Nasz pracownik pod koniec grudnia 2015 r. odbył podróż służbową. Rozliczenia z poniesionych wydatków dokona dopiero w styczniu nowego roku. Czy wydatki związane z delegacją należy rozliczyć w kosztach grudnia 2015 r., czy zgodnie z datą rozliczenia się pracownika w styczniu 2016 r.?
Magdalena, Opole
Aby wyjazd można było nazwać podróżą służbową, na zlecenie pracodawcy pracownik przede wszystkim musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub jego miejsce pracy (określone w umowie o pracę).
Dodatkowo należy pamiętać, że podróż służbowa pracownika wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania poniesionych kosztów.
W związku z oddelegowaniem pracownika w podróż służbową powinno zostać wystawione polecenie wyjazdu, a sam wyjazd powinien być ściśle związany z obowiązkami służbowymi danego pracownika.
Z tytułu odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługuje wypłata diet oraz zwrot poniesionych kosztów:
za przejazdy;
za noclegi;
za korzystanie z komunikacji miejscowej;
innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do wykonania polecenia służbowego.
Co do zasady pracownik ma obowiązek rozliczyć się z wydatków poniesionych podczas podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.
W przypadku podróży służbowej odbytej na przełomie roku co do zasady związane z nią koszty należy rozliczyć w roku podatkowym, którego dotyczą - zgodnie z zasadą memoriału.
Jeśli zatem Pani pracownik odbył podróż służbową w grudniu 2015 r., wówczas rozliczenia kosztów należy dokonać również w grudniu 2015 r. - bez względu na to, czy pracownik rozliczy się z podróży służbowej jeszcze w grudniu, czy dopiero w styczniu roku kolejnego.
Wydatki związane z takim wyjazdem należy zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać:
przedmiot operacji gospodarczej;
wysokość wydatków;
datę;
podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków;
dodatkowo dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet.
