Prawidłowe rozliczanie czasu pracy ma istotne znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, gdyż na tej podstawie ustalane jest należne pracownikowi wynagrodzenie. Jeżeli dany pracownik nie przepracuje pełnego okresu rozliczeniowego (stosunek pracy zostanie z nim nawiązany lub ustanie w czasie trwania okresu rozliczeniowego, obejmując tylko jego część), wówczas obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy ustala się indywidualnie.
Normy czasu pracy
Jak stanowi art. 129 § 1 Kodeksu pracy, czas pracy pracownika pełnoetatowego nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Przedłużanie dobowego wymiaru pracy ponad 8 godzin jest dopuszczalne w ramach systemów równoważnego czasu pracy (art. 135–138), skróconego tygodnia pracy (art. 143) i pracy weekendowej (art. 144).
W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi bądź dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 § 2 Kodeksu pracy).
Ustalanie wymiaru czasu pracy
Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, oblicza się:
- mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
- dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.
Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin (art. 130 § 1–2 Kodeksu pracy).
Przykład 1.
Zgodnie z rozkładem czasu pracy ustalonym przez pracodawcę pracownicy wykonują pracę w każdym tygodniu, od poniedziałku do piątku, po 8 godzin dziennie. Okres rozliczeniowy czasu pracy wynosi 1 miesiąc kalendarzowy. Obowiązujący pracowników wymiar czasu pracy w sierpniu 2022 roku pracodawca obliczył następująco:
40 godzin x 4 tygodnie przypadające w dniach 1–7, 8–14,15–21 i 22–28 sierpnia
plus
8 godzin x 3 dni pozostałe do końca okresu rozliczeniowego, przypadające od poniedziałku do piątku (są to 29, 30 i 31 sierpnia, przypadające odpowiednio w poniedziałek, wtorek i środę)
minus
8 godzin odpowiadających świętu przypadającemu w innym dniu niż niedziela (15 sierpnia – poniedziałek).
Otrzymujemy działanie matematyczne:
40 godzin x 4 + 8 godzin x 3 – 8 godzin = 176 godzin.
Zatem obowiązujący pracowników wymiar czasu pracy wynosi w sierpniu 176 godzin.
Wymiar czasu pracy ulega również obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 § 3 Kodeksu pracy).
Przykład 2.
Opierając się na danych z przykładu 1., przyjmijmy, że jeden z pracowników był nieobecny w pracy w dniach od 5 (piątek) do 10 sierpnia (środa) z powodu choroby. To oznacza, że jego wymiar czasu pracy należy obniżyć o 32 godziny, czyli sumę godzin, które miał do przepracowania 5 sierpnia oraz 8–10 sierpnia (poniedziałek, wtorek, środa). W każdym z tych dni do przepracowania było 8 godzin, co w sumie daje liczbę 32 godzin. Wymiar czasu pracy wspomnianego pracownika w sierpniu 2022 roku wynosi więc 144 godziny (176 godzin – 32 godziny).
Rozliczanie czasu pracy pracownika, który nie przepracował pełnego okresu rozliczeniowego
Zdarzają się sytuacje, w których nawiązanie stosunku pracy z pracownikiem następuje w dniu innym niż pierwszy dzień okresu rozliczeniowego, lub w których do ustania stosunku pracy dochodzi przed zakończeniem takiego okresu. Mamy wówczas do czynienia z przypadkami, gdy trzeba ustalić obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy niepokrywający się z pełnym okresem rozliczeniowym.
Należy wtedy potraktować okres zatrudnienia pracownika, krótszy od ustalonego w zakładzie pracy okresu rozliczeniowego, jako obowiązujący go okres rozliczeniowy.
Przykład 3.
U pracodawcy obowiązuje kwartalny okres rozliczeniowy. Praca jest wykonywana w każdym tygodniu od poniedziałku do piątku. Jeden z pracowników został zatrudniony 17 stycznia 2022 roku. W związku z tym jego pierwszy okres rozliczeniowy obejmuje dni od 17 stycznia do 31 marca 2022 roku (dla innych pracowników jest to co do zasady okres od 1 stycznia do 31 marca 2022 roku). Obowiązujący wspomnianego pracownika wymiar czasu pracy w I kwartale 2022 roku pracodawca obliczył następująco:
40 godzin x 10 tygodni przypadających w dniach 17–23 stycznia, 24–30 stycznia, 31 stycznia–6 lutego, 7–13 lutego, 14–20 lutego, 21–27 lutego, 28 lutego–6 marca, 7–13 marca, 14–20 marca i 21–27 marca
plus
8 godzin x 4 dni pozostałe do końca okresu rozliczeniowego, przypadające od poniedziałku do piątku (są to 28, 29, 30 i 31 marca, przypadające odpowiednio w poniedziałek, wtorek, środę i czwartek).
W okresie od 17 stycznia do 31 marca 2022 roku nie wystąpiło żadne święto przypadające w innym dniu niż niedziela, zatem z tego tytułu nie dochodzi do umniejszenia wymiaru czasu pracy.
W związku z powyższym w I kwartale 2022 roku wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego 17 stycznia 2022 roku wyniósł 432 godziny (40 godzin x 10 + 8 godzin x 4).
Przykład 4.
20 maja 2022 roku pracodawca i pracownik rozwiązali umowę o pracę za porozumieniem stron. Ustalony przez pracodawcę w zakładzie pracy okres rozliczeniowy czasu pracy wynosi 1 miesiąc. Praca jest wykonywana od poniedziałku do piątku. Obowiązujący wspomnianego pracownika wymiar czasu pracy w maju 2022 roku pracodawca obliczył następująco:
40 godzin x 2 tygodnie przypadające w dniach 1–7 i 8–14 maja
plus
8 godzin x 5 dni pozostałych do końca okresu zatrudnienia pracownika, przypadających od poniedziałku do piątku (są to 16, 17, 18, 19 i 20 maja, przypadające odpowiednio w poniedziałek, wtorek, środę, czwartek i piątek)
minus
8 godzin odpowiadających świętu przypadającemu w innym dniu niż niedziela (3 maja – wtorek).
W maju 2022 roku wymiar czasu pracy pracownika, którego stosunek pracy ustał 20 maja 2022 roku, wyniósł 112 godzin (40 godzin x 2 + 8 godzin x 5 dni – 8 godzin).
Przykład 5.
4 kwietnia 2022 roku pracownika zatrudniono na okres próbny. 21. dnia tego samego miesiąca strony rozwiązały umowę za porozumieniem stron, gdyż zarówno pracodawca, jak i pracownik stwierdzili, że rezygnują z dalszej współpracy. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy pracodawca obliczył w ten sposób:
40 godzin x 2 tygodnie przypadające w dniach 4–10 i 11–17 kwietnia
plus
8 godzin x 4 dni pozostałe do końca okresu zatrudnienia pracownika, przypadające od poniedziałku do piątku (są to 18, 19, 20 i 21 kwietnia, przypadające odpowiednio w poniedziałek, wtorek, środę i czwartek)
minus
8 godzin odpowiadających świętu przypadającemu w innym dniu niż niedziela (18 kwietnia – poniedziałek).
Zatem wymiar czasu pracy pracownika, którego stosunek pracy trwał od 4 do 20 kwietnia, wyniósł 104 godziny (40 godzin x 2 + 8 godzin x 4 dni – 8 godzin).
Konieczność indywidualnego ustalania wymiaru czasu pracy dla pracowników, których okres zatrudnienia rozpoczyna się lub kończy w trakcie okresu rozliczeniowego, skłania do wniosku, że aby uniknąć związanych z tym komplikacji, należałoby dążyć do nawiązywania stosunków pracy w pierwszym dniu okresu rozliczeniowego, a rozwiązywania ich – z ostatnim dniem takiego okresu.
