Dofinansowanie do kosztów wynagrodzeń i składek ZUS stanowi jedno z rządowych rozwiązań wspierających przedsiębiorstwa w czasie kryzysu wywołanego przez COVID-19. Dofinansowanie rozdysponowywane przez wojewódzki urząd pracy rządzi się nieco odmiennymi zasadami od dofinansowania prowadzonego przez powiatowe urzędy pracy. Na co zwrócić szczególną uwagę przy ubieganiu się dofinansowanie do wynagrodzeń? Co może okazać się kluczowe przy wnioskowaniu? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Fundamentalne uwarunkowania – obligatoryjne zawarcie porozumienia
W pierwszej części niniejszego artykułu została omówiona większość warunków dotyczących przyznania wskazanego świadczenia. Ostatnim podstawowym warunkiem ubiegania się o omawiane dofinansowanie do wynagrodzeń jest zawarcie porozumienia z pracownikami, w którym pracodawca obniża czas pracy pracowników lub obejmuje ich przestojem.
Po podpisaniu porozumienia przez reprezentantów pracowników, a w razie ich braku – przez wszystkich pracowników, którzy objęci są dofinansowaniem, oraz przez pracodawcę należy wysłać ten dokument do Inspekcji Pracy obejmującej swym zakresem siedzibę pracodawcy. Należy tego dokonać w ciągu 5 dni od daty zawarcia porozumienia.
Zawarcie porozumienia
Jednym z podstawowych warunków uzyskania dofinansowania do kosztów wynagrodzeń i składek ZUS od tych wynagrodzeń jest zawarcie porozumienia z pracownikami zawierającego tryb obniżenia wymiaru czasu lub objęcie przestojem pracy.
W przypadku spisania porozumienia 1 maja 2020 r., które ma obowiązywać również od 1 maja, sprawa wygląda prosto. Co jednak należy zrobić w innych wypadkach?
Można spisać porozumienie z pracownikami 15 maja 2020 r., a w treści uwzględnić, że obowiązuje ono od 1 maja 2020 r. Takie rozwiązanie uważa się jak najbardziej za prawidłowe i jest ono uznawane przez urzędników z WUP.
Można też określić to w inny sposób – mianowicie spisać porozumienie z pracownikami 15 maja 2020 r. z datą obowiązywania od 15 maja 2020 r. do 13 czerwca 2020 r. W takim przypadku WUP jako miesiąc przyznania dopłaty będzie stosował ten okres jako miesięczny okres rozliczeniowy.
Okres zawarty w porozumieniu dotyczący obniżenia wymiaru czasu pracy w żadnym wypadku nie może być zbieżny z okresem porównawczym obrotów.
Treść porozumienia
Pracodawca ubiegający się o dofinansowanie do wynagrodzeń, zawierając porozumienie z pracownikami, w treści winien zawrzeć takie informacje jak:
- podstawa prawna porozumienia,
- dane firmy ubiegającej się o dofinansowanie z FGŚP,
- imiona i nazwiska pracowników,
- stopień obniżenia wymiaru czasu pracy dla poszczególnych pracowników objętych dofinansowaniem,
- określenie składników wynagrodzenia podlegających dofinansowaniu,
- informacja o finansowaniu wynagrodzenia z dwóch źródeł,
- okres obowiązywania warunków porozumienia,
- okres obowiązywania utrzymania pracowników objętych dofinansowaniem,
- termin przekazania pracownikom nowych harmonogramów pracy (na czas dofinansowania).
Pozostałe dokumenty
Oprócz porozumienia pracodawca do wniosku dołącza umowę w PDF, jeżeli wniosek składa elektronicznie, albo w formie papierowej, gdy przesyłka ma być dokonana pocztą lub osobiście.
Ostatnim załącznikiem do wniosku jest wykaz pracowników podzielony na trzy arkusze:
- w pierwszym wykazuje się przychody za ustalony przez pracodawcę okres spadku obrotów w okresie w 2020 r. i odpowiednio w okresie 2020 r.;
- w drugim arkuszu pracodawca wykazuje imiona i nazwiska pracowników zgłoszonych do dofinansowania oraz ich PESEL, poziom wynagrodzenia brutto i wymiar czasu pracy przed i po obniżeniu wymiaru etatu, ponadto podaje stawkę składki wypadkowej obowiązującej w firmie oraz liczbę miesięcy dofinansowania, o którą wnioskuje;
- w trzecim arkuszu pracodawca wykazuje imiona i nazwiska pracowników zgłoszonych do dofinansowania oraz ich PESEL, wymiar czasu pracy, poziom wynagrodzenia brutto w miesiącu poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku oraz obniżony poziom wynagrodzenia pracowników objętych przestojem ekonomicznym, ponadto podaje stawkę składki wypadkowej obowiązującej w firmie oraz liczbę miesięcy dofinansowania, o którą wnioskuje.
Pracodawca składa powyższy wykaz pracowników jeden raz, chyba że składa więcej niż jeden wniosek – np. na każdy miesiąc odrębnie.
Jeżeli w trakcie pobierania dofinansowania nastąpią istotne zmiany (odejście pracownika, chorobowe), wówczas pracodawca informuje o tym WUP. W konsekwencji tych zdarzeń pracodawca będzie musiał zwrócić nadwyżkę dofinansowania.
Odejście pracownika można jednak zrekompensować zatrudnieniem kolejnego, co pozwoli utrzymać poziom zatrudnienia. O tym fakcie należy także powiadomić WUP.
W jaki sposób ma nastąpić obniżenie wymiaru czasu pracy, co z wynagrodzeniem?
Zgodnie z art. 73 pkt 20b ustawy o SARS-CoV-2 podmioty ubiegające się o dofinansowanie do wynagrodzeń z FGŚP mogą obniżyć wymiar czasu pracy pracownika maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.
Pracodawca korzystając z dofinansowania do obniżonego wymiaru czasu pracy jest zobowiązany obniżyć wymiaru etatu, ale nie więcej niż o 20%.
Czy można zatem ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzeń bez obniżenia wymiaru czasu pracy? Można, jednak WUP może nie uwzględnić osoby, której wymiar etatu nie został obniżony, przy kalkulacji dofinansowania.
Wobec tego przykładowo w przypadku pracownika zatrudnionego na pełny etat maksymalnie można obniżyć jego wymiar czasu pracy do 0,8. Nie jest to jednak reguła – można bowiem obniżyć wymiar czasu pracy jednemu pracownikowi o 20%, a drugiemu o 10%.
Obniżka wymiaru etatu dotyczy pracowników zatrudnionych na pełny etat, ale także pracujących na 3/4 etatu. W odniesieniu do półetatowców nie ma już możliwości obniżenia wymiaru czasu pracy.
Drugą bardzo ważną kwestią przy obniżeniu wymiaru czasu pracy jest obniżenie wynagrodzenia. Wobec różnych stanowisk WUP z różnych regionów Polski wykrystalizowało się jedno podejście z uwzględnieniem przepisów o minimalnym wynagrodzeniu.
Pracodawca przy obniżeniu wymiaru czasu pracy obniża pracownikowi wynagrodzenie proporcjonalnie do tego obniżonego wymiaru czasu pracy.
Pomijając półetatowców, można przykładowo uznać, że gdy pracownik uzyskuje kwotę minimalnego wynagrodzenia na 2020 r., a więc 2600 zł brutto, to po obniżeniu wymiaru czasu do np. 90% uzyska 2340 zł brutto. Przy obniżeniu wymiaru czasu pracy pracowników z minimalnym wynagrodzeniem należy obliczyć wynagrodzenie minimalne, ale z uwzględnieniem już nowego (a zatem po zmianie) wymiaru czasu pracy.
Pracownik zarabiający 3000 zł brutto na 3/4 etatu po obniżeniu wymiaru czasu pracy o 20% będzie pracował na 0,6 etatu z wynagrodzeniem wynoszącym 2400 zł brutto.
Obniżenie wynagrodzenia przy obniżeniu etatu nie jest obligatoryjnym warunkiem uzyskania dofinansowania. Nie jest jednak wiadome, jak WUP podejdzie wówczas do kwestii dofinansowania wynagrodzenia tych właśnie pracowników.
Oprócz tego pracodawca nie może dokonać kolejnego obniżenia wymiaru czasu pracy już w okresie od momentu złożenia wniosku do zakończenia trzeciego miesiąca po miesiącu pobierania dofinansowania.
Warto też podkreślić, że gdy pracodawca złoży wniosek o dofinansowanie do wynagrodzeń ze względu na obniżenie wymiaru czasu pracy, a następnie będzie chciał zmienić tę decyzję, to nie będzie mógł tego zrobić. Dlatego też trzeba się dobrze zastanowić, czy składać wniosek od razu na trzy miesiące, czy co miesiąc w zależności od rozwoju sytuacji.
Dofinansowanie do wynagrodzeń - uwaga na proste uchybienia
Wnioskodawcy o dofinansowanie do kosztów wynagrodzeń, ale także innych powinni mieć na uwadze, aby we wnioskach wykazywać aktualne dane telefoniczne i mailowe. Zdarzają się bowiem przypadki, że nie ma możliwości kontaktu z firmą.
Urzędy nie wysyłają pism, ponieważ obecnie nie ma na to czasu, i w sprawach o uzupełnienie wniosków kontaktują się albo mailowo, albo telefonicznie.
Dlatego trzeba codziennie sprawdzać pocztę elektroniczną razem z folderem „Spam”. Zdarza się bowiem nie raz, że pisma z urzędów pracy są kwalifikowane przez mechanizmy poczty elektronicznej właśnie jako spam.
Urzędy pracy nie dają z kolei zbyt wiele czasu na uzupełnienie dokumentacji. Nie warto więc, aby przez tego typu uchybienie wniosek przepadł albo został odrzucony lub pozostawiony bez rozpatrzenia.
Jaki poziom wynagrodzenia ująć w wykazie pracowników?
Wynagrodzenie, jakie będzie kwalifikowało się do dofinansowania z FGŚP, to wynagrodzenie stałe i bezpośrednio powiązane z realizowanym stanowiskiem.
Pracodawca nie otrzyma dofinansowania na dodatkowe, płacowe składniki zmienne wynagrodzeń ani na dodatki, których przyznanie określa wypełnienie przez pracownika dodatkowych warunków.
Odpadają zatem takie składniki jak premia uznaniowa, za wyniki sprzedaży, wynagrodzenie akordowe, funkcyjne czy dodatek za pracę w nocy.
Przyznanie i otrzymanie dofinansowania
Podstawową zasadą przyznania dofinansowania przez WUP jest to, że pracodawca otrzyma je wyłącznie na pracowników wymienionych w wykazie pracowników (xlsx).
WUP będzie wypłacał środki w równych ratach miesięcznych, zatem jeżeli pracodawca wykazał w wykazie pracowników i we wniosku łączną kwotę wynagrodzeń za 3 miesiące ze składkami ZUS w wysokości np. 85 000 zł, to jedna trzecia tej kwoty będzie wypłacana co miesiąc.
Oczywiście, jeżeli pracodawca ubiega się o dofinansowanie do wynagrodzeń tylko na jeden miesiąc i zostanie mu ono przyznane, wówczas otrzyma kwotę wykazaną w wykazie pracowników i we wniosku w jednej transzy.
Końcowo należy wskazać, że pracodawca z tytułu otrzymania dofinansowania jest zobligowany do:
- wykorzystania środków z dofinansowania zgodnie z przeznaczeniem,
- utrzymania stanu zatrudnienia łącznie przez 6 miesięcy,
- niewypowiadania umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika,
- zwrotu niewykorzystanych środków do WUP,
- przesłania do WUP w terminie 30 dni od dnia otrzymania miesięcznej transzy środków dokumentów potwierdzających wydanie środków zgodnie z umową oraz stan zatrudnienia pracowników objętych dofinansowaniem,
- powiadomienia WUP o każdej zmianie mającej wpływ na zawartą umowę o dofinansowanie z FGŚP.
Ponadto warto zaznaczyć, że WUP może skontrolować pracodawcę w zakresie wykonywania przez niego postanowień umowy o dofinansowanie ze środków FGŚP.
