Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna w sprzedaży przez internet

Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych co do zasady musi prowadzić jej ewidencję na kasie fiskalnej. Jednak w przepisach znajdziemy szereg wyjątków od tej reguły w postaci zwolnień przedmiotowych i podmiotowych. Z jakich zwolnień mogą skorzystać podatnicy, aby kasa fiskalna w sprzedaży przez internet nie była obowiązkowa? Czy zmiana charakteru sprzedaży ze stacjonarnej na internetową ma wpływ na zwolnienie z kasy fiskalnej? Sprawdźmy!

Kasa fiskalna w sprzedaży przez internet – dla kogo obowiązkowa?

Dokonując sprzedaży na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy powinni rejestrować transakcję na kasie fiskalnej. Od tej ogólnej zasady ustawodawca wskazał wyjątki, skutkiem czego możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Obowiązek rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej  opisano w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zobligowani do ewidencjonowania sprzedaży na tych urządzeniach są zatem przedsiębiorcy, którzy:

  • przekroczyli limit sprzedaży dla osób fizycznych i rolników (20 000 zł rocznie, wyliczane proporcjonalnie do czasu istnienia firmy w pierwszym roku rozpoczęcia sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych);

  • wykonują czynności wyszczególnione w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kas fiskalnych w § 4, które z założenia objęte są koniecznością instalacji kasy fiskalnej, niezależnie od wysokości sprzedaży;

  • prowadzą sprzedaż, w której towary lub usługi, wymienione w części I załącznika do rozporządzenia, czyli zwolnione z ewidencji na kasie, nie przekraczają 80% całkowitego obrotu.

Wymienione powyżej warunki dotyczą sprzedaży realizowanej do 31 grudnia 2021 roku. Po tym dniu zostaną uchwalone nowe warunki korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

Jeżeli chodzi o sprzedaż przez internet, istotny może być środkowy z ww. punktów. Wśród czynności obligatoryjnie objętych koniecznością ewidencji na kasie fiskalnej znajduje się sprzedaż m.in.:

  • zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, np. płyt CD, DVD, kart pamięci i innych nośników z zapisanymi danymi lub zawierających oprogramowanie komputerowe;

  • komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych;

  • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego;

  • perfum i wód toaletowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

  • części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego;

  • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), takich jak:

    • ciągników;

    • pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą;

    • samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi;

    • pojazdów silnikowych do transportu towarów;

    • pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów (na przykład pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych);

  • silników spalinowych, nadwozi do samochodów, przyczep, naczep i kontenerów.

Dla przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą ww. produktów kasa fiskalna w sprzedaży przez internet jest obowiązkowa już od pierwszej transakcji.

Kto może skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej bez limitu sprzedaży?

Jeżeli sprzedawane przez przedsiębiorcę towary nie zostały wymienione w katalogu bezwzględnie wyłączonego ze zwolnienia z kasy fiskalnej, to dokonując sprzedaży internetowej, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia bez względu na limit sprzedaży w danym roku. Zgodnie z poz. 36 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z kasy fiskalnej przedsiębiorca może nie rejestrować sprzedaży na kasie, jeżeli zostaną spełnione łącznie trzy warunki:

  1. dostawa towarów dokonywana jest w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi);

  2. dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);

  3. z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Po spełnieniu wszystkich trzech warunków kasa fiskalna w sprzedaży przez internet nie jest obowiązkowa. Nie ma w tym przypadku dodatkowego limitu sprzedaży, po przekroczeniu którego należy nabijać sprzedaż na kasie fiskalnej.

Co ważne, omawiane zwolnienie ma bardzo ważny warunek – stosuje się je tylko wówczas, gdy zapłata za sprzedawany towar lub usługę następuje na rachunek bankowy przedsiębiorcy, a sprzedawca prowadzi ewidencję pozwalającą na jednoznaczną identyfikację i połączenie płatności, sprzedanego towaru oraz nabywcy (warunki te może spełniać wyciąg bankowy).

Zwolnienie z kasy fiskalnej możliwe jest również w sytuacji, gdy zapłata nie jest wykonywana przez nabywcę bezpośrednio na rachunek bankowy sprzedawcy, a poprzez pośrednika np. PayPal czy PayU.

Potwierdzeniem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 sierpnia 2019 roku o sygn. 0115-KDIT1-1.4012.350.2019.2.AJ, w której czytamy, że gdy „(...) zapłatę za wszystkie transakcje sprzedaży Spółka otrzymuje na rachunek bankowy, a z prowadzonej ewidencji sprzedaży wynika, jakiej konkretnie transakcji dana zapłata dotyczyła – to Spółka może, na podstawie § 2 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia, w powiązaniu z poz. 36 załącznika rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r., korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w odniesieniu do tych transakcji, za które płatność następuje za pośrednictwem szybkich płatności PayU – karta i PayPal, przy założeniu, że przedmiotem tych transakcji nie są towary wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia”.

Również w przypadku sprzedaży z płatnością za pobraniem można korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Ważne jest w tym przypadku, aby firma kurierska, dokonując zapłaty za zamówione towary w formie zbiorczej płatności, wyszczególniła na przelewie listę transakcji, z uwzględnieniem ich cen oraz danych nabywców.

Jeżeli sprzedaż następuje za pomocą gotówki, prowadzenie ewidencji nie jest możliwe lub dopuszcza się odbiór osobisty towaru, wówczas sprzedawca traci możliwość skorzystania z opisanego zwolnienia. W takim wypadku obowiązuje go zwolnienie podmiotowe (a więc do limitu 20 000 zł obrotu nie musi rejestrować sprzedaży na kasie, przy czym do limitu liczy się cała sprzedaż na rzecz osób prywatnych, również ta zwolniona ze względu na spełnienie warunków dla kasy fiskalnej w stosunku do sprzedaży wysyłkowej).

Zmiana formy sprzedaży ze stacjonarnej na internetową a kasa fiskalna

Jeżeli dotychczas sprzedawca miał obowiązek nabijania sprzedaży na kasie fiskalnej, planuje całkowicie zaprzestać sprzedaży stacjonarnej lub chce rozszerzyć zakres sprzedaży o sprzedaż internetową, to może skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Co ważne, kasa fiskalna w sprzedaży przez internet nie będzie obowiązkowa tylko w odniesieniu tej sprzedaży w ramach zwolnienia z tytułu prowadzenia sprzedaży wysyłkowej. Sprzedaż stacjonarna nadal będzie musiała zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej. Stanowisko takie przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 23 lipca 2020 roku o sygn. 0111-KDIB3-2.4012.401.2020.1.MN, w której czytamy, że: „(...) należy zauważyć, że podatnicy mogą różnie kształtować strukturę prowadzonej sprzedaży. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej – mogą prowadzić zarówno czynności objęte zwolnieniem przedmiotowym z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jak i czynności nieobjęte tym zwolnieniem”.

W sytuacji gdy przedsiębiorca całkowicie zmieni model sprzedaży i będzie prowadził jedynie sprzedaż wysyłkową przez internet, może wyrejestrować posiadaną dotychczas kasę fiskalną.

Kasa fiskalna w sprzedaży przez internet – jak zakończyć jej pracę?

Aby zakończyć pracę kasy fiskalnej z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, przedsiębiorca ma obowiązek spełnienia czterech warunków wymienionych w § 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

  1. wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

  2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących;

  3. składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym do swojego urzędu skarbowego;

  4. składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących do swojego urzędu skarbowego.

Wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej z ewidencji kas wraz z protokołem odczytu zawartości pamięci kasy i raport fiskalny rozliczeniowy należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie 5 dni od dnia sporządzenia tych dokumentów.

Zakończenie pracy kasy fiskalnej online od kasy fiskalnej z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii różni się tym, że podatnik nie ma obowiązku wystawiania raportu fiskalnego miesięcznego.

Jak zaksięgować sprzedaż przez internet w przypadku braku kasy fiskalnej?

Przy prowadzeniu sprzedaży w sklepie internetowym możliwe jest dokumentowanie jej za pomocą dowodów sprzedaży wystawianych w systemie wFirma.pl poprzez zakładkę: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » DOWÓD SPRZEDAŻY.

 Kasa fiskalna w sprzedaży przez internet - dowód sprzedaży

Wystawione dowody sprzedaży są jedynie potwierdzeniem transakcji, które można wysłać do klienta w formie wiadomości e-mail bezpośrednio z systemu. Dzienne zestawienie dowodów sprzedaży może być traktowane jako ewidencja sprzedaży bezrachunkowej, na podstawie której można zaksięgować przychód ze sprzedaży.

Aby zaksięgować sprzedaż internetową korzystającą ze zwolnienia z kasy fiskalnej, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W pojawiającym się oknie trzeba zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA, a następnie wprowadzić wartości na podstawie sporządzonej ewidencji lub wyciągu bankowego.

 Kasa fiskalna w sprzedaży przez internet - WEW

Dodatkowo czynni podatnicy VAT w zakładce ZAAWANSOWANE mają obowiązek wybrania z listy Rodzaj sprzedaży JPK_V7 opcji WEW. Oznaczenie to będzie widoczne w części ewidencyjnej pliku JPK_V7.

Tak zaksięgowana sprzedaż zostanie ujęta w rejestrze VAT sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz w kolumnie 7. KPiR – Sprzedaż towarów i usług lub Ewidencji przychodów (u ryczałtowców).