Poradnik Przedsiębiorcy

Dane przedsiębiorcy w umowie – jednoosobowa działalność

Na początku umowy wpisuje się dane stron. Dzięki temu wiadomo, kto z kim ją zawiera oraz kto reprezentuje strony. Przypilnowanie tych formalności, gdy treść umowy jest przygotowywana, oszczędzi w przyszłości wielu problemów. Jakie dane przedsiębiorcy w umowie należy wpisywać, gdy jest zawierana z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą?

Dlaczego to ważne?

Żeby umowa była ważna, musi ją w imieniu przedsiębiorcy podpisać uprawniona do tego osoba. Dlatego tak ważne jest prawidłowe ustalenie, kto może reprezentować naszego kontrahenta oraz wpisanie danych tej osoby lub osób do umowy.

Konsekwencje podpisania umowy, która okaże się nieważna, są poważne. Konieczność dokonywania dość skomplikowanych rozliczeń, gdy np. część prac została już wykonana, problemy z wyegzekwowaniem zapłaty, usunięciem wad – to tylko część z nich.

Przedsiębiorca prowadzący działalność jednoosobową

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może oczywiście sama podpisać umowę. Może to też zrobić jej pracownik lub pełnomocnik - piszemy o tym w dalszej części artykułu. Jakie dane wpisać do umowy?

Dane przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą są ogólnodostępne. Wystarczy skorzystać z wyszukiwarki CEIDG, aby uzyskać dostęp m.in. do takich danych jak imię, nazwisko, firma przedsiębiorcy, NIP, REGON, adres miejsca wykonywania działalności, przedmiot działalności, informacja, czy działalność została zawieszona. 

Dla ważności umowy wystarczy, żeby nie było wątpliwości, kto jest jej stroną – nie ma obowiązku powielania w niej wszystkich danych z ogólnodostępnego rejestru.

Warto jednak wpisać dane przedsiębiorcy w umowie takie jak:

  • imię i nazwisko przedsiębiorcy;

  • firmę przedsiębiorcy - firmą osoby fizycznej prowadzącej działalność jest jej imię i nazwisko, do którego można dodać inne wyrazy (np. Jan Kowalski może prowadzić działalność, posługując się firmą „Hurtownia Jan Kowalski”);

  • adres prowadzenia działalności;

  • adres zamieszkania;

  • NIP i PESEL.

Przykład 1.

Jan Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Hurtownia Jan Kowalski, NIP 1112223344, ul. Biała 1, 01-234 Wrocław, zam. ul. Zielona 2, 01-234 Wrocław, PESEL 70123112345. Takie dane przedsiębiorcy w umowie wystarczą.

Po co PESEL i adres zamieszkania?

Podpisywanie umowy to też najlepszy moment, żeby uzyskać od drugiej strony takie jej dane, które nie są ogólnodostępne. Chodzi tu o adres zamieszkania oraz numer PESEL.  Nie znajdziemy ich w bazie przedsiębiorców CEIDG.

Dane te również nie są obowiązkowe – umowa bez nich też jest ważna. Do ważności umowy wystarczą takie dane, które pozwolą zidentyfikować, kto jest stroną umowy. Do czego więc mogą się przydać bardziej szczegółowe dane przedsiębiorcy w umowie i dlaczego warto je mieć?

Większość przedsiębiorców podpisując nową umowę, nie bierze pod uwagę tego, że z dzisiejszym kontrahentem za jakiś czas może przyjdzie się spotkać w sądzie, bo np. nie zapłaci za towar, usługi, wykonane prace.

Adres zamieszkania będzie ważny, żeby prawidłowo doręczyć pozew, a w wielu przypadkach również po to, żeby sprawę skierować do właściwego sądu (wtedy, gdy decyduje o tym miejsce zamieszkania pozwanego).

Na potrzeby sprawy sądowej potrzebne jest też ustalenie przez sąd numeru PESEL pozwanego.  Jeśli podamy sądowi za mało danych i nie będzie on w stanie przypisać do nich numeru PESEL (bo np. w tej samej miejscowości mieszka więcej osób o tym samym imieniu i nazwisku), stracimy sporo czasu. Może się to skończyć zawieszeniem postępowania do czasu ustalenia tego numeru.

Uważaj na dane przedsiębiorcy w umowie!

Jak się mają dane przedsiębiorcy w umowie do ustawy o ochronie danych osobowych? Do jawnych danych i informacji udostępnianych przez CEIDG nie stosuje się przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Ale uwaga – część przepisów ustawy nawet do takich danych należy stosować, chodzi tu o:

  • przepisy o obowiązku zabezpieczenia danych osobowych (np. konieczność zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem);

  • przepisy o kontroli przetwarzania danych osobowych przez GIODO.

A co z wpisywaniem takich danych, które nie są jawne w CEIDG? Czy można wymagać od kontrahenta np. numeru PESEL i adresu zamieszkania? I jak się ma wpisywanie ich do umów do ustawy o ochronie danych osobowy?

Dopuszczalne – bez konieczności uzyskiwania odrębnej zgody – jest przetwarzanie danych osobowych koniecznych do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych. Numer PESEL czy adres zamieszkania można zaliczyć do takich danych.

Mając takie dodatkowe dane przedsiębiorcy w umowie (wykraczające poza jawne dane z CEIDG), trzeba do nich stosować więcej przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, niż w przypadku danych jawnych z CEIDG (np. należy poinformować drugą stronę o tym, kto jest ich administratorem, o celu ich zbierania, prawie dostępu do nich i ich poprawiania).

Pełnomocnicy i pracownicy kontrahenta

Czy umowę może podpisać pracownik kontrahenta? Czy należy od niego wymagać pełnomocnictwa?

Sprawa jest prosta, gdy umowa zawierana jest w miejscu prowadzenia działalności przez kontrahenta. Jeśli np. pracownik firmy montującej okna podpisuje w lokalu tej firmy umowę z klientem, to uważa się, że pracownik jest do tego umocowany. Wynika to z art. 97 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa.

Przepis ten ma zastosowanie zawsze, gdy przedsiębiorstwo nie poinformowało w sposób wyraźny swoich klientów o tym, że konkretne osoby czynne w jego lokalu nie są umocowane do zawierania umów (Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 26 sierpnia 2016 r., sygn. akt I ACa 263/16).

Co jeśli umowa nie jest zawierana w lokalu kontrahenta, a reprezentuje go jego pełnomocnik? Choć takiego obowiązku nie ma, to dla własnego bezpieczeństwa należy zażądać dokumentu pełnomocnictwa.

Do umów wpisuje się wtedy, że kontrahent jest przy zawarciu umowy reprezentowany przez pełnomocnika. Podaje się też dane identyfikujące pełnomocnika.

Przykład 2.

Jan Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Hurtownia Jan Kowalski, NIP 1112223344, ul. Biała 1, 01-234 Wrocław, zam. ul. Zielona 2, 01-234 Wrocław, PESEL 70123112345

reprezentowany przy zawarciu umowy przez pełnomocnika:

Piotra Nowaka, zam. ul. Niebieska 3, 01-234 Wrocław, PESEL 80111116789, na podstawie pełnomocnictwa z 1 marca 2018 r. stanowiącego załącznik do umowy.