Każdy proces zakończenia współpracy między pracodawcą a pracownikiem wiąże się z szeregiem formalności, których należy dopełnić. Jednym z najważniejszych elementów jest wydanie właściwych dokumentów. Dla wielu pracowników, zwłaszcza tych, którzy po raz pierwszy zmieniają miejsce zatrudnienia, może to być skomplikowany proces. W niniejszym artykule omówimy, jakie dokumenty dla odchodzącego pracownika powinny zostać przygotowane, jakie są przepisy prawa pracy w tym zakresie oraz jak prawidłowo zorganizować ten proces.
Wstępne formalności
Zakończenie stosunku pracy może wynikać z różnych powodów, takich jak wypowiedzenie umowy przez jedną ze stron stosunku pracy, rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron lub rozwiązanie z upływem czasu, na jaki była zawarta umowa. Niezależnie od przyczyny, istnieje szereg dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi w dniu zakończenia współpracy. W Polsce te obowiązki są regulowane przez Kodeks pracy oraz inne akty prawne, które mają na celu ochronę praw pracowników i zapewnienie im niezbędnych informacji dotyczących dotychczasowego zatrudnienia.
Każdy z tych dokumentów pełni istotną funkcję i jest niezbędny do prawidłowego zakończenia współpracy, jak również może okazać się kluczowy przy poszukiwaniu nowej pracy lub w kontaktach z urzędami i instytucjami, takimi jak urząd skarbowy czy ZUS.
Świadectwo pracy
Najważniejsze dokumenty dla odchodzącego pracownika po zakończeniu stosunku pracy, to świadectwo pracy. Dokument ten zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia, takie jak:
- Okres zatrudnienia (od kiedy do kiedy pracownik był zatrudniony).
- Rodzaj wykonywanej pracy oraz zajmowane stanowiska.
- Informacje o wymiarze czasu pracy.
- Informacje dotyczące wykorzystanego urlopu wypoczynkowego oraz ewentualnych urlopów bezpłatnych, macierzyńskich, rodzicielskich itp.
- Informacje o przyczynach rozwiązania umowy (np. za wypowiedzeniem pracodawcy, porozumienie stron).
- Wzmianki o ewentualnych okresach nieskładkowych, takich jak chorobowe czy urlopy wychowawcze.
Świadectwo pracy ma ogromne znaczenie zarówno dla byłego pracownika, jak i dla jego przyszłego zatrudnienia. Potencjalni pracodawcy często wymagają tego dokumentu jako potwierdzenia zatrudnienia oraz dokładnych informacji o przebiegu dotychczasowej kariery zawodowej kandydata. Brak świadectwa pracy lub jego błędna treść mogą prowadzić do poważnych problemów prawnych, a pracownik, któremu nie wydano tego dokumentu, ma prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy.
Świadectwo pracy musi być wydane niezwłocznie. Należy je wydać w dniu ustania stosunku pracy lub w ciągu 7 dni wysłać pocztą na ostatni znany pracodawcy adres pracownika. Warto podkreślić, że pracownik ma prawo domagać się od pracodawcy poprawienia świadectwa, jeśli uzna, że zawiera ono błędne lub niepełne informacje. Pracodawca jest zobowiązany dokonać korekty w ciągu 7 dni od dnia otrzymania żądania pracownika.
Informacja o okresie przechowywania akt osobowych
Drugim obowiązkowym dokumentem, jaki należy przekazać pracownikowi po zakończeniu zatrudnienia, jest informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. W niniejszym dokumencie pracodawca wskazuje, przez jaki okres będzie przechowywał akta osobowe pracownika oraz kiedy pracownik ma prawo odebrać te dokumenty. Co jednak ważne, dokument ten jest wydawany tylko pracownikom, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku. Pracownikom zatrudnionym przed tą datą dokument nie jest wydawany. Wynika to z przepisów o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Tylko świadectwo pracy i informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej są dokumentami bezwzględnie wymaganymi przez przepisy. Natomiast dokumenty wymienione w dalszej części artykułu wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych (karta obiegowa) lub mogą być wydane tylko na wniosek pracownika (PIT-11, zaświadczenie o zarobkach itp.).
Karta obiegowa
W wielu firmach stosuje się tzw. kartę obiegową, która służy do potwierdzenia, że pracownik oddał wszystkie firmowe przedmioty, takie jak:
- komputer służbowy,
- telefon,
- karty dostępu do budynku,
- samochód służbowy,
- dokumenty i raporty związane z obowiązkami służbowymi.
Karta obiegowa to formalny sposób na rozliczenie się z pracodawcą i potwierdzenie, że pracownik zwrócił wszystkie narzędzia oraz dokumenty służbowe. Jest to szczególnie istotne w firmach, w których pracownicy mają dostęp do wrażliwych danych lub cennych zasobów materialnych. Niewydanie takiego dokumentu lub odmowa podpisania karty obiegowej przez pracodawcę może wpłynąć na prawidłowe i terminowe rozliczenie się z pracodawcą.
Karta obiegowa bywa również stosowana jako forma zabezpieczenia dla pracodawcy przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracownika, np. w przypadku zgubienia lub uszkodzenia firmowego sprzętu. Dokument ten, choć formalnie nie jest wymagany przez przepisy prawa, może być istotnym elementem wewnętrznej polityki rozliczeń firmy.
[alert-info] Brak karty obiegowej nie może w żaden sposób wpływać na terminowe wydanie świadectwa pracy. Nierozliczenie się przez pracownika ze wszystkich zobowiązań może być jedynie podstawą dla pracodawcy do wszczęcia postępowania na drodze sądowej z powództwa cywilnego. [alert-info]
PIT-11
Kolejnym istotnym dokumentem, który może zostać przekazany pracownikowi, jest PIT-11. Jest to formularz podatkowy, który zawiera informacje o dochodach pracownika, składkach na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne, a także o wysokości zaliczek na podatek dochodowy. Dokument ten jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia się z urzędem skarbowym, dlatego pracodawca musi przekazać go pracownikowi najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku, w którym doszło do zakończenia współpracy.
Warto podkreślić, że brak przekazania tego dokumentu może skutkować problemami dla pracownika w zakresie rozliczeń podatkowych. Dlatego też bardzo ważne jest, aby pracownik przypilnował, żeby pracodawca dostarczył mu PIT-11 w wymaganym terminie. W przypadku braku współpracy ze strony pracodawcy pracownik ma prawo zgłosić ten fakt do odpowiednich instytucji, takich jak urząd skarbowy, które podejmą dalsze kroki prawne.
Jeśli pracownik chce otrzymać PIT-11 w trakcie roku, musi złożyć pracodawcy pisemny wniosek. Z kolei pracodawca ma 14 dni od daty wpłynięcia wniosku na wystawienie tego dokumentu.
[alert-info] PIT-11 nie powinien być przekazywany pracownikowi od razu po zakończeniu umowy w trakcie roku, a zgodnie z ogólnymi zasadami, czyli do końca lutego roku następnego po zakończeniu umowy. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, kiedy pracownik składa pisemny wniosek do pracodawcy o wydanie tej deklaracji. [alert-info]
Zaświadczenie o zarobkach
Pracownik może również zażądać od pracodawcy zaświadczenia o zarobkach. Podobnie jak w przypadku PIT-11, aby otrzymać taki dokument, pracownik jest zobowiązany do złożenia wniosku do pracodawcy. Dokument ten bywa wymagany przez instytucje finansowe (np. banki) w przypadku ubiegania się o kredyt czy pożyczkę. Zawiera on informacje o dochodach pracownika w danym okresie zatrudnienia, co może być kluczowe w kontekście różnych procesów administracyjnych, w tym także weryfikacji zdolności kredytowej.
Warto również zauważyć, że zaświadczenie o zarobkach jest często wymagane przy ubieganiu się o świadczenia socjalne lub inne formy wsparcia finansowego. Pracodawca, na wniosek pracownika, ma obowiązek wystawić takie zaświadczenie, zawierające dokładne dane dotyczące wysokości wynagrodzenia, okresów zatrudnienia oraz innych niezbędnych informacji.
Potwierdzenie rozliczeń finansowych
Rozliczenie finansowe to również kluczowy element zakończenia współpracy. Pracownik powinien otrzymać potwierdzenie otrzymania wszystkich należnych wynagrodzeń, w tym:
- Wynagrodzenia za pracę.
- Wynagrodzenia za nadgodziny, jeśli takie wystąpiły.
- Premii, jeśli przysługiwała.
- Ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Nie obowiązkiem, a dobrą praktyką jest sporządzenie i dostarczenie takiego rozliczenia pracownikowi, co pozwala na uniknięcie ewentualnych sporów prawnych dotyczących zaległych wypłat. Ważne jest, aby pracownik dokładnie sprawdził, czy wszystkie elementy wynagrodzenia zostały prawidłowo rozliczone, ponieważ po zakończeniu stosunku pracy może być trudniej dochodzić ewentualnych roszczeń.
Niektóre firmy oferują także specjalne formularze rozliczeniowe, które pracownik musi podpisać, potwierdzając, że nie ma żadnych zaległości finansowych wobec pracodawcy, co zamyka proces finansowy związany z zakończeniem zatrudnienia.
Dokumentacja dotycząca ZUS
Z perspektywy zabezpieczenia społecznego, istotnym dokumentem jest zaświadczenie o zgłoszeniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz potwierdzenie opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Tego rodzaju dokumenty są kluczowe w przypadku chęci weryfikacji okresów składkowych, np. przy ubieganiu się o emeryturę lub inne świadczenia.
Każdy pracodawca ma obowiązek zgłaszania zatrudnionych pracowników do ZUS-u oraz regularnego opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W momencie zakończenia współpracy pracodawca powinien rozliczyć się ze składek za cały okres zatrudnienia, a pracownik ma prawo do otrzymania potwierdzenia dokonania tych płatności.
Dokumenty dla odchodzącego pracownika - podsumowanie
Proces zakończenia stosunku pracy wiąże się z wieloma formalnościami, których przestrzeganie leży zarówno w interesie pracodawcy, jak i pracownika. Odpowiednio przygotowane i wydane dokumenty dla odchodzącego pracownika nie tylko porządkuje procesy wewnątrz firmy, ale również pozwala pracownikowi na płynne przejście do nowego miejsca pracy lub skorzystanie z należnych świadczeń. Warto więc zadbać o to, aby każda strona znała swoje obowiązki i prawa, co pozwoli uniknąć niepotrzebnych problemów czy sporów sądowych w przyszłości.
