Przedstawienie certyfikatu rezydencji w wielu przypadkach jest niezbędne do pobrania przez płatnika podatku w niższej wysokości lub niepobrania podatku na podstawie właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Wyjaśniamy, w jaki sposób określamy ważność certyfikatu rezydencji.
Certyfikat rezydencji
Certyfikat rezydencji jest dokumentem wydawanym przez właściwy dla podatnika organ administracji podatkowej potwierdzającym miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych. Organ wydający zaświadczenie potwierdza, że na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.
Certyfikat rezydencji oznacza zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.
Art. 4a pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
Certyfikat rezydencji oznacza zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika.
Obowiązujące regulacje prawne nie określają międzynarodowego, jednolitego wzoru certyfikatów rezydencji. Każde państwo stosuje własny wzór i posiada określone wymogi formalne związane z jego wydaniem. Certyfikat rezydencji powinien zawierać jednak dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i siedzibę, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu, a także stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego siedziby. Zgodnie z art. 41 ust. 9e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych / art. 26 ust. 1n ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych miejsce zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje z niej wynikające nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.
W jakim celu potrzebny jest certyfikat rezydencji?
Uzyskanie certyfikatu rezydencji aktualnego na moment dokonywania wypłat na rzecz danego podatnika jest konieczne w celu prawidłowej realizacji obowiązków przez płatnika. Na podstawie tego dokumentu możliwe jest bowiem ustalenie, czy od określonych należności dokonywanych na rzecz danego podatnika powinien zostać pobrany przez płatnika podatek, a jeśli tak, jaka jego stawka powinna zostać zastosowana.
Trzeba mieć na uwadze, że warunkiem zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową jest udokumentowanie miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji. Oznacza to, że certyfikatu tego nie może zastąpić żaden inny dowód, a więc w szczególności nie może to być dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju ani informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, czy też decyzja podatkowa, nawet jeżeli te dokumenty potwierdzają miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych.
Przykład 1.
Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nabyła usługę od niemieckiej spółki. Niemiecka firma zamiast certyfikatu rezydencji przedstawiła wyciąg z właściwego dla siebie sądu rejestrowego potwierdzający prowadzenie przez nią działalności gospodarczej na terytorium Niemiec oraz informację o nadaniu jej numeru identyfikacji podatkowej. Czy polska spółka może zastosować stawkę podatku wynikającą z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania na podstawie dokumentów przedstawionych przez niemiecką spółkę?
Nie, warunkiem zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową jest bowiem udokumentowanie miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji. Nie ma możliwości zastąpienia go żadnymi innymi dokumentami, nawet jeżeli potwierdzają one, że niemiecka spółka posiada siedzibę dla celów podatkowych na terytorium Niemiec.
Ważność certyfikatu rezydencji
Przedstawiony certyfikat rezydencji, aby mógł zostać uznany za stanowiący podstawę uwzględnienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, musi być ważny. Certyfikat rezydencji powinien potwierdzać fakt rezydencji podatkowej w dacie uzyskania dochodu. Należy zatem każdorazowo ustalić okres ważności tego dokumentu. Certyfikaty rezydencji wydawane są na czas określony lub bez daty ważności.
Jeżeli na certyfikacie rezydencji podano okres ważności, to zaświadczenie jest ważne do momentu jego upływu. W przypadku natomiast, gdy nie wskazano na nim okresu ważności, przyjmuje się, że potwierdza on miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania.
Jeżeli miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.
Art. 26 ust. 1i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
Jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.
Przykład 2.
Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością 14 kwietnia 2023 roku nabyła usługę od norweskiej spółki. Płatność ma zostać dokonana w terminie 14 dni od momentu nabycia usługi. Norweska spółka przedstawiła certyfikat rezydencji wystawiony 10 stycznia 2022 roku. Zaświadczenie zostało wystawione bez daty ważności. Czy w związku z tym, że certyfikat rezydencji nie zawiera okresu ważności, można uwzględniać ten dokument bezterminowo przy poborze podatku?
Nie, jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania. Przepis ten odnosi się do daty wydania certyfikatu rezydencji, a nie jego otrzymania przez płatnika. Oznacza to, że na dzień nabycia usługi i późniejszej płatności certyfikat rezydencji przedstawiony przez norweską spółkę jest nieważny.
Może się zdarzyć, że w trakcie 12-miesięcznego okresu ważności certyfikatu rezydencji bez zawartego okresu ważności zmieni się miejsce zamieszkania/siedziby podatnika, dla którego wydano zaświadczenie. Podatnik jest wówczas zobowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca siedziby dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji.
Jeżeli w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, o którym mowa w ust. 9a, miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca zamieszkania dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji.
Art. 26 ust. 1j ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
Jeżeli w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, o którym mowa w ust. 1i, miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca siedziby dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji.
Jeżeli podatnik nie dopełni obowiązku określonego w art. 41 ust. 9b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych / art. 26 ust. 1j ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej ponosi podatnik (art. 41 ust. 9c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych / art. 26 ust. 1k ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Jeżeli natomiast z dokumentu posiadanego przez płatnika, w szczególności faktury lub umowy, wynika, że miejsce jego zamieszkania/siedziby dla celów podatkowych uległo zmianie w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu, a podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w ust. 9b/1j, przepisy ust. 9a i 9c/1i i 1k nie mają zastosowania od dnia, w którym płatnik uzyskał ten dokument (art. 41 ust. 9d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych / art. 26 ust. 1l ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
Interpretacja podatkowa w zakresie ważności certyfikatu rezydencji
Interpretacja podatkowa (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.571.2022.1.ES) z 5 grudnia 2022 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczy ważności certyfikatu rezydencji.
Wnioskodawcą jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (polska spółka kapitałowa) zajmująca się dystrybucją artykułów dziecięcych w kraju i za granicą. Ma ona nieograniczony obowiązek podatkowy, co oznacza, że podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce ich osiągania. W związku z prowadzoną działalnością wnioskodawca dokonuje płatności podlegających podatkowi u źródła za zakup usług, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT, od zagranicznych kontrahentów. Spółka, wypłacając należności z ww. tytułów na rzecz zagranicznych kontrahentów, występuje w charakterze płatnika zobowiązanego, co do zasady, do potrącenia i uiszczenia podatku u źródła (zgodnie z przepisami ustawy o CIT oraz odpowiednią umową o unikaniu podwójnego opodatkowania). W związku z zakupem usługi niematerialnej wnioskodawca otrzymał certyfikat rezydencji wydany przez czeski organ podatkowy. Dokument poświadcza, że na 30 listopada 2021 roku kontrahent spółki jest rezydentem podatkowym w Czechach w rozumieniu art. 4 Konwencji pomiędzy Republiką Czeską a Rzecząpospolitą Polską w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu z 13 września 2011 roku. Przekazany spółce certyfikat został wydany tego samego dnia, tj. 30 listopada 2021 roku. Spółka podkreśla, że zamierza co roku uzyskiwać aktualny analogiczny certyfikat rezydencji podatkowej od kontrahenta.
Zadano pytanie, czy certyfikat posiadający datę wystawienia i potwierdzający rezydencję podatkową kontrahenta zagranicznego na dzień wystawienia, będzie ważny przez kolejnych 12 miesięcy od dnia wystawienia certyfikatu na podstawie art. 26 ust. 1i ustawy o CIT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że prawidłowa realizacja obowiązków przez płatnika wymaga uzyskania przez niego certyfikatu rezydencji aktualnego na moment dokonywania wypłat na rzecz podatnika. Warunek udokumentowania miejsca siedziby podatnika za pomocą certyfikatu rezydencji nie przesądza jednak o tym, że wnioskodawca jako płatnik w dniu dokonania wypłaty jest zobowiązany posiadać aktualny certyfikat rezydencji. Płatnik może, w dniu dokonania wypłaty, zastosować stawkę podatku wynikającą z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub zastosować zwolnienie zgodnie z taką umową. Udokumentowanie rezydencji podatkowej może nastąpić zarówno przed dokonaniem płatności, jak i po nim. Jednakże w razie uzyskania certyfikatu po dokonaniu płatności taki certyfikat powinien potwierdzać rezydencję podatkową za okres, w którym została dokonana płatność. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie wymaga od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika w momencie dokonywania wypłaty należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 updop. Wobec powyższego Dyrektor KIS uznał stanowisko wnioskodawcy dotyczące kwestii ustalenia, czy certyfikat posiadający datę wystawienia i potwierdzający rezydencję podatkową kontrahenta zagranicznego na dzień wystawienia będzie ważny przez kolejnych 12 miesięcy od dnia wystawienia certyfikatu na podstawie art. 26 ust. 1i ustawy o CIT, za prawidłowe, o ile oczywiście certyfikat ten nie określa innej daty (okresu) jego ważności.
