VAT OSS - jakie są zasady rozliczania VAT?

1 lipca wszedł w życie VAT OSS czyli procedura istotnie zmieniająca opodatkowanie względem VAT i niektóre procedury związane z e-handlem zagranicznym. Jedną z zmodyfikowanych i znacznie rozszerzonych procedur rozliczania podatku VAT dla niektórych transakcji jest procedura VAT OSS. Jakimi zasadami rządzi się rozliczanie podatku VAT według niej? Na to i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Unijna procedura rozliczania VAT OSS

Nowa unijna procedura VAT OSS umożliwia rozliczenie podatku VAT w państwie UE sprzedawcy z tytułu poniżej wymienionych rodzajów transakcji dokonywanych przez podatnika.

Podatek VAT należny z tytułu zrealizowanych transakcji objętych VAT OSS zapłacony w kraju rejestracji do procedury VAT OSS zostaje podzielony i przekazany państwom UE konsumpcji. Dzięki temu sprzedawca nie musi rejestrować się do celów rozliczenia podatku VAT w każdym kraju UE konsumpcji, do którego dokonywane są niżej wymienione typy transakcji.

Unijna procedura OSS obejmuje swym zasięgiem:

1. świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych oraz elektronicznych na rzecz osób niebędących podatnikami w UE, w krajach UE, gdzie sprzedawca nie posiada siedziby firmy;

2. świadczenie pozostałych usług transgranicznych na rzecz osób niebędących podatnikami w UE, w krajach UE, gdzie sprzedawca nie posiada siedziby firmy;

3. WSTO – wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na odległość (sprzedaż wysyłkowa);

4. WSTO oraz niektóre dostawy krajowe wspomagane/ułatwiane przez operatorów interfejsów elektronicznych (elektroniczne platformy handlowe), którzy zostają w tym wypadku uznani za sprzedawców.

Kto może rozliczać VAT za pośrednictwem unijnej procedury VAT OSS?

Z nowej procedury rozliczania VAT OSS mogą skorzystać 3 podstawowe grupy podmiotów. Zaprezentowano je w poniższej tabeli.

Rejestracja do korzystania z unijnej procedury VAT OSS

Rejestracja do korzystania z procedury VAT OSS ma charakter dobrowolny. Podatnik, który chce dokonać rejestracji do procedury unijnej, musi wypełnić elektroniczny formularz VIU-R(3) dostępny na stronie https://www.podatki.gov.pl/vat/e-deklaracje-vat/formularze-vat/.

Wypełniony formularz prześle tylko elektroniczne do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (obsługującego wymianę danych z krajami UE w sprawie rozliczenia VAT poprzez procedurą VAT OSS) za pośrednictwem systemu e-Deklaracje (dostępnego na portalu https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/).

Należy zaznaczyć, że podatnik zarówno do rejestracji, jak i późniejszego rozliczania podatku VAT za pomocą procedury VAT OSS używa swojego NIP-u nadanego w państwie siedziby firmy albo stałego miejsca prowadzenia działalności.

Po wysłaniu dokumentu rejestracyjnego podatnik otrzyma od Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście również drogą elektroniczną na podany w formularzu adres e-mail:

1. potwierdzenie zgłoszenia, że zakwalifikował się (spełnił wymogi) do korzystania z procedury VAT OSS albo

2. postanowienie o odmowie przyjęcia zgłoszenia, jeżeli podatnik nie spełnił obligatoryjnych wymogów procedury VAT OSS.

Podatnik może jednak złożyć zażalenie na postanowienie odmowne w ciągu 7 dni, licząc od dnia doręczenia przez e-mail przedmiotowego postanowienia.

Należy podkreślić szczególną wagę danych rejestracyjnych, jakie podaje podatnik w zgłoszeniu VIU-R – tzn. wszelkie adresy siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności czy adresu poczty elektronicznej. W przypadku podania niewłaściwych lub nieaktualnych danych podatnik nie będzie miał szans zareagować na pisma kierowane do niego od Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Od kiedy możliwe jest korzystanie z procedury VAT OSS?

Rejestracja do procedury VAT OSS możliwa była już wcześniej ze skutkiem od 1 lipca 2021 roku. Podatnicy, którzy korzystali z procedury VAT MOSS, będą od 1 lipca 2021 roku wykorzystywać jej rozszerzoną wersję, czyli VAT OSS. Procedura VAT MOSS od powyższej daty nie będzie funkcjonowała w poprzedniej postaci ani odrębnie obok procedury VAT OSS (która całkowicie ją zastąpi).

Podatnik, który złożył w czerwcu 2021 roku zgłoszenie rejestracyjne do procedury VAT OSS ze skutkiem od 1 lipca 2021 roku, będzie mógł z niej korzystać od 1 lipca 2021 roku.

Z kolei podatnik, który złoży np. w lipcu 2021 roku zgłoszenie do procedury VAT OSS, będzie mógł z niej korzystać od pierwszego dnia następnego kwartału kalendarzowego po kwartale, w którym złożył powyższe zgłoszenie (od 1 października 2021 roku).

Natomiast gdy podatnik zainicjował pierwsze świadczenie usług lub WSTO przed 1 października 2021 roku, wówczas rozliczenie tej sprzedaży względem VAT będzie już wiążące w oparciu na procedurze VAT OSS (procedura unijna). Jednak wówczas podatnik ma obowiązek zgłosić ten fakt do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście do 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym po raz pierwszy świadczył usługi na rzecz niepodatników unijnych lub dokonał WSTO.

Co więcej, w tym wypadku podatnik ma obowiązek złożyć pierwszą, odrębną od JPK_V7 deklarację VAT obejmującą rozliczenie VAT w procedurze unijnej VAT OSS za omawiany 3 kwartał 2021 roku.

Przykład 1.

Polski podatnik rozpoczął 1 lipca 2021 roku sprzedaż usług na rzecz konsumentów z UE.

Chciałby przystąpić do rozliczenia podatku VAT według procedury VAT OSS. Do tej pory jednak nie wysłał zgłoszenia rejestracyjnego VIU-R(3) do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

W sytuacji rozpoczęcia po raz pierwszy świadczenia usług z 1 lipca 2021 roku podatnik ma obowiązek przesłać zgłoszenie najpóźniej 10 sierpnia 2021 roku (do 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu pierwszego świadczenia usługi na rzecz konsumenta z UE), wówczas zostanie zarejestrowany do procedury VAT OSS ze skutkiem od 1 lipca 2021 roku.

Przykład 2.

Polski podatnik rozpoczął z 1 lipca 2021 roku sprzedaż usług na rzecz konsumentów z UE. Zapomniał jednak wysłać zgłoszenia rejestracyjnego do procedury VAT OSS do 10 sierpnia 2021 roku. 

W takim wypadku podatnik zostanie zarejestrowany do unijnej procedury VAT OSS przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście 1 października 2021 roku. 

Jeżeli w III kwartale 2021 roku świadczył usługi na rzecz konsumentów z UE, to niestety będzie zobligowany do rozliczenia podatku VAT w każdym kraju UE, w którym świadczył w tym okresie usługi dla tych konsumentów.

Aktualizacja danych podatnika w procedurze VAT OSS

Jeżeli podatnik zauważy, że podał w procedurze rejestracyjnej do VAT OSS nieprawidłowe dane lub zaistniało zdarzenie obligujące do aktualizacji dotychczasowych danych, to ma obowiązek przesłać formularz VIU-R(3), zaznaczając krzyżyk przy aktualizacji danych.

Podobnie jak przy rejestracji formularz VIU-R(3) aktualizujący dane podatnik prześle za pośrednictwem systemy e-deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Sytuacje, w których podatnik będzie zobligowany do przesłania aktualizacji danych, przedstawia poniższa tabela.

Należy zaznaczyć, że adresatem w sprawach rozliczenia podatku VAT, ewidencji, korekt i innych kwestii dotyczących tylko procedury OSS będzie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, natomiast pozostałych, dotychczasowych rozliczeń VAT dotychczasowy Naczelnik Urzędu Skarbowego właściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika lub siedzibę firmy.

Podatnik zobligowany do elektronicznego przesłania aktualizacji musi to zrobić najdalej do 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu zaistnienia zmiany.

Obowiązek przesłania aktualizacji danych nie dotyczy:

1. danych aktualizowanych za pomocą formularza VAT-R,

2. danych aktualizowanych za pomocą formularza CEIDG.

Specjalna ewidencja VAT transakcji rozliczanych w ramach procedury VAT OSS

Podatnik dokonujący dostaw WSTO lub świadczący usługi na rzecz niepodatników z UE ma obowiązek prowadzić specjalną ewidencję zawierającą transakcje objęte unijną procedurą VAT OSS. Ewidencja ta powinna zawierać dane zaprezentowane w poniższej tabeli.

Podatnicy prowadzący ewidencję transakcji dla rozliczania VAT według unijnej procedury VAT OSS muszą pamiętać o obowiązkowym 10-letnim okresie przechowywania tej ewidencji.

Należy go liczyć od końca roku, w którym zostały dokonane transakcje objęte procedurą VAT OSS.

Deklaracja VIU-DO w unijnej procedurze VAT OSS

Podatnik stosujący rozliczenie VAT za pomocą unijnej procedury VAT OSS jest zobligowany do składania kwartalnej specjalnej deklaracji VAT – VIU-DO (aktualnie nie jest ona jeszcze udostępniona).

Trzy główne rodzaje transakcji, jakie obejmuje kwartalna deklaracja VIU-DO to:

1. WSTO,

2. świadczenie usług transgranicznych na rzecz niepodatników z UE,

3. niektóre krajowe dostawy towarów dokonywane przez operatorów interfejsów elektronicznych.

Wymaga podkreślenia fakt, że gdy świadczona przez podatnika usługa jest zwolniona z podatku VAT w państwie UE konsumpcji, wówczas takiej usługi podatnik nie wykazuje w kwartalnej deklaracji VIU-DO.

Wypełniając ową deklarację, podatnik winien jeszcze pamiętać o uwzględnieniu dwóch poniższych typów stawek VAT (jeżeli dla sprzedaży zrealizowanej przez podatnika państwo UE konsumpcji je stosuje):

1. stawka VAT podstawowa,

2. stawka VAT obniżona.

Deklarację tę podatnik może złożyć za pośrednictwem systemu e-deklaracje (jednak tylko w formie elektronicznej, podobnie jak zgłoszenie VIU-R(3)).

Deklaracje kwartalne VIU-DO należy składać, nawet jeżeli będą zerowe, a więc podatnik nie wyświadczył żadnych usług ani nie dokonał żadnych dostaw towarów objętych unijną procedurą VAT OSS.

Co bardzo ważne, kwartalna deklaracja dla rozliczenia VAT według unijnej procedury VAT OSS nie może być złożona przed końcem kwartału rozliczeniowego (tzn. w trakcie trwającego kwartału rozliczeniowego). Podatnik może ją elektronicznie przesłać najwcześniej pierwszego dnia miesiąca po upływie kwartału rozliczeniowego.

Adresatem deklaracji VIU-DO jest ponownie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Termin złożenia kwartalnych deklaracji VAT unijnej procedury VAT OSS to ostatni dzień miesiąca następnego po kwartale rozliczeniowym. Niestety nie obowiązuje w tym wypadku zasada dnia wolnego. Jeżeli ostatni dzień przypada w sobotę lub w niedzielę, to podatnik ma obowiązek złożyć w ten dzień wolny deklarację VAT za miniony kwartał rozliczeniowy dla unijnej procedury VAT OSS. 

Przykład 3.

Polski podatnik zarejestrował się w czerwcu 2021 roku do rozliczania VAT według unijnej procedury VAT OSS ze skutkiem od 1 lipca 2021 roku. 

W tej sytuacji pierwszą kwartalną deklarację VIU-DO podatnik będzie zobligowany złożyć najdalej 31 października 2021 roku (ostatni dzień następnego miesiąca po kwartale rozliczeniowym, nawet jeśli jest to święto lub dzień wolny od pracy). Warto podkreślić, że 31 października to niedziela. 

Zupełnie odmiennie podatnik może podejść do zapłaty podatku VAT OSS za III kwartał 2021 roku, której może dokonać najpóźniej 2 listopada 2021 roku.

Robocza wersja deklaracji VIU-DO w unijnej procedurze VAT OSS

Ciekawym, niespotykanym do tej pory rozwiązaniem rozliczania podatku VAT jest możliwość przesłania roboczej wersji VIU-DO (dotyczy to jednak rozliczania VAT według procedury VAT OSS).

Podatnik, zanim jeszcze złoży deklarację VIU-DO, ma możliwość wysłania roboczej wersji tej deklaracji – poprzez zaznaczenie celu złożenia deklaracji jako wersji roboczej. Wersja ta nie stanowi deklaracji ostatecznej, co skutkuje tym, że nie zostanie przekazana elektronicznie do państw UE konsumpcji.

Deklaracja VIU-DO w wersji roboczej daje możliwość jej weryfikacji pod kątem niektórych błędów formalnych.

Jeżeli okaże się, że urząd skarbowy zidentyfikował w deklaracji błędy, to podatnik ma jeszcze możliwość ich poprawienia i złożenia pierwszej docelowej deklaracji VIU-DO już bez uchybień. Urząd skarbowy elektronicznie prześle do podatnika komunikat o wykrytych błędach.

Może się oczywiście też zdarzyć, iż podatnik otrzyma komunikat, że deklaracja jest wypełniona poprawnie, a zatem można ją składać już w wersji ostatecznej.

Zapłata podatku VAT w unijnej procedurze VAT OSS

Każda elektronicznie wysłana kwartalna deklaracja VIU-DO otrzyma (zwrotną drogą elektroniczną) unikalny numer UNR przypisany wyłącznie do niej. 

Jest on bardzo ważny, gdyż podatnik, regulując płatność podatku VAT OSS, ma obowiązek podać numer UNR. Jeśli tego nie zrobi, płatność nie zostanie zakwalifikowana jako zapłata podatku z tytułu rozliczania VAT według unijnej procedury VAT OSS, a Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (system elektroniczny) nie dokona podziału tego podatku VAT należnego pomiędzy poszczególne kraje UE, do których dokonywana była sprzedaż.

Skutkiem powyższego, ale i dokonania płatności podatku VAT OSS po terminie, mogą być zaległości w tym podatku oraz obowiązek jego zapłaty już bezpośrednio na konta właściwych urzędów skarbowych krajów UE konsumpcji (tam, gdzie miała miejsce sprzedaż objęta unijną procedurą VAT OSS za dany kwartał rozliczeniowy).

Zasada płatności podatku VAT w odróżnieniu od składania deklaracji VIU-DO pozostaje niezmienna, a więc jeżeli ostatni dzień miesiąca następnego po kwartale rozliczeniowym przypada np. w niedzielę, wówczas podatek VAT może być opłacony w poniedziałek (w pierwszy kolejny dzień roboczy po dniu wolnym).

Podatnik winien pamiętać, że poszczególne sumy podatku VAT, które wykaże w deklaracji VIU-DO, wyrażone są wyłącznie w walucie euro i nie są zaokrąglane ani w dół, ani w górę. Reguluje on więc dokładnie taki podatek VAT, jaki wyniknie z uzupełnionej deklaracji.

Zapłatę podatku VAT OSS wynikającego ze złożonej deklaracji VIU-DO podatnik dokonuje na konto Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście:

1. 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000 – gdy podatnik dokonuje płatności z polskiego konta bankowego,

2. PL84 1010 1010 0165 9315 1697 8000, BIC: NBPLPLPW – gdy podatnik dokonuje płatności z zagranicznego konta bankowego.

Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście dokonuje dalszego podziału podatku VAT pomiędzy kraje UE konsumpcji.

Należy wyraźnie podkreślić, że jeżeli polski podatnik będzie zgłoszony np. do dwóch procedur – unijnej VAT OSS oraz procedury importu – wówczas ma obowiązek zapłacić:

1. odrębnie podatek VAT rozliczony dla transakcji objętych unijną procedurą VAT OSS,

2. odrębnie podatek VAT rozliczony dla transakcji objętych procedurą importu.

Nadpłata w podatku VAT w unijnej procedurze VAT OSS

W przypadku nadpłacenia przez podatnika podatku VAT przy rozliczeniu transakcji według procedury VAT OSS (nadpłata kwoty ze złożonej deklaracji), Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście zwróci mu ową kwotę nadpłaty.

Jeżeli nadpłata wyniknie ze złożonej przez podatnika korekty deklaracji VIU-DO, to zwrot jej kwoty będzie obsługiwany przez kraj UE konsumpcji zgodnie z przepisami dotyczącymi nadpłaty w tym państwie.