Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki związane z leasingiem w firmie

Leasing jest obecnie jedną z najpopularniejszych form finansowania zakupu pojazdów wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej. Oczywiście przedmiotem leasingu wcale nie musi być samochód. Na zasadach umowy leasingowej przedsiębiorca równie dobrze zakupić może różnego rodzaju sprzęty i maszyny niezbędne do funkcjonowania firmy.

Leasing finansowy i leasing operacyjny

O ile samo zawarcie umowy leasingowej nie powinno przysporzyć przedsiębiorcy większych problemów, późniejsze rozliczenia wydatków związanych z leasingiem budzą już spore wątpliwości. Dotyczą one głównie rozliczania odpisów amortyzacyjnych, rat leasingowych oraz innych opłat związanych z zawarciem umowy leasingu.

Na początek warto zaznaczyć, że istnieją dwa rodzaje umów leasingowych:

  • leasing finansowy,

  • leasing operacyjny.

W zależności od formy umowy leasingowej inaczej wyglądać będzie rozliczenie wydatków związanych z leasingiem.

Wydatki związane z leasingiem finansowym

W leasingu finansowym  leasingowany środek trwały powinien zostać wpisany do ewidencji środków trwałych leasingobiorcy oraz powinien zostać poddany amortyzacji. Odpisy amortyzacyjne ustalone według zasad ogólnych będą stanowić koszty uzyskania przychodu korzystającego. Jego kosztów firmowych nie będą jednak powiększać pełne raty leasingowe, a jedynie ich część odsetkowa.

Wydatki związane z leasingiem operacyjnym

W leasingu operacyjnym leasingowany środek trwały nie stanowi własności leasingobiorcy. Nie powinien on być zatem wprowadzany do ewidencji środków trwałych korzystającego (jego amortyzacji dokonuje leasingodawca). Leasingobiorca w koszty zaliczać będzie comiesięczne raty leasingowe wraz z naliczonymi odsetkami oraz opłatę wstępną.

Koszty eksploatacji leasingowanych środków trwałych

Wszelkie wydatki związane z eksploatacją leasingowanych środków trwałych mogą stanowić koszty uzyskania przychodu na zasadach ogólnych.

Koszty eksploatacji leasingowanego samochodu

W przypadku, gdy przedmiotem leasingu jest samochód osobowy, wszelkie wydatki związane z jego eksploatacją takie jak zakup paliwa, części, usługi serwisowe itp. podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na tych samych zasadach co wydatki związane z samochodem firmowym. Przedsiębiorca nie ma zatem  obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego.

Leasing samochodu a odliczenie podatku VAT

Zasady rozliczania podatku VAT przy samochodach w leasingu zależą od sposobu ich użytkowania w firmie.

W przypadku samochodów o przeznaczeniu mieszanym korzystający ma ograniczone, 50-procentowe prawo odliczenia podatku VAT od:

  • rat leasingowych i innych opłat w ramach umowy leasingowej,

  • wydatków eksploatacyjnych.

Oczywiście leasingobiorca ma możliwość skorzystania z pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z leasingowanym samochodem osobowym. W tym celu zobowiązany będzie jednak:

  • zgłosić samochód na druku VAT-26,

  • prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu,

  • sporządzić regulamin wykorzystywania samochodu w firmie.

Jeżeli leasingowany samochód jest samochodem o konstrukcji wykluczającej użytek prywatny, wówczas leasingobiorcy przysługuje pełne odliczenie VAT bez konieczności spełniania dodatkowych wymogów.

Wykup przedmiotu leasingu operacyjnego

Po zakończeniu umowy leasingu operacyjnego korzystający co do zasady ma prawo do wykupu przedmiotu leasingu. Wykup przedmiotu leasingu jest czynnością odrębną od umowy leasingu (rat leasingowych) i traktować go należy jako dostawę towaru. Cała transakcja zostanie udokumentowana oddzielną fakturą VAT.

Wykupując zatem przedmiot leasingu, przedsiębiorca rozlicza ten zakup tak samo jak zakup takiego samego przedmiotu z innego źródła.

Po wykupie przedmiotu leasingu na firmę, co do zasady przedsiębiorca zaliczy go do środków trwałych oraz podda amortyzacji na zasadach ogólnych. Za wartość początkową powinien przyjąć cenę nabycia (kwota należna zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania oraz pomniejszona o podlegający odliczeniu VAT naliczony oraz skorygowaną o ewentualne różnice kursowe).

W przypadku kiedy wartość początkowa przedmiotu leasingu nie przekracza 3500 zł, podatnik ma dwa wyjścia. Wydatki na jego nabycie może rozliczyć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu w miesiącu oddania przedmiotu do użytkowania lub zaliczyć go do środków trwałych oraz poddać amortyzacji - ze względu na niską wartość możliwa jest amortyzacja jednorazowa.