowego wysłać zeznania roczne dotyczące pobranych podatków. Właściwość urzędu skarbowego będzie inna w zależności od tego, o jaką deklarację chodzi. Jest to uregulowane w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie właściwości organów podatkowych.
Właściwość urzędu skarbowego do wysyłki PIT-4R i PIT-8AR
W przypadku zbiorczych deklaracji dotyczących pobranych podatków urzędem odpowiednim do złożenia zeznań PIT-4R lub PIT-8AR będzie urząd skarbowy właściwy ze względu na:
- miejsce zamieszkania przedsiębiorcy – jeżeli działalność prowadzona jest w formie jednoosobowej działalności gospodarczej;
- miejsce siedziby firmy – jeżeli działalność prowadzona jest w formie spółki.
Właściwość urzędu skarbowego do wysyłki PIT-11
Inaczej wygląda to natomiast w przypadku zeznań PIT-11. Te zawsze powinny zostać wysłane do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania osoby, dla której deklarację tę wystawiono.
Pracodawca musi wiedzieć, w jaki sposób rozliczać podatek za pracownika. Ustalenie właściwości urzędu skarbowego do wysłania deklaracji rocznych czy numery kont, na które tę daninę należy wpłacić, nie są oczywiste.
