Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Podróż służbowa a rozliczenie jej kosztów na przełomie roku

Nasz pracownik pod koniec grudnia 2015 r. odbył podróż służbową. Rozliczenia z poniesionych wydatków dokona dopiero w styczniu nowego roku. Czy wydatki związane z delegacją należy rozliczyć w kosztach grudnia 2015 r., czy zgodnie z datą rozliczenia się pracownika w styczniu 2016 r.?

Magdalena, Opole

 

Aby wyjazd można było nazwać podróżą służbową, na zlecenie pracodawcy pracownik przede wszystkim musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub jego miejsce pracy (określone w umowie o pracę).

Dodatkowo należy pamiętać, że podróż służbowa pracownika wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania poniesionych kosztów.

W związku z oddelegowaniem pracownika w podróż służbową powinno zostać wystawione polecenie wyjazdu, a sam wyjazd powinien być ściśle związany z obowiązkami służbowymi danego pracownika.

Z tytułu odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługuje wypłata diet oraz zwrot poniesionych kosztów:

  • za przejazdy;

  • za noclegi;

  • za korzystanie z komunikacji miejscowej;

  • innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do wykonania polecenia służbowego.

Co do zasady pracownik ma obowiązek rozliczyć się z wydatków poniesionych podczas podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

W przypadku podróży służbowej odbytej na przełomie roku co do zasady związane z nią koszty należy rozliczyć w roku podatkowym, którego dotyczą - zgodnie z zasadą memoriału.

Jeśli zatem Pani pracownik odbył podróż służbową w grudniu 2015 r., wówczas rozliczenia kosztów należy dokonać również w grudniu 2015 r. - bez względu na to, czy pracownik rozliczy się z podróży służbowej jeszcze w grudniu, czy dopiero w styczniu roku kolejnego.

Wydatki związane z takim wyjazdem należy zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać:

  • przedmiot operacji gospodarczej;

  • wysokość wydatków;

  • datę;

  • podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków;

  • dodatkowo dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet.