Poradnik Przedsiębiorcy

Korekta VAT w przypadku sprzedaży paragonowej – niekorzystny wyrok NSA

Kasa fiskalna występuje obecnie w niemal każdej placówce handlowo-usługowej. Za jej pomocą dokumentowana jest większość transakcji, jednak ze względu na ich ogromną liczbę często pojawiają się błędy, które należy korygować. Kiedy sporządzana jest korekta VAT w przypadku sprzedaży paragonowej? Dowiedz się w poniższym artykule!

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej

 Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – dalej jako ustawa o VAT – podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przy czym, zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W ewidencji, o której mowa powyżej, wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego, oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej (patrz art. 111 ust. 1b ustawy o VAT).

Szczegółowe zasady dotyczące stosowania kas rejestrujących zostały określone w ustawie o VAT, zgodnie z którymi podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy ich zastosowaniu są obowiązani:

  • dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;

  • stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży;

  • dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z § 3 ust. 1 powyższego rozporządzenia podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że urządzenie spełnia funkcje wymienione w ustawie o VAT oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

Dokonywanie korekt

Warto  przypomnieć, że przez paragon fiskalny rozumie się dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży. Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmieniany zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

Powyższa cecha pamięci fiskalnej powoduje więc, iż nie ma możliwości zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów (patrz § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Tym samym kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej. Powoduje to, że korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. Aby można było zrobić korektę, należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa § 3 ust. 3 – zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży lub ust. 4 rozporządzenia – oczywista pomyłka.

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

  1. datę sprzedaży;

  2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

  3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

  4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

  5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

  6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

  7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Natomiast w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

  1. błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

  2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Podsumowując, pomimo braku możliwości ingerencji w pamięć fiskalną podatnicy mogą dokonywać korekt.

Korekta VAT - zwrot nadpłaty w przypadku korekty paragonów

W przypadku sprzedaży paragonowej nie znamy zazwyczaj odbiorcy naszej usługi lub towaru. Tym samym nie jesteśmy w stanie zwrócić mu nadpłaconego podatku.

Przykład 1.

Podatnik prowadzi detaliczną sprzedaż lodów. Sprzedaż ta winna być opodatkowana według stawki 5%. Podatnik błędnie ewidencjonował sprzedaż na kasie fiskalnej, opodatkowując sprzedaż stawką 8%. W związku z powyższym podatnik skorygował sprzedaż i wystąpił o stwierdzenie nadpłaty w podatku VAT do organu podatkowego. Czy w takim przypadku postępowanie podatnika należy uznać za zasadne?

W tej sytuacji sprzedawca towaru zaewidencjonowanego wyłącznie przy użyciu kas fiskalnych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie posiada informacji umożliwiających identyfikację osób będących nabywcami usług oraz możliwości dokonania zwrotu części ceny, która została pobrana z powodu zastosowania zawyżonej stawki VAT. Nie ma zatem możliwości dokonania zwrotu pobranego podatku VAT. W takiej sytuacji otrzymanie nadpłaty w podatku VAT byłoby bardzo korzystne dla podatnika – należy podkreślić, iż podatnik by się wówczas wzbogacił.

W takim przypadku organy podatkowe uważają, że podatnicy nie mogą odzyskać podatku, jeżeli nie są w stanie zwrócić go klientowi. W przeciwnym razie doszłoby do nieuzasadnionego wzbogacenia, bo to nie podatnik, tylko klient poniósł ciężar ekonomiczny podatku.

Co bardzo istotne, powyższy sposób interpretacji poparł również Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku NSA z 17 czerwca 2019 roku, I FSK 912/17, stwierdzono, że podatnik, który nie jest w stanie zwrócić klientom podatku VAT, nie ma możliwości odzyskania nieprawidłowo naliczonego podatku. W takiej sytuacji zwrot podatku VAT prowadzi do bezpodstawnego wzbogacenia, bo podatek zostałby zwrócony podmiotowi, który nie poniósł jego ekonomicznego ciężaru.

Brak możliwości ubiegania się o zwrot nadpłaty w wyniku nieprawidłowo naliczonego podatku został przewidziany w projekcie nowej Ordynacji podatkowej.

Podsumowując, w przypadku braku możliwości zwrotu podatku osobom fizycznym w związku z zastosowaniem nieprawidłowej stawki nie ma konieczności dokonywania korekty i nie wystąpi u podatnika nadpłata podatku.