Poradnik Przedsiębiorcy

Czy straty w towarach można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Prowadząc działalność gospodarczą, podatnik musi liczyć się z powstawaniem pewnego rodzaju strat - braków, niedoborów oraz ubytków w towarach. Jest to naturalna kolej rzeczy w przedsiębiorstwach, które utrzymują na stanie pewną ilość towarów. Zjawisko to jednak stwarza często podatnikom wiele problemów w związku z właściwą kwalifikacją oraz ewidencją powstałych strat i ubytków. Czy można straty w towarach uznać za koszty uzyskania przychodów?

Koszty uzyskania przychodów

Ogólnie przyjmuje się, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

W artykule tym, wśród wymienionego katalogu kosztów niepodatkowych, nie można doszukać się strat, ubytków czy też niedoborów. Na tej podstawie można byłoby uznać, iż koszty te zalicza się do kosztów podatkowych. Jednak nie zawsze.

Straty w towarach zaliczane do kosztów uzyskania przychodów

Straty w towarach to wszelkie zniszczenia, zaginięcia, kradzieże towarów. Strata nie zawsze uznawana jest za koszt podatkowy. Zależne jest to od tego, czym została spowodowana.

Aby dana strata mogła zostać zaliczona do kosztów podatkowych konieczne jest spełnienie następujących warunków:

  • strata musi być związana z całokształtem prowadzonej działalności,
  • jej powstanie musi być spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika,
  • strata musi być właściwie udokumentowana,
  • podatnik powinien wykazać, iż podjął właściwe działania zabezpieczające przed powstaniem straty.

Wyróżnia się dwie przyczyny powstawania strat w towarach, na podstawie których straty te zalicza się do kosztów uzyskania przychodów:

  • straty powstałe na skutek działania siły wyższej lub innych nadzwyczajnych okoliczności,
  • straty powstałe przy wykonywaniu czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, w związku z naturalnymi właściwościami towaru handlowego lub materiału.

Tak więc, jeśli podatnik właściwie zabezpieczył towary przed wszelkimi szkodami, a strata jest skutkiem zdarzenia losowego, którego nie można było uniknąć, to szkody powstałe w wyniku zniszczenia czy też kradzieży można zaliczyć do kosztów podatkowych. Także w przypadku, gdy straty powstaną w związku z naturalnymi właściwościami towarów, będą one stanowiły koszt podatkowy. Ma to miejsce szczególnie w przypadku towarów spożywczych, które dość szybko ulegają przeterminowaniu.

Ponadto, podatnik powinien pamiętać o właściwym udokumentowaniu straty. Może to być protokół straty bądź, w przypadku kradzieży, zgłoszenie szkody policji. Bez dokumentów potwierdzających zdarzenie, strata nie zostanie uznana za koszt podatkowy. Wartość prawidłowo udokumentowanej straty należy wyksięgować z kolumny 10 PKPiR i przenieść do kol. 13.

W definicji strat zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów mieszczą się ubytki w granicach norm oraz niedobory niezawinione. Ubytki towarów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez konieczności szczególnej dokumentacji. Zaliczenia takiego można dokonać jednak jedynie w przypadku, gdy nie wykraczają one poza normy zwyczajowo przyjęte dla poszczególnych rodzajów działalności. Aby być pewnym co do właściwego uznania kosztów podatkowych, warto jednak posiadać odpowiednie dowody wewnętrzne dotyczące wszelkich strat w postaci ubytków w firmie.

Niedoborem towarów jest różnica pomiędzy wartością towarów wynikającą z zapisów w księgach rachunkowych podatnika a ich stanem faktycznym, stwierdzonym na podstawie spisu z natury. Jeśli chodzi o niedobory niezawinione są to inaczej niedobory towarów, które nie są spowodowane celowym działaniem żadnej osoby. W związku z charakterem losowym tych kosztów, można uznać je za koszty uzyskania przychodów.

Straty niestanowiące kosztu uzyskania przychodu

W przypadku, gdy straty w towarach będą wynikały z zaniedbania, niedopatrzenia bądź też nieracjonalnego działania podatnika, wtedy koszty strat nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów. Tak samo stanie się w przypadku, jeśli pracodawca nie dołożył wszelkich starań do zabezpieczenia mienia. Decyzja w sprawie zaliczenia strat do kosztów podatkowych powinna być podejmowana oddzielnie w przypadku każdego zdarzenia gospodarczego.

Ponadto, art. 23 ust. 1 pkt 44 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zastrzega, iż do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się strat powstałych w wyniku nadmiernych ubytków lub zawinionych niedoborów wyrobów akcyzowych oraz podatku akcyzowego od tych ubytków lub niedoborów.

Tak więc do kosztów podatkowych nie można zaliczyć ubytków przekraczających ustalone normy a także niedoborów zawinionych. Niedobór zawiniony wynika z winy konkretnej osoby - pracownika, pracodawcy bądź kogoś innego. Kosztów tych nie uznaje się za koszty podatkowe, ponieważ winę za powstanie niedoborów można przypisać konkretnej osobie.  

Obowiązek korekty VAT

Obowiązek korekty VAT zależy od tego, czy powstała strata jest wynikiem zaniedbań podatnika, czy też wynikiem siły wyższej, niezależnej od przedsiębiorcy. W oparciu o interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 lipca 2010 r. (ILPP1/443-536/10-4/MK), można stwierdzić, iż w przypadku straty, którą zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, nie występuje obowiązek dokonania korekty deklaracji VAT. W przypadku niedoborów zawinionych czy też ubytków przekraczających normy, korekta deklaracji jest niezbędna.

Postępowanie takie uzasadnione jest faktem, iż utracone, zniszczone czy też skradzione towary, będące przedmiotem straty uzasadnionej, przeznaczone były do normalnej działalności opodatkowanej. Towary te miały służyć osiągnięciu przychodu przez przedsiębiorstwo. Za straty te nie można nikogo obwinić, nie dało się ich uniknąć. Spowodowane one zostały naturalnymi czynnikami, w związku z tym nie ma konieczności korekty podatku naliczonego.

W przypadku niedoborów zawinionych czy ubytków ponad normy, korekta taka jest niezbędna, ze względu na zmianę przeznaczenia zakupionych towarów. Jeśli bowiem strata wynika z winy pracownika bądź pracodawcy, to towary nie mają już związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych.