Warunkiem zgodnego z prawem funkcjonowania biura rachunkowego jest posiadanie polisy ubezpieczeniowej OC. W sytuacji, gdy na skutek błędu biura przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty zaległości oraz odsetek, kwoty te mogą zostać pokryte z odszkodowania otrzymanego ze wskazanej polisy. W tym miejscu pojawia się pytanie, czy odszkodowanie za błąd biura rachunkowego stanowi dla przedsiębiorców przychód podlegający opodatkowaniu.
Odszkodowanie a przychód podatkowy w ramach działalności gospodarczej
Stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
Co do zasady otrzymane odszkodowania stanowią dla przedsiębiorcy przychód podatkowy (z możliwością skorzystania ze zwolnień określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o PIT), jednak w analizowanym przypadku należy zwrócić uwagę na nieco inną okoliczność. Otóż otrzymane od biura rachunkowego odszkodowanie jest w takim wypadku przeznaczane na zapłatę zaległości podatkowych oraz odsetek (powstałych na skutek błędu biura rachunkowego).
Trzeba pamiętać, że zgodnie z teorią ogólną do przychodów podatkowych zalicza się takie przychody, które w danym momencie są trwałe, definitywne i bezwarunkowe. Do przychodów podatkowych podatnik powinien zaliczyć tylko takie przychody, które są mu należne. Przychodem jest zatem takie przysporzenie majątkowe o charakterze trwałym, które definitywnie powiększa aktywa osoby prawnej.
W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie, aby dany wydatek mógł być zaliczony do kategorii „innych wydatków”, o których mowa w art. 14 ust. 3 pkt 3a ww. ustawy, konieczne jest, by „wydatek ten nie został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów” w rozumieniu przepisu art. 23 tej ustawy oraz by został wcześniej przez podatnika poniesiony, a następnie mu zwrócony. Za zakwalifikowanie wydatków do kategorii, o której mowa w tym przepisie, niezbędne jest, aby wydatek poniesiony był odpowiednikiem wydatku zwróconego (ten sam, a nie taki sam).
Spłata zaległości i odsetek podatkowych a koszty uzyskania przychodu
Analizowane przepisy wskazują, że w rozpatrywanej sprawie konieczne jest też sięgnięcie do regulacji stanowiących o kosztach podatkowych, a ściślej mówiąc do przepisu określającego katalog wydatków, które nie są kosztami podatkowymi. Zgodnie bowiem z ww. art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT przychodem nie jest zwrot wydatków niestanowiących kosztu podatkowego.
W świetle art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika;
- jest definitywny (rzeczywisty);
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Wskażmy zatem, że zgodnie z treścią art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa.
Przez „należności budżetowe” należy rozumieć zarówno należności budżetu państwa, jak i budżetów samorządowych. Do należności budżetowych należą wszelkiego rodzaju podatki oraz opłaty. Należnościami budżetowymi są także inne należności publicznoprawne, co do których przepisy prawa wyraźnie stanowią, że są one dochodem budżetu państwa albo dochodem budżetów jednostek samorządowych. Należności, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej, muszą wynikać ze zobowiązań o charakterze publicznoprawnym.
W rezultacie, jeżeli w wyniku błędu biura rachunkowego w zakresie obliczania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy PIT przedsiębiorca będzie zobligowany w trakcie roku do zapłaty odsetek podatkowych w rozumieniu Ordynacji podatkowej, to kwota tych odsetek (oraz kwota samej zaległości) nie jest kosztem uzyskania przychodu.
Dodatkowo wskażmy, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 12 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodu nie jest kwota podatku dochodowego. Biorąc pod uwagę, że zaległość podatkowa to podatek niezapłacony w terminie (zasada ta ma zastosowanie również do zaliczek na podatek), można stwierdzić, że również kwota zaległości podatkowej opłaconej przez przedsiębiorcę nie stanowi kosztu podatkowego.
Odszkodowanie z biura rachunkowego na pokrycie zaległości podatkowych jest neutralne podatkowo
Skoro zatem zaległość oraz odsetki podatkowe nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, to w świetle art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT kwoty otrzymane przez podatnika od biura rachunkowego z tytułu odszkodowania za błędne księgowanie nie stanowią dla przedsiębiorcy przychodu podlegającego opodatkowaniu.
Tak też wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji z 9 kwietnia 2024 roku (nr 0113-KDIPT2-1.4011.72.2024.2.RK), wskazując, że zapłacone odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowej wpłaty nie stanowią kosztu uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem wypłacone na rzecz podatnika kwoty odszkodowania odpowiadające wysokości zapłaconych odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowej wpłaty nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu na podstawie art. 14 ust. 3 pkt 3a ww. ustawy.
Otrzymane odszkodowanie od ubezpieczyciela biura rachunkowego jest w tym przypadku odpowiednikiem wydatku poniesionego tytułem odsetek za zwłokę od uiszczonego z opóźnieniem podatku z winy biura podatkowego, który to wydatek nie został zaliczony do kosztów podatkowych.
Przykład 1.
Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, a jego księgi podatkowe prowadzi biuro rachunkowe. Na skutek błędnych obliczeń mężczyzna został zobowiązany – w drodze decyzji określającej wysokość podatku – do zapłaty kwoty 10 000 zł obejmującej zaległość w podatku PIT oraz odsetki naliczone do dnia zapłaty. Jednocześnie otrzymał on od biura rachunkowego kwotę 10 000 zł na pokrycie tego wydatku. Kwota ta pochodziła z polisy ubezpieczeniowej biura. Czy w tym przypadku pan Adam powinien rozpoznać przychód z tytułu otrzymanego odszkodowania?
W tym przypadku pan Adam nie musi rozpoznawać przychodu w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej. Kwota otrzymanego odszkodowania jest odpowiednikiem poniesionego wydatku na zapłatę należności publicznoprawnych. Dodatkowo należność ta nie stanowi kosztu podatkowego. W konsekwencji otrzymane z ubezpieczenia środki będą dla mężczyzny neutralne podatkowo.
Mając powyższe na uwadze, należy wskazać, że nie każde kwoty otrzymane tytułem odszkodowania będą automatycznie wiązać się z koniecznością rozpoznania przychodu podatkowego. Jeżeli bowiem są to kwoty otrzymane tytułem zwrotu wydatku, to będziemy mieli do czynienia z przysporzeniem neutralnym podatkowo.
Polecamy:
